如何做好新形势下公路档案资源的开发利用

文/淄博市公路管理局临淄分局 孙朝霞

档案的开发和利用是档案相关工作人员把保存的档案资源，通过不同的手段，开发和传递给使用人员，从而实现档案的信息共享，最终满足社会需求的一种档案管理工作。目前，国家在不断加大交通基础设施建设的力度，公路系统如何做好档案资源的开发利用，并为公路事业的蓬勃发展而服务，是档案工作人员应该考虑的问题。

一、新形势下公路档案资源开发利用的重要意义

（一）是社会经济持续发展的需要。它可以有效促进档案工作向信息化产业转变，实现社会信息资源的整合与共享，从而使社会管理更具有针对性，更有效率，提升资源的利用率。

（二）是社会主义精神文明建设的需要。公路发展历程、公路建设与运营管理中涌现出的感人事迹、公路人不断探索的精神都是一笔宝贵的资源，是社会主义精神文明的重要组成部分。

（三）是行业信息公开的需要。人们随着社会的发展，对企业、部门、行业发展的信息越发关注，通过信息公开，人们可以更好地了解公路部门，了解行业精神与运营管理状态。

（四）开发档案信息资源是档案事业发展的需要。传统的档案管理工作，是对档案实现实体的管理。传统的档案管理在完成收集、整理、鉴定、编目、归档、统计之后，进行档案的保存和利用，是一个相对简单的保管方法，具体说来，档案的利用基本上是坐着等待着别人上门的服务，这种方法已经不能满足现代公路的发展要求。随着社会经济的飞速发展，为档案利用工作提供了很大的发展空间，对档案工作也提出了更高的要求。档案工作人员必须适应时代的发展，跟上时代的步伐，掌握公路的发展趋势，了解公路的发展需要，创造出兼具实用性、时效性、信息性的档案，从而为公路发展提供强有力的档案服务。档案工作者应彻底放弃从前的重管理轻利用，保守封闭的思想概念，并形成一个新的概念：积极为公路建设发展提供优质服务，特别是树立起档案资源开发与利用的全新概念。

二、新形势下公路档案资源开发利用存在的问题

（一）档案管理人员业务素质整体不高。目前，很多档案工作人员没有经过专业的培训就上岗，导致在公路档案管理中很难实现标准化、科学化和规范化发展。此外，档案管理工作对专业素质要求很高，同时也很复杂，致使很多人不愿意从事这项工作，有人做了一段时间后会改变岗位，使档案工作人员流动性大，不能完全固定，这样导致培训工作也很困难，很多人在经过训练后不继续从事这个行业了，新人来了对业务不熟练，这样的情况，对公路档案资源的开发和利用形成了较为严重的影响。

（二）公路档案资源的提供利用方式落后。最近一些年，由于电脑、打印机和复印机等现代设备的利用，一些部门建立了相应的档案数据库和查询数据库，但这些和自动化、网络化服务手段的距离还很远。此外，当我们使用计算机来进行档案资源管理时，通常使用的是单机操作，信息共享的服务并没有实现。此外，由于各种原因，很多单位虽然连接了互联网，但他们的文件信息并未上传。形成这样的局面有很多方面的因素：一是档案部门的领导对档案工作的认识不够；二是档案工作者没有完全掌握先进科技技术；三是档案信息的保密和网络安全问题的困扰，网上工作者的责任大。这与国家和各级领导部门在信息和网络安全管理上密切相关。此外，我们在数据库中的信息数量很少，开发利用的大部分需要手工进行。

（三）公路档案资源开发利用仍处于浅层次。档案资源的开发分为开发的一、二、三次，而我国公路工程档案的大部分发展仍处于编制目录的二次开发的低水平发展阶段。档案资源的二次开发是建立一套科学完整的档案检索工具系统，也就是编目工作，这样做的目的是把存档的档案资源都展示出来。为了方便保管和查询，档案资源的二次开发，只是把档案资料按需收集和归档、编档目录、分类目录等等。然而处于这个信息化时代，公众的需求不只是在狭窄的范围内进行资料的提供，形成单一的硬性服务形式，而是对档案资源实现创造性的浓缩与加工，目的是可以在最短的时间内获取其所需的全部信息。

三、如何做好新形势下公路档案资源的开发利用

（一）力求观念更新，全面提高档案人员的综合素质。随着社会的发展和科技的继续进步，要求档案人员的素质、服务手段、档案资源开发利用的方式都要进行改变。随着社会的进步和经济的飞速发展，各项工作对档案资源的需求量越来越大，时间加快、领域更宽、准确率更高，基于这种现状，档案人员在政治素质和业务素质上都需要进行提高。为此，一定要对档案队伍加强建设，采取各种有效途径，使档案队伍不断优化。通过仔细研究，反复实践，通过研讨会、考察学习等形式的培训，以多渠道、多层次、多途径提高档案队伍的整体素质，加强档案人员学习新的知识，如计算机，电子档案管理和网络知识的学习，使专业知识能力和文化水平得到迅速提高，从而能够适应档案资源开发利用和管理的现代化发展。

（二）建立档案资源数据库，实现资源共享。建立完善的公路档案资源开发利用的数据库，这样能够拓展资源管理的渠道，方便资源的开发和利用，进而实现资源共享。档案信息资源数据库的建立应以大量的数字档案信息为基础。充分利用激光扫描技术，将纸质文件尽可能地转化为电子档案，计算机化的管理，很大程度上优化和丰富了数字档案的馆藏。然而，现有的大多数库存档案都是以纸的形式保存的。所以，馆藏档案数字化将是今后档案工作的一项任重而道远的任务。在目前技术的情况下，要想使原始文件转化为数字化信息资源，直接进行利用，必然和实际情况不相符合。目前首要任务就是，提高档案目录和档案信息资源数据库的建设，实现利用计算机读取目录，并且能够达到跨年度、跨全宗的搜索，最大限度为用户提供利用服务。另外，按照查询的需求，对珍贵的和常用的档案进行扫描，这样既提高了利用效率，而且有助于原始资源文件的开发和保管。此外，各个档案部门可以根据自己的财力和人力现状，逐步对存储的原有档案资源进行数字化转换，让需要的人不再受数量空间和时间的限制，准确快速地对网上的各种档案资源进行利用。

（三）对档案管理制度进行完善。公路建设项目要确保工程档案管理制度的实施，确保档案工作在建设全过程的各个阶段顺利进行。我们必须建立和完善工程档案管理系统，明确主管领导和各部门的职责，把项目资料的形成、开发和管理也纳入相关部门、领导以及有关人员的职责范围内，并形成一定的岗位制度，在每一阶段严格建设档案职责义务，大家一起努力把好档案资源的质量关，确保项目档案的形成、资源的开发、整理、归档等工作在平时能够有效进行。

（四）建立先进的科学检索系统。想要提供更多的档案资源，就需要利用先进的传递方式进行资源的开发，对档案资源的检索工具进行良好的编制，建立科学的检索体系，使公路建设有更多的检索途径，这样既利于档案资源具体使用，同时也为档案相关工作人员对档案资源的开发利用奠定了基础。

四、结束语

因此，在公路建设事业的发展中，在档案资源的开发利用方面，获得的经济收益显而易见。因此，在开展档案工作时，对档案资源要加强重视。把档案资源开发利用作为档案部门进行具体档案工作的指导思想和工作重心。让更多的公路档案资源为未来的公路建设提供有效的服务。