人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析

文/山西省阳泉市社会保障网络管理中心 李瑞敏

一、人事档案管理信息化建设的必要性

首先，随着社会信息化进程的不断加快，人类社会活动的主要资源便是信息，且人事档案也属于个人成长的主要载体，在人力资源管理方面占据着十分重要的地位。而加之人事档案面向开放化与社会化转变，也为人事档案信息化建设工作提供了更多的便利条件，满足了我国档案信息化管理的基本需求。其次，人事档案信息化管理的主要载体便是计算机与网络技术，其改变了以往传统纸质承载方法，可以在电子文件中保存档案信息，不但可以避免信息丢失问题，且还可以为人事管理工作提供更全面的信息。由此可见，人事档案管理的信息化建设可以有效提升档案的使用效率，并提升其保存的安全性。再次，人事档案管理会涉及大量信息，企业通过网络技术可以实现实时更新，改变了以往纸质管理流程的繁琐性，也降低了工作人员的劳动量。同时，信息数据库中记载了大量关于员工与管理人员的考核管理信息，为领导此后的决策提供了更多帮助。对此，人事档案信息化建设可以有效加快档案信息的更新速度，也提升了档案管理的运行效率。最后，在人事档案信息化管理过程中，工作人员主要利用计算机技术完成档案的查询、修改以及更新等工作，不但可以有效保证原始档案信息的客观性，且还可以避免档案被损坏。同时，人事档案信息的管理基础在于尊重员工，只有得到了员工的认可，档案才具备使用价值。而在与员工沟通期间，可以消除更多矛盾，体现了人性化服务特点。由此看出，人事档案信息化建设可以有效提升人力资源管理水平，确保企业创建和谐的劳动关系。

二、人事档案管理信息化建设策略

（一）强化信息化建设的指导思想。随着信息化建设的深入进行，人事档案信息化建设也需要开发自动化的信息管理系统，并充分体现其即时性、动态性以及便捷性。对此，必须强化人事档案信息化建设的指导思想，明确信息化建设的基本意义，对人事化档案信息建设工作提出更高的要求。首先，档案管理人员必须具备积极向上的态度，且敢于创新，以充分利用各种先进的信息技术。其次，应有效提升档案管理人员的档案意识，且在档案管理过程中应坚持以人为本的思想，由全局考虑，做好各项管理工作的组织安排计划，充分调动档案管理人员的工作积极性。最后，档案管理工作应由实际出发，工作人员需要在实践之中提升档案管理的信息化水平，并总结相关问题，找出相应的解决措施，以便促进人事档案信息化建设工作的顺利开展。

（二）实行一体化管理。在人事档案信息化建设过程中，工作人员应充分采用科学的管理手段，并不断加强电子档案的管理工作，确保档案信息的完整性、安全性以及有效性，更好地实现档案信息的资源共享，确保充分使用计算机技术完成人事档案的管理业务，比如建档管理、归档管理、档案盘点、档案处理以及档案综合查询等，确保档案信息接收、传送、储存以及管理的一体化，确保人事档案管理工作的一体性。

（三）营造良好的档案信息化管理氛围。在人事档案信息化建设过程中，工作人员应为其营造良好的氛围。一方面，应详细规划政务信息化建设进度，并将档案管理信息化建设工作纳入其中，引导档案管理人员学会创新。另一方面，应健全档案信息管理的培训与激励机制，注重发展企业文化，为档案信息化建设创造良好氛围，有效推动人事档案管理信息化建设的顺利进行。

（四）加大人事档案管理信息化软件的研发力度。人事档案管理的信息化建设需要一定的信息操作平台，这便需要档案管理人员与科技人员加大信息化软件的研发工作，更新升级各种操作软件，从而建立完整可行的档案信息数据管理系统。在建立档案数据管理系统时，工作人员应明确系统的具体使用功能，确保系统的格式管理、查询功能、交换功能、维护功能以及代码功能。在人事档案信息化管理过程中，信息库中存在全部的人事工作数据，且这些数据需要重复利用，对此人事档案管理信息化建设的关键在于建立信息数据库系统，提升数据库的服务质量，增强系统的可靠性、统一性与安全性，这样才可以真正提升人事档案的使用效率，从而真正加快人事档案管理信息化建设的发展脚步。

三、结束语

作为社会的重要资源，人事档案属于人力资源开发的重要依据，也是人力资源管理工作的重要内容。且随着社会经济的不断提升，企业对人才的标准要求也变得越来越高，人事档案的作用变得更为明显。对此，企业必须做好人事档案信息化建设工作，提高档案的使用效率，从而确保管理主体更好地服务于社会。