OA系统环境下电子文件对档案工作的影响及措施——以民族地方院校为例

办公自动化(Office Automation，简称OA)，主要指具备公文处理、信息发布与传递、交流等功能的实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。计算机和网络的产生使人们进入网络时代，信息化已成为当今世界经济和社会发展的大趋势。随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，近年来，OA系统在民族地方院校已经普及化。在OA系统环境下，民族地方院校产生了大量的电子文件，成为档案管理的重要对象。民族地方院校大多处于经济欠发达的地区，在全国电子文件发展不均衡、不充分的背景之下，与发达地区高校相比，民族地方院校电子文件归档工作仍然比较薄弱，甚至跟不上时代发展的需要。在这种矛盾下，大量电子文件的产生给民族地方院校的档案工作带来了一些影响。

一、电子文件的产生给档案工作带来的影响

（一）对档案自身的影响。OA系统环境下，民族地方院校产生了大量电子文件的同时，也产生了新型载体档案，档案载体呈现多元化。民族地方院校的档案管理对象不再是传统的纸质文件，而是大量的电子文件和纸质文件并存的情况，档案管理对象复杂化。电子文件主要类型有：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件等，电子文件类型多，复杂化，传统的档案管理方法已经不适应现代档案工作发展的需要，档案工作者需要创新工作方法方能做好档案工作。

（二）对档案管理工作的影响。1.电子文件收集工作更快速、便捷。传统纸质文件的收集方式一般是文件办理完毕后第二年收集；OA系统环境下，电子文件的收集方式是在OA系统办理完毕后，电子文件可直接通过OA系统在线传输归档，速度快，不受时间和空间限制，归档便捷。但是，存在的问题是民族地方院校在电子文件收集工作方面缺少相应的制度约束，主观性强，存在着电子文件收集不够齐全、完整和规范化的问题。2.电子文件整理、鉴定工作时间紧、任务繁重。纸质文件的整理、鉴定工作流程是纸质文件办理完毕后，文件形成部门整理文件，将有保存价值的文件移交至档案室，档案室经过二次鉴定后，确认有保存价值，最终归档。而在OA系统环境下，民族地方院校形成大量电子文件，文件办理完毕后，相关部门没有鉴定，直接发给档案室存档备查。一年积累下来，文件数量庞大，鉴定工作都落在综合档案室肩上，分工不够科学，鉴定时间紧，任务繁重。3.电子文件保管环境和设施要求更高。传统档案主要为纸质档案，保管装具主要是铁皮档案柜，密集架；新型载体档案主要为电子文件，载体为光盘、照片及磁带，对库房、温度和湿度有更高的要求。但是，OA系统环境下，因条件所限，一些民族地方院校还用铁皮档案柜保管电子文件，不利于电子文件的安全保管。4.电子文件利用工作更快速、便捷。传统的档案利用方式是档案利用者须亲自来档案室复印利用，而电子文件的利用方式是利用者可直接通过OA系统、QQ传输在线利用档案。档案利用方式由被动服务向主动服务转变，利用工作更快速、便捷。但是，存在的问题是档案的信息安全得不到保障，存在泄密的可能。5.档案安全保障系数相对降低。民族地方院校因条件所限，库房温湿度不符合要求，没法达到理想的温湿度标准，影响档案的安全。此外，许多民族地方院校在使用OA系统后，对电子文件的管理未引起足够的重视，工作不够规范，同时又忽视了传统纸质文件的保管，造成纸质文件、电子文件都归档不齐全的尴尬局面。6.对档案工作者的素质要求更高。进入电子文件时代，对档案工作者的要求更加高，要求档案工作者有扎实的专业知识，熟悉OA系统，熟悉计算机网络，对档案工作者的业务能力和水平要求更高。同时，新时代要求档案管理者要具有开拓创新精神，敢于担当，能够利用计算机网络、新媒体以及OA系统做好档案的各项工作。民族地方院校档案工作者大多学历偏低、年龄比较大，很少有机会到外面学习新知识，工作保守，思维老化，工作素质和能力比较薄弱。

二、电子文件归档管理的应对措施

（一）建立建全各项规章制度。在OA系统环境下，民族地方院校需要结合自身实际建立涉及电子文件归档的一系列制度：制定《电子文件的收集工作制度》《电子文件的鉴定工作制度》《电子文件的归档工作制度》《电子文件的保管工作制度》《电子文件的利用工作制度》等，用制度明确电子文件的归档范围、收集、鉴定、保管及利用工作要求，归档时间及归档手续等，清楚明了地指导民族地方院校做好电子文件的归档工作。

（二）提高人才队伍建设。在OA系统环境下，民族地方院校需要打造一个强有力的档案工作团队。档案工作团队要囊括既有熟悉计算机的人才，又有熟悉档案工作、OA系统的人才。档案部门还应吸收具有管理知识、心理知识、新媒体宣传知识背景的人才为档案工作团队注入新鲜的血液。此外，档案工作团队应该老、中、青年龄结构合理，职称结构合理，避免团队中都是同一年龄层次的人员，不利于档案工作的健康发展。档案工作人员在日常工作中要时刻关注电子文件前沿动态，关注档案工作前沿的动态，与时俱进，做好档案各项工作。

（三）利用档案前端控制思想，做好电子文件的归档工作。在这个过程中，文件的形成是前端；处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端；永久保存或销毁是未端。在OA系统环境下，民族地方院校要利用档案前端控制思想把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程，介入电子文件的管理、归档工作。收发文人员在收发电子文件时就要提前介入电子文件的整理、鉴定和归档工作。

（四）抓好硬件建设，做好电子文件的安全保管工作。主要是做好以下3个方面的工作：一是抓好库房的硬件设施，做好防火、防潮、防尘、防鼠、防盗等“八防”工作，做好恒温恒湿。二是要用优质的档案级光盘刻录电子文件，用专门的防磁柜保管电子文件。存储电子文件的光盘要记录3份，1份封存，1份利用，1份异地保管。其中，A套作为母盘封存，一般不使用，B套用于提供利用服务，C套用于异地备份。三是民族地方院校档案人员要加强电子文件的收集、整理及归档工作的同时，也要注意收集保存纸质文件，实行双套制保管。

（五）创新档案利用方式，将被动服务转为主动服务。因电子文件方便，快捷，可在线传输，灵活，方便，档案利用者无须亲自跑来档案室查档，民族地方院校档案工作者可直接通过微信、QQ、手机应用等移动服务平台开展特色的档案在线利用服务，提高利用效率，使档案利用工作由被动服务变成主动服务。档案工作者可以深挖档案信息资源，围绕学校的迎评、申硕、申博、校庆等重要活动编研一系列的档案信息文化提供利用，使档案信息服务于学校中心大局。同时，档案工作者要做好档案的保密工作，在利用档案前需要严格核实利用者身份，确认档案信息是否可以公开，做好档案的安全保密工作。

总之，在OA系统环境下，民族地方院校产生了大量的电子文件，对档案自身及档案工作都产生了一些影响，档案工作者要与时俱进，不断学习新知识，要熟悉计算机领域，掌握OA系统，真正做好电子文件、纸质文件的归档工作。