试论企业档案工作可持续发展的综合因素和对策

文/国华徐州发电有限公司档案室 王巍

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。因此，探讨企业档案工作可持续发展的各种因素，就成为我们企业档案工作者义不容辞的责任。

一、积极开展档案利用是档案工作可持续发展的核心

档案的利用使档案、档案工作得以延绵不断的存在和发展，是档案工作的出发点和归宿舍。利用是为更好地发挥档案的原始价值和社会价值，在市场经济条件下，应着重研究如何开发档案为经济、为企业服务，要改变“重保管，轻利用”的被动局面，及时捕捉企业信息及企业的焦点、热点，有针对地服务于利用者。

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

早在1984年，邓小平同志就提出：“开发信息资源，服务四化建设。”信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。例如：我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。1.开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。2.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著的环保效益。再如2000年10月，山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款，说未收到，要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明细账及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）会计凭证档案，我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款，使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。又如2011年9月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块10亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用，我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。再又如2011年10月17日，我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实我公司确实履行了合同协议，避免了纠纷。3.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我们坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。几年来，我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》《历年安全生产典型事故汇编》《科研成果汇编》《安全经济指标分析》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》《征地文件汇编》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。近年来，我厂累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

二、创新是档案工作可持续发展的动力

创新是时代的“精髓”，是企业及各项工作持续发展的动力源泉。档案工作要改变过去那种墨守成规的局面。要改变观念，积极投入到市场经济的大潮中，要参与竞争。要创新，工作要上档次，才能生存和发展。要创新企业档案工作运行机制，创新档案利用与服务，创新档案队伍建设，创新档案工作环境。

例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1-6号老机组，并利用1-4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1-6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1-6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1-6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1-6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1-6号机组设备档案保存完整齐全，并可以与1-6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1-6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1-6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1-6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。

又如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，决定建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分别对锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到关键作用。

三、信息化建设是档案工作可持续发展的方向

受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，企业渴求快捷有效利用档案信息资源与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约的矛盾突出起来，企业档案信息服务受传统档案服务框架的束缚，影响了用户利用档案信息的主动性与积极性，用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。一个档案室只作为阅读和储存档案的场所、维持开展传统档案服务一成不变，则不利于企业在最大范围内发挥档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现企业档案信息资源的共享。我们迈进了一个信息化、网络化的时代，现代信息技术在对人们传统的工作方式起着决定性影响，迫使人们进行变革。

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合我公司已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，我公司综合档案室每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器1台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

档案信息管理自动化，是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通信网络等高新技术，将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息，建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制，融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统无缝连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活地实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便地利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

四、领导重视是档案工作可持续发展的关键

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作得以顺利开展。企业的档案工作也不例外。如果领导不重视，许多具体工作都会困难重重。比方说，有的企业的档案室十分简陋，又潮又湿，不利于档案的保存。档案人员为此多次报告领导，请求对房屋进行维修，可领导就是不闻不问。相反，有的企业资金并不宽裕，连领导的办公室都很拥挤，很简陋，唯有档案室不同，比一般办公室要好得多。可见，领导不重视与领导重视，对档案工作的关系极大。

矛盾是对立统一的，矛盾着的双方是互相依存、互相联系、互相作用的。作为一个企业的领导，理应重视档案工作，支持档案人员做好档案工作。如果不能做到这一点，企业的档案工作肯定不会有什么大的起色。而作为档案人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视。如果只是一味地指责、埋怨领导不重视，档案工作也是很难做好的。因此，要使企业档案工作能有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。

五、队伍建设是档案工作可持续发展的保证

要提高档案工作的水平，必须加强档案人员的素质建设。我国档案人员素质与发达国家相比文化素质偏低，且现有人员的知识结构单一化。要做好档案工作，必须“以人为本”，从提高档案人员的综合素质入手。

提高档案人员的政治、文化和身体素质。1.首先加强队伍的政治学习，用全心全意为人民服务、奉献精神和人生价值的辩证关系引导人，增强爱岗敬业的精神，潜下心来踏踏实实做工作。2.要不断提高文化素质，面对新技术的挑战，关键是提高档案人员的整体文化素质，使其具备合理的知识结构。需要既熟悉档案专业知识、又熟悉生产专业知识及计算机知识综合素质好的复合型人才。要学习和掌握相关的知识，如管理科学、生产专业知识、计算机科学、外语等，要博学多才，当工作中出现多样、复杂的问题时，不至于束手无策。3.现代化的硬件设备需要高水平的软件支持，要不断地注入新知识，使之不断发展。4.社会的竞争是人才的竞争，但在某些程度上也是体力的竞争，没有一个强魄的身体作为依托，也很难发挥聪明的才智。

人的各方面素质的提高是个循序渐进的过程，不可能一蹴而就，21世纪的企业档案工作发展面临的新技术、新问题的挑战刻不容缓，必须想尽办法强化档案人员的素质，调动全体档案人员的积极性，激励员工积极向上，更好地为企业发展服务。

总之，影响企业档案工作可持续发展的因素很多，我们只有提纲契领，抓住主要的矛盾，其他的问题才能迎刃而解。只有积极开展档案利用、创新企业档案工作、解决好队伍建设、争取领导重视，才能为企业档案工作可持续发展提供足够的后劲，这是我们企业档案工作者义不容辞的责任。