档案数字化建设与企业档案管理研究

文/河北国华定州发电有限责任公司 刘云川

随着科学技术的不断发展，信息资源已经成为人们最重要的资源，信息管理和检索成了新时代的基本能力与素养之一。信息技术的普及也给档案数字化建设提供了更多可能性，近年来，档案数字化建设已在各行各业广泛运用，成了一种新型管理模式。

一、档案数字化管理的现状与问题分析

（一）档案管理模式。档案信息的载体，主要是记录企业生产、经营和管理的文件，所谓的档案管理，就是把这些文件进行归纳鉴别，整理分类，按期保存，提供利用，这需要特定的人力物力。随着社会的发展，部分工作可以通过信息技术来更好地实现，档案管理模式也不断进行革新，但仍有部分企业无法有效地利用信息技术，仅依靠人工管理模式，不仅效率低下，而且容易出现错误。

（二）工作规划存在不足。如今的企业档案管理，缺乏一种整体性的概念，多数是采用从局部到整体的方式进行管理，从而导致企业内部部门无法整合统一，沟通协调性差，反而造成推诿扯皮。

（三）数字化管理的问题。关于企业档案数字化管理的不足，主要体现在以下几个方面：第一，档案管理与办公系统的兼容性，造成归档工作出现困难，格式转换也存在不便，从而导致许多不必要的麻烦。第二，有些企业存在电子档案和纸质档案同时管理的问题，未认识到数字化管理的优点和技术要点，所以在进行电子文件归档的同时，也全部进行纸质文件归档，造成了一定人力物力的浪费。第三，企业档案数字化意识不够，有些企业仅重视纸质档案，没有找准机会和方法将大量数据进行有效的数字化管理。第四，部分企业还存在重视电子文件，忽视纸质档案的重要性，造成重要纸质文件的流失。

二、企业档案数字化建设与管理的操作方法和利用

（一）优化资源配置。许多企业不能够实现有效的档案数字化管理的原因在于资源配置，如果没有优质的资源配置，就相当于把重要的信息资源置于随时可能丢失或破坏的风险中，因此，需要在建设初期进行软硬件的投入，系统及设备运行和维护也必须有一定的投入。企业在规划建设时，需要将软硬件成本考虑周全，安排妥当，并且，要对人员进行合理配置，设定为档案专业人员和计算机专业人员的综合构成。

（二）建立专题数据库。为了各方面的充分利用，可以建立各类专题数据库。因为，仅依靠目录检索可能会导致工作效率低下，不能及时地解决出现的各类需求。为了满足不同需求，需要对常见问题进行专门化地归纳和分类，建立有效的专题数据库。同时，也应注意以下几个方面问题：首先，要依据企业已有的档案材料进行合理的专题分类。其次，也要依据不断增长的需求进行专题数据库的优化和新建。最后，可以根据内容、种类和需求来分别设置不同的专题。

（三）建立全文检索。建立全文数据库是大势所趋，也是客观需求。同时，实现档案的开放、存储、筛选以及鉴定过程中，也必须保证数据的真实性和准确性。

（四）数字化档案利用服务。数字化档案利用服务工程就是以促进数字化档案建设为目的，以各种网络服务为平台，通过高效的网络运行体系进行运作，形成电脑端、手机端、服务器端，甚至云端的整合统一，有助于解决数字化档案建设中遇到的实际困难，有效地推动数字化档案建设与管理。

（五）建立安全保护系统。在设计好数字化档案运行模式后，也要相应地建立安全保护系统，这样，数字化档案管理系统才能稳定地持续运行。如果缺少安全保护系统，就会造成无法弥补的风险，例如数据丢失、运行出错、数据错乱等等，所以，我们需要为数字化档案管理建立保护机制，其中应包括组织、运行、管理机制，以及人力财力成本等。

（六）优化档案管理模式。数字化档案建设和管理中不可避免地会遇到新的问题和挑战，需要我们不断优化管理模式，积极有效地利用好科学技术，借鉴国内外数字化档案管理经验，思考档案管理细节与流程，使其建立在科学合理的标准规范基础之上，这样才能实现现代企业档案管理的创新和发展。

三、结语

数字化档案建设与管理是各行各业不可回避的问题，它涉及跨专业的融合，也关乎企业在“大数据”背景下的生产经营，因此，受到企业管理者、档案专业人员、信息技术人员的日益重视。随着数字化时代的快速发展，信息技术带给了档案管理极大的便利，数字化档案建设成为必然的趋势，也随之成了企业不得不面临的挑战。对于数字化档案建设与管理，我们还需通过不断的努力，在实践中探索，实现数字化档案有效、安全和高质量管理，共同促进档案管理的发展与创新。