离退休职工档案管理工作完善途径研究

文/云南省公路科学技术研究院 崔荣星

近年来，老龄化社会的到来造成离退休人数正在成倍增长，这就为离退休职工档案的管理工作带来了新的挑战。离退休职工曾为我国经济发展作出了巨大贡献，即使他们已经从岗位上退下，但是依然是国家的宝贵财富。做好离退休职工的档案管理工作不仅促进了社会主义的文明和谐发展，同时也端正了员工的进步思想，促进单位发展之路更加长远。

一、离退休职工档案管理的重要性

离退休职工档案包括了单位人事、劳务以及组织等多个部门，其中涉及了员工各个时期的工作生涯及退休人员情况，全方位真实地反映了职工的个人情况，成为我国档案的重要组成部分之一。基于目前的离退休职工档案管理工作而言，其档案尚未实现统一管理，档案零散、混乱的现象屡见不鲜，不仅造成了离退休人员的档案管理缺乏安全保障，同时也为档案管理工作的有序开展造成了影响。由于离退休职工的档案管理具有自身鲜明的服务性功能，因此，单位应对其档案管理引起重视，促进有序管理的实现。

二、目前我国离退休职工档案管理中存在的问题

（一）管理工作混乱无序。基于目前的离退休职工档案管理工作而言，我国尚未建立其完整、完善的单位职工档案管理制度。多数档案收集归档制度不健全，部分档案管理职责划分不明确等，这在一定程度上造成了档案管理的混乱。同时，部分档案在借阅后无法及时归还，档案的保存与查看执行力较差，其在实际管理中并未真正发挥其价值。正是这种规范性与原则性的缺失，造成离退休职工档案的安全无法保障。

（二）档案利用率较低。在单位的离退休职工档案管理过程中，并未对档案中所记录的信息量进行控制，造成其详细内容的大量缺失，导致离退休人员的个人资料信息不健全。立足于离退休职工档案的记录内容，信息的不全面造成离退休职工无法真正融入单位的实际经营与管理中，即使职工档案已经建立并形成，但是由于缺乏有效控制，为档案管理工作造成负担。

（三）管理效率低下。由于档案管理工作自身具有较强的系统性，无论是对设备、人员还是方法，其都有着较高的需求。多数单位对自动档案管理的投入有限，即使是科学技术飞速发展的今天，多数单位的离退休职工档案管理工作仍然以纸质管理的形式存在，传统的人工管理漏洞诸多。虽然部分单位已经开始使用信息化档案管理方式，但是在档案的存储与查阅方面仍存在诸多问题，数字化管理程度较低。

三、离退休职工档案管理工作的完善途径

（一）完善职工档案管理机制。单位离退休职工档案管理旨在为人事管理提供方便，促进其更加高效地为单位建设提供服务。若想打破传统职工档案管理的混乱局面，就要结合国家的档案管理工作需求，建立健全档案管理制度，制定完善的档案管理工作条例，严格遵守档案管理保密制度，从而构建完善的档案自动化保密管理制度。此外应在保密工作的基础上，明确档案管理职责与目标，真正将管理规范落到实处，完善档案管理工作流程，明确不同部门不同职位管理人员的管理任务。同时，尽力完善档案管理的基础设施，建立完善的归档、统计以及检阅等管理制度，促进规章制度在实际管理工作中的科学合理，确保离退休职工档案管理工作安全有序地开展。

（二）优化职工档案管理水平。随着信息化脚步的逐渐加快，档案信息化管理已经成为档案管理的必然发展趋势。我们顺应时代潮流发展，更新自身的档案管理观念，端正管理意识。利用数字化时代的科技契机，积极引进先进的档案管理设备，通过科技设备的进步实现离退休职工档案的有序管理。管理部门应树立以人为本的工作思想，在使用计算机网络技术进行数据库管理的同时，加强内部培训力度，尽快建立内部的信息数字化档案系统。通过网络部门的技术培训，提高档案管理人员的职业技能水平，提高其整体工作能力，为离退休职工提供完善的档案管理保障。基于此，单位应促进离退休职工档案管理的规范化与系统化，实现标准化发展。积极监督与管理各部门做好档案材料的收集与整理，完善其档案资料信息，从而提高职工档案的保存与使用效率。

（三）提高档案管理队伍的整体服务能力。优良的档案管理队伍，是单位做好离退休职工档案管理工作的重要基础。因此，要重视档案管理人员的引进，注重对现有管理人员进行培养与锻炼。严格把控档案管理人员的能力关与质量关，根据档案管理工作的实际需求，选择合适的岗位人员。及时处理好档案管理的各项细节，实现岗位人员的科学合理配置，加大管理制度的宣传与培训力度。在档案人员到位后，尽力强化档案管理队伍的工作能力，通过集体培训与学习，提高管理队伍的综合管理能力。创建专门的档案管理考核队伍，在管理人员做好本职工作的同时，促进其管理与服务能力同步提升。

四、总结

综上所述，随着离退休人员数量的激增，我国目前的离退休职工档案已经无法满足大量的档案管理需求，因此，单位应对其管理工作引起重视，完善职工档案管理机制，优化职工档案的管理水平，提高档案管理队伍的整体服务能力，维护社会稳定与和谐。