高校档案信息化管理工作改革与创新发展思路

文/广东科学技术职业学院 杨琼娃

我们现在正处于信息时代的背景之下，高等院校的档案管理也在转变为信息化，管理方式由之前的纸质管理变化成为现在的电子档案，实行先进的数字化管理。高等院校档案信息管理跟着时代信息化发展前进着，而且在管理中已经得到了预想的效果。但是，在高等院校档案管理方面还存在着不少的问题。现在的高等院校档案管理是在不断地改革和创新的，我们需要采用信息化的方式来进行档案的管理。

一、简述当前高等院校档案管理存在实质性问题

（一）落伍的管理理念。可以这么说，一直以来，高等院校的工作重心往往放在教学方面，这就导致忽视档案管理工作。所以说，高等院校的档案管理观念落伍，对于这项工作没有足够的重视，这其中，经费不足严重影响了档案管理工作，由于经费的不足，很难满足管理工作的需要，就会降低工作的积极性。

（二）采用老套的方法进行档案管理工作。所谓高等院校档案的管理工作，其实就是对需要的资料进行整理收集的一个过程，所以档案管理工作是单调无趣的，有的时候会面临大量的档案需要管理，这时候只依靠人工来完成，这样就没有办法提高工作效率，就很难在规定的期限内完成工作。虽然现在大多数院校都使用计算机进行档案管理，但也仅仅是具有搜索和查询的功能，没有真正提高工作效率。

（三）缺乏完善的档案管理制度。就现在的情况来说，大部分高等院校的管理部门没有尽到自己的责任，主要是没有完善的档案管理制度。由于这样的原因，使得档案管理显得比较杂乱，这样是不利于档案管理工作顺利开展的。

（四）缺少素质高的管理人员。我们现在是缺乏人才的时代，就算在学历高的今天也是如此，档案管理工作中需要专业型的人才，但是在实际中缺少这种专业人才。目前的工作人员大多是从其他部门抽调过来的，他们都是没有接受过专业的培训和技能的培训，有的年龄较大的也不愿意接受培训，这样就会使整个档案管理人员队伍的素质偏低，长期以来，在一定程度上制约了档案管理工作的发展与前进。

二、推动高校档案信息化管理革新的策略

（一）采用信息化理念进行档案信息管理。根据信息化发展的最新要求，高等院校档案信息管理的革新需要现代化的管理理念。所以说，在高校开展这项工作时，应该顺应时代的发展，时刻转变自己的理念成为信息化的新模式，这样做会进一步促进高校档案信息管理工作的发展。高校档案信息管理不单是保存和记载的工作，而是把整个学校的历史发展过程全部记录下来。所以说，只有把高校的历史发展详细记录下来，才会更好地进行高校档案信息化管理的革新。

（二）采用信息化管理模式完善高校档案信息。随着我国信息技术的突飞猛进发展，同时也推动了社会与时代的发展与进步，在这样的大环境之下，使得高校档案管理得到了相应的转变，向着信息化模式慢慢在变化着。在整个高校档案管理的过程当中，最重要的工作就是保障档案资源的信息化建设。时刻将我们时代信息化的成果应用到具体的管理应用中，这样做就会更明显地提高档案管理的工作效率，可以更好地保管档案信息。

（三）制定健全的管理制度。在我们高校管理档案的整个过程当中，一个健全的管理制度，可以为档案管理工作提供一定的规章制度，同时对于档案管理整个工作也起到规范性的作用，这样做对高校档案信息管理可以起到进一步的完善和健全作用。因为高校档案存储存在着增加的情况，我们需要制定一个专属的档案管理制度。

（四）培养专业管理人员。要想使高校档案信息管理工作顺利进行的话，时刻离不开优秀的管理人员参与其中。所以说，针对高校档案信息的管理人员应该时刻增加自身的技能和专业知识，要明确知道高校档案信息管理信息化模式革新的关键，并且这其中还需要不断提高自身的保密性。同时高等院校也要注重专业人才的培养，需要定期举行培训，组织工作人员进行技能培训和学习，目的是使管理人员能够更好地提升自身的能力，我们的目标不单单是成为专业型的人才，还要成为综合型的全新人才，保证高校档案管理工作可以顺利开展。

三、推动高校档案信息化革新的有效途径

（一）跟随信息时代发展脚步前进。在实际开展高校档案信息管理工作的过程中，我们应该时刻跟随信息化发展的脚步。高校一定要根据国家的相关政策，从头到尾整体性设计高校档案信息管理的发展策略，目的是保证高校档案信息化革新与国家战略紧密结合在一起，借助国家发展信息技术的力量，来进行高校档案信息化革新工作的发展。在现今信息技术的环境之下，高校应该紧密结合教育管理和档案管理，组建一个档案信息化管理系统。如果我们这么做需要不断地提供革新需要的资金，作为高校档案信息化建设的有利基础，通过合理使用信息化的技术，推动高校档案管理信息化工作的革新发展。

（二）采用数字化档案推进发展。高校档案信息管理的革新工作远远离不开与信息化技术的结合，努力挖掘出信息的源头，保证高校可以获得更丰富、更充足的参考信息。我们在设计高校档案管理策略的时候，需要从上到下设计，这样做可以将高校中不同部门的缺点打破，可以很好地把握住整个学校资源的流向问题，目的是保证档案管理起来更加有效和集中。我们需要搭建档案资源的数据信息中心和资源信息平台，通过使用校园网络平台，保证高校数据得到共享。为高校档案信息管理提供有力的工具，可以促进高校教育质量的发展与提高。革新的关键就是要将信息资源进行更完美的储备和管理。第一步就是做好备份工作，尤其是一些比较重要有价值的信息，一定要做好备份。此外，还应该存储一些信息资源，搭建出一个相应的数据库，保证更多的资源可以使用，这样才会使得高校信息管理工作可以顺利进行。

（三）搭建全方位的服务平台。通常在高校档案信息管理革新的过程中，要采用信息化思维，这样就可以满足用户的一些需求，保证高校档案信息在改革和发展中能够以更加快捷的方式前进。所以，我们必须搭建一个全方位的信息服务平台，主要是结合校园网、微信、QQ等工具，目的是使得高校管理信息改革可以顺利进行。在高校档案信息管理的过程中，应该掌握信息技术的机会，搭建出一个全方位的信息服务平台，在档案管理中发挥出自己独有的作用。如果我们建立科学的服务平台，就会提高档案管理的效率，同时可以更好地为师生服务。

四、结论

综上所述，在高校整个档案管理的过程当中，应该注意数据的保密性。所以说，需要保证高校档案信息化管理工作中，所使用的网络具有安全性，并且定期对档案进行备份，防止出现信息丢失损坏的情况。开展高校档案信息化管理工作是我们整个档案信息管理的必然之路。在实际管理中，我们采取信息化的管理方式，这样可以显著提高档案管理的水平和质量。在现在信息背景下，将高校档案进行信息化改革是我们需要做的，是一个时代的契机。本篇文章根据高校档案管理中存在的不足加以分析，给出了自己的建议和高校档案信息化管理改革的策略，希望可以推动此项工作长期高效发展。