文书档案管理中办公自动化的应用

文/龙口市档案局 郝磊

文书档案是一种记录该单位发展历史过程的重要载体，传统文书档案管理工作依赖于手工操作，具有费时费力的缺点。如今在计算机信息技术不断进步与发展的环境下，文书档案管理引入了办公自动化系统（可简称为OA系统），以强大的信息处理能力为支撑，满足了现代化办公的需要。可将OA系统推广应用在文书档案管理工作中，全面优化资料收集、整理、储存和后期利用等一系列过程。

一、文书档案管理中办公自动化的应用优势

OA系统在文书档案管理中的应用，具有以下几点优势：首先，提高了归档的便捷性，提高了工作效率。在OA系统的支撑下，工作人员可通过设置相应信息条件，生成相应的电子文件，让文件和生成过程信息都被纳入相应的文档中，让文书档案管理中的资料生成、收集、处理和使用都非常便捷和规范化，极大地提高了工作效率。其次，在OA系统支撑下，可实现电子文件的数据存储，利于文书档案的传递和利用，也可以防止出现损坏或丢失，保障了文档的完整性，同时也增强了文档资源的安全性，甚至提高了资料共享性。最后，OA系统支撑下，可建立档案信息数据库，既可更好地分类资料，也可以提高信息搜索的便利性，减少了管理难度和工作压力，也缩短了资源利用的检索时间。而且档案信息和档案载体可以分离，以网络系统对其关键信息进行共联，实现档案信息在线服务功能的优化。

二、文书档案管理中办公自动化的应用问题

（一）电子档案应用过程中隐藏的问题。首先，电子档案数据虽然具有完整性的优势，但是在其实际应用过程中，一旦出现操作失误，就可能产生非常严重的后果。而且由于资源共享，导致其文件处于开放状态，功能多样，存储方式也多元化，若是在不同方式转换过程中出现外界影响因素，就很容易导致信息被破坏的情况，甚至导致信息丢失。其次，档案信息安全问题是当前比较受关注的课题，黑客的侵入、网络病毒的泛滥以及计算机系统故障等等因素都直接威胁着档案信息安全，电子档案的安全与保密漏洞较多，这对于保密性要求较强的电子档案而言，需要重视文件被修改、破坏和盗用等多种风险。最后，电子档案信息存储载体多种多样，而信息的读取及存储却需要被指定的计算机设备，使得电子档案信息对计算机软硬件产生一定的依赖。而电子技术与OA系统的发展更新速度很快，一旦计算机软件兼容性出现问题，就会产生信息丢失的可能性，缩短电子档案的使用寿命，影响档案的长期可读性。

（二）文书档案管理人员的自身条件跟不上办公自动化的发展。多数从事文书档案管理工作的人员属于兼职人员，缺乏足够系统的专业培训，所以对文书档案管理工作的相关专业知识掌握不够，导致综合素质水平较低。而文书档案管理中已经引入了办公自动化技术，由电子文件文档和归档后的工作共同组成了电子档案管理工作。若管理人员仅仅停留在熟悉纸质档案管理相关知识和方法等层面，又或者仅仅熟悉计算机技术或者数据通信技术，则难以胜任基于办公自动化的文书档案管理工作，要求管理人员提高自身的综合素质水平。

三、文书档案管理中办公自动化的应用对策

（一）加强电子档案存储设备及网络的安全性。档案管理单位应该注重对计算机软硬件进行定期的检查、更新、升级以及维修，并科学检测与维护相关设施。在这个方面，可设立监督专员对存档文件进行定期更新与备份，提高身份验证和数字签名等技术的安全性。另外，可对办公自动化系统的内外网进行隔离。一方面，可在内部网络与外部网络设置物理隔离措施，即采用路由器隔离防护措施，对IP地址进行屏蔽，有选择性地允许一些地址访问网络。另一方面，对内外网络采取防火墙隔离防护措施，对进出网络的相关数据进行过滤，并管理相关访问行为，封堵被禁止的业务，并且记录通过防火墙进行活动的信息内容，最后检测网络攻击，并进行告警。

（二）提升档案管理人员的综合素质水平。首先，改善办公自动化的硬环境，加大先进硬件设施的投入，让管理人员对相关设备进行熟练掌握，为提高管理水平打下基础。其次，倡导自学为主，辅以专业培训，可落实终身教育机制，激励管理人员自主学习，不断获取新知识和新技能，以培养和提高管理人员的素质水平。最后，加强档案部门和区域间的系统合作，让管理人员不断与其他单位的人员进行交流与沟通，汲取成功经验，并不断推陈出新，以创新思维进一步做好档案管理工作。

四、结束语

总而言之，办公自动化是文书档案管理的必然发展趋势，档案管理部门应该充分重视办公自动化过程中存在的问题，并积极采取有效措施，以提高办公自动化水平，推动文书档案管理的可持续发展。