高校二级学院教学档案管理与开发利用探析

文/西北民族大学教育科学与技术学院 王欣

二级学院教学档案管理在高校档案管理工作中占有重要的地位，二级学院保存着第一手、最全面的教学资料。二级学院教学档案材料可以按照以下分类：1.教学文档。教学文档是教学过程中直接反映教学质量和教学活动的执行情况的材料。涉及专业培养方案、课程教学大纲、使用教材、教学计划、教学日志、教师教案、多媒体课件、听课记录等。2.教学管理材料。主要有教学管理方面的重要文件，还有关于专业申报、专业建设、课程安排、教学评价、学院教学研讨、教研室活动、教学检查、教学管理工作考核等方面的材料。3.学生考试材料。主要有考试大纲、考试安排、考试试卷、试卷分析、课程单科成绩表、班级成绩汇总表。另外，还有在校期间各种国家级等级考试报名材料等。4.毕业生实习和毕业论文材料。毕业实习材料有实习大纲、实习计划申请表、实习鉴定表、实习手册、实习工作总结、实习基地合作协议书等。毕业论文材料包括论文选题、开题记录、答辩记录、论文等一系列材料。5.数字化档案。主要涉及试题库、毕业论文、纸质载体无法保存的毕业作品等的电子版。6.其他材料。如学校教育教学改革、教师课堂教学比赛相关材料等。

一、二级学院教学档案材料收集与管理存在的问题

（一）没有专职档案管理员和专门的档案室。许多高校对教学管理工作以及教学档案材料收集整理的重要性，没有充分重视。许多学院没有专门的教学档案机构，材料收集难以做到按时、完整和规范。且一般都是教学秘书兼职档案管理员，由于教学秘书队伍不稳定，导致档案缺失和不完整。教学秘书基本都不是档案专业出身，档案专业知识薄，专业技能较差，加上日常教学管理工作繁重琐碎，没有更多的精力和心思放在档案的收集和整理上。而且学院用房紧张，没有设立专门的档案室，常常是教学管理办公和档案材料归档混合一处。

（二）档案管理体制不健全。很多高校没有建立起比较完善的教学档案管理规章制度，仅仅规定了归档管理的文件种类，却没有明确管理的步骤、对时间的要求，致使二级学院档案管理没有统一的标准和规范的制度，归档材料往往不能达到及时化、系统化和标准化，档案管理质量难以保证。

（三）管理模式陈旧，档案信息化建设缓慢。当前，网络化、信息化在不断向各行各业推进，档案管理工作也在向信息化管理转型。目前大多数高校的教学档案仍然以纸质文档为主，过度强调对纸质文件材料的收集，忽视对电子材料、声像资料等的收集。且管理手段单一，主要以手工管理为主，档案查找也主要靠人工进行，没有档案管理系统辅助。

二、二级学院教学档案开发和利用的局限

档案工作的终极目的和意义是开发和利用档案，使档案信息为社会实践服务。只有经过合理开发和利用，才能更好地提升档案的价值，从而实现档案信息的活化和共享，提高教学档案的利用水平。教学档案在现有基础上已经提供了很多服务和功能，例如学生成绩的保存对其毕业后的工作调动、留学、干部选拔任用等都提供了很好的依据、教师的教学档案资料为其将来职称晋升提供了凭证。

但由于教学档案隐私性较强，比如学生学业成绩、补考重修记录，还有学生学业预警资料，以及学生受处分文件等都涉及个人隐私，致使教学档案在开发利用时受到很大限制，出于安全性考虑，档案的查阅本身就需要权限，或者需要一定的许可才能进行。对高校教学档案的这种保护导致其难以进行深层次的开发和利用。

三、改善二级学院教学档案管理和开发利用的措施

针对二级学院教学档案管理和开发中存在的问题，本研究提出了改善现状的措施和建议，如下：

（一）完善档案制度，规范档案管理，全员参与档案建设。二级学院首先要完善档案管理规章制度，通过制度来保障教学档案的规范和完整，同时要转变观念，教学档案的和建设和管理不是档案人员一个人的事，需要全员重视。全体教职工应正确认识教学档案归档的重要性，积极主动、及时参与档案归档工作，提升管理效能。

（二）创新档案管理模式。教学档案管理工作应顺应数字化、网络化的发展趋势，及时转变过时的、不适应的档案管理模式。数字化网络化教学管理系统的建设，可以加大教学档案开发利用的功能。当事人自己通过信息化手段进行查询，便可获得个人资料信息或免密资料。

（三）高校教学档案的开发和利用，除了尊重档案的保密性，在规定范围内提供查阅和咨询服务外，还应坚持开放原则。比如二级学院对于每一年考上研究生的学生信息和相关奖励材料等予以收集和整理，通过橱窗展示予以宣传，激励低年级学生积极进取；或在学校开放日进行校友档案资料展览，提高学院和专业的知名度。

四、总结

二级学院教学档案管理标准化、规范化、高效化，以及档案的充分利用和开发，离不开领导的重视，档案管理人员的付出，也离不开学院教师的配合。只有全员参与才能使教学档案管理工作落到实处，从而使高校档案管理工作持续健康地发展。