档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

文/河池市中医医院 李兰芳

当前医院档案管理中的信息化建设存在标准体系建设滞后、档案管理意识淡薄、档案信息化建设匹配设施不够，同时档案管理人员中档案专业水平普遍不高，缺乏计算机专业的复合型人才等等多种问题，阻碍了档案管理的顺利进行，医院档案管理信息化与完善化面临巨大挑战，为了实现高效的档案管理，自新中国成立以来，我国档案管理体制已经过多次改革，但仍未发现明显成效，为促进医院的快速发展以及人民能够得到更优质的医疗服务，加强医院的档案管理有着重要的现实意义。

一、医院档案管理的作用

医院档案的主要作用在于整合医院多项信息，指引医院健康发展。主要内容包括：医院成立至今的发展资料、院内各级工作人员的相关资料、医院基础信息、科研成果等。医院档案管理对医院的发展和建设有着重要作用，尤其是在文书、图片档案方面，文书档案管理主要是指各级领导公文分类、转递、归档，以及院内重大事件、重要活动的原始资料收集，能够随时调取各单位人事信息，提高医院档案管理水平，对医院的监控以及提升院内工作效率方面存在较大促进作用。同时由于文书、图片医院档案管理涉及范围广、程度深，决定了医院管理的规范化和制度化，档案管理在医院的文化建设中发挥着举足轻重的作用，对医院各方面的管理以及发展均具有重要作用。

二、医院档案管理现状

（一）档案管理欠完善，分级主次不分。目前现存的档案管理形式多种多样，主要管理机制包括文书档案、人事档案以及病例档案等。但是在这些档案管理的发展过程中，各项内容混乱不清，未明确分类，尤其在对早期医院的发展以及规划欠整理。同时在档案收集整改期间，容易忽视对内容与数据的监督和判断，使得各部分的档案分离保管或重复保存，不仅占用档案管理内存，且增加查找难度，延长整理时间。

（二）档案管理人员专业知识匮乏。医院是当前最大的服务行业之一，属于治疗疾病、保障人民身体健康的重要场所。然而在医疗机构中，大多精力被放在医疗人才的培养上，专注于如何更好地提升医技，有效地解决人们生理病痛等方面，对于档案管理方面的人才缺乏重视。而医院档案管理的工作内容不完全是简单的整理收集工作，也包括档案内容以及数据的分析，具有一定复杂性。但医院内档案管理部门通常为其他岗位调动的临时人员，多数因能力有限，无法区分档案属性及正确归类，造成档案内容逻辑混乱、缺失等现象频频发生，对医院档案资源造成了一定程度的系统性错乱。因此在利用档案时无法及时有效地运用，需要重新整合，浪费过多精力。

（三）档案形式管理混乱。目前医院档案管理已经转向现代信息化管理，实现了收集、整理、查阅为一体的功能，但仍然缺乏针对性管理，使得医院档案信息技术管理仍未达到理想状态。首先，信息技术的应用不够彻底，缺乏对档案系统的反馈分析。其次，各科室之间无法实现数据共享。最后，电子档案缺乏专门的系统管理，在病例档案以及科研档案的分离管理时对关联的内容分析较少，导致档案管理的综合性较低。

（四）档案管理过于被动。医院档案管理部门的专业性不强，使得高级管理层对此项工作的管理意识薄弱，没有意识到医院的发展与档案管理之间的重要关联，无法从本质上意识到档案管理的重要性，使得医院档案管理内容过于陈旧，始终停留在被动保管状态，缺乏主动服务意识，严重阻碍档案管理模式的改革与发展。

三、方法

（一）健全档案管理手段。无论是档案管理还是收集均应将拓展管理途径作为首要，将医院的具体发展视作出发点。加强对档案信息的整合和分类，创建统一的档案资源库，从而进行统一管理，将各个科室的信息资料进行合理分配，并配备相应的资源剖析软件。工作人员在进行查阅时，可以全方位地了解各种反馈信息，便于推动医院工作效率的提升，从而更好地促进医院的发展。另外医院应建立主动共享信息档案，创建相应的共享平台，合理共享部分档案，提高医院的管理效果。

（二）提高医院档案服务效能。目前，不少医院对自身的定位均有所偏差，过于重视医疗行业技术，这无疑从根本上忽略了医院档案的重要性。因此，档案部门既要提升管理工作质量，也应创新思想观念，改变传统的服务观念，提升相关人员对档案管理的意识；同时自觉主动开发，提出意见整理成发展计划书向上级建议，通过档案管理信息规划出医院以及各科室的发展，宣传档案管理的优点，将档案管理真正落到实处，提升档案管理意识。

（三）创建专业化管理队伍。在社会不断进步的今天，需要能力更强、专业更全面的人才来加以管理医院档案，即需要管理人员具备丰富的现代知识与档案业务管理的正确认知，且档案工作者需要具有良好的思政素养与职业道德，具有较强的工作责任心。在整个医院中，不仅依靠档案部门来负责收集使用档案，院内所有员工都应重视档案管理；院内定期开展有关档案管理的相关培训与讲座，诚邀高校档案室责任人或市档案局领导人来院开讲；将档案管理人才的培养纳入培养规划之中，组织安排档案管理人员进行培训，提升自身对档案重要性的认识，并不断更新档案员团队的知识，提升档案员团队的业务能力。另外各医院可与高级院校的档案专业进行对接，让能力强、专业合格的学生来院实习工作，充实档案管理队伍，提升档案工作水平。

四、讨论

总而言之，医院档案管理的内容相对复杂多样，且受重重因素影响，难以彻底实现观念改革。在医院管理管理不断完善发展的今天，医院档案的管理改革刻不容缓，然而存在的多种客观与主观因素，如医院的档案管理机制不够完善、意识薄弱、专业人才缺乏、信息技术应用水平低级等，因此，医院文化建设不仅仅是一项任务，同时也是一个单位工作的重中之重，只有树立现代化医院档案管理服务意识，掌握档案管理的规律，贯彻科学严谨的办事精神，才能使医院档案管理工作更加完善，更加趋于现代化，而这就需要医院根据自身实况开展合理的档案管理模式，主要将专业性、信息性以及管理机制进行改革与完善，使医院档案管理趋于合理化与科学化，充分发挥档案作用，提高医院公信力，推动医院健康长远发展。