高校人事档案管理工作的重要性及其措施

文/河北承德医学院 杨阳

所谓人事档案管理工作，主要包括的内容有个人学历情况、个人家庭背景、个人社会经历、个人能力与奖惩情况以及个人思想品德等相关信息，个人档案会跟随并详细记录人的一生。我国当前的档案管理与保管工作仍然处于落后阶段，难以跟上时代发展的步伐。高校作为聚集科学技术、思想内涵与人才资源的场所，应当高度重视人事档案管理工作，优化对人力资源的管理方式，以满足社会对实用性人才的需求，推动社会长远发展。

一、高校人事档案管理工作的重要性

（一）人事档案记录着个人详细信息。一直以来，高校人事档案管理工作与高校的人才使用、人才管理、人才流动以及人才选拔等具有不可分割的联系。在高校的人事档案中，详细并且真实地记录着各位教职人员与学生的家庭背景、思想道德、学习经历以及工作经历等相关内容。其中包括技术职称、奖惩情况、学历以及社会关系等。其起到的主要作用有：其一，为个人升职提供可靠的资料支持；其二，有效证明教职人员的身份信息；其三，记录个人学习历程与工作轨迹；其四，为学校、社会以及个人提供相关需求信息。例如，高校人事档案部门可以按照个人的实际情况为教职人员缴纳五险一金、申报职称以及提供房贷手续信息等，必要时可以此为依据出具相关证明。

（二）人事档案管理关系着人事关系变更。人事档案管理关系着人事关系的变更，能够为人事关系调动提供有力依据。如果高校内教师出现变迁工作的情况，要将人事档案带到要入职的新单位，则人事档案的有效传递是确保流动性人才工作等相关福利待遇关系的重要证明。在进行人事变动时，若想落实新单位的工作待遇等关系，应着重以人事档案记录中的年龄信息、单位信息、时间信息以及工作年限等信息作为有力依据。由此观之，档案管理工作与流动职工的切实利益密切相关。如果该职工的人事档案不完整甚至丢失，则新单位就无法对流动人员的工作职责和待遇进行明确规定，直接影响教职人员的工作发展。

（三）人事档案管理有利于预测人力资源信息。强化对人事档案的管理，能够为学校人力资源管理提供强有力的科学依据，并可以全方位探究当前的人力资源结构配置情况，分析当前的人力资源培养与引进是否与教育改革相适应。通过合理分析人事档案，能够全面了解当前的人力资源结构，科学预测人才的需求，并强化对人才的培养与引进。

二、强化高校人事档案管理工作的几点策略

（一）提升人事档案管理的严谨性。当前，我国正处于人才紧缺的社会发展阶段，随着接受高等教育人才的增多，出国留学、考研的人数也逐渐增多，企事业单位开始趋于规范化。高校人事档案管理部门，应将搜集到的相关内容联系实际情况，不能止步于当前职称评选以及学历收集的表层。除此之外，还应在个人档案中及时补充最新科研进展，确保档案的真实性与可靠性。

（二）增强档案管理人员的综合素质。其一，聘用优秀管理人员。当前高校人事档案管理人员老龄化严重，且多数由教职人员转岗而来，专业性不强。因此，高校应面向社会聘请专业的档案管理人才，强化管理队伍的建设。其二，强化管理人员的考核与培训。高校应定期对管理人员进行档案管理知识培训，提高管理人员的技能，增强实践操作水平。同时，应建立健全考核制度，激发管理人员的学习热情与上进心，强化管理人员的思维能力。

（三）强化人事档案管理的信息化建设。置身于科技信息化时代，人事档案管理工作也应该与网络信息化完美结合。例如，档案管理部门可以将个人信息同步到网络系统中，在网站上形成电子档案系统，便于对档案的查阅与整理。或者高校可以建立自己的网络平台，将档案信息录入其中，每个高校中的一员都拥有自身独立的账号密码，便于了解档案信息。这样一来，既可以有效节省档案占据的空间，便于查询与管理，又便于相关部门进行调转或更改信息等。

三、结语

文明竞技，人才彰显。当今社会，我国人才市场竞争越发激烈。人事档案关乎着人才的工作与发展，各大高校应强化对人事档案工作的有效管理，放眼长远，不能限定于传统的管理方式。高校应充分意识到人事档案管理工作的重要性，进一步提升管理人员的综合素质，业务能力以及专业技能等，充分利用好高校的人事管理资源，发挥档案管理的重要作用，为人才的发展奠定坚实的基础。