煤田地质企业档案管理信息化探析

文/陕西省煤田物探测绘有限公司 刘春棉

在网络信息时代，建立信息化档案管理机制，对于提高档案管理效率，优化管理环境，具有重要的现实意义。但从实际而言，煤田地质企业在档案管理信息化的进程中，面临诸多问题，弱化了企业档案管理信息化的重要作用。为此，以新的发展视角为依托，进一步推进企业档案管理信息化建设，是优化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企业档案管理现代化建设的内在要求。本文立足对档案管理信息化研究，就煤田地质企业如何深化建设，进行如下阐述。

一、煤田地质企业档案管理信息化存在的问题

煤田地质企业在网络信息时代，推进档案管理信息化建设，是档案管理现代化建设的内在需求，更是提高管理效率、优化管理模式的重要途径。但就目前而言，企业档案管理信息化建设，仍存在诸多问题与不足，有待进一步解决。

（一）档案管理信息化缺乏重视，基础性工作落实不到位。煤田地质企业在档案管理建设中，缺乏足够重视，档案管理信息化的基础性工作落实不到位。1.缺乏足够重视。企业在内部管理建设中，缺乏对档案管理信息化的重视，从人员配置到经费保障，都缺乏实质性的工作投入，导致信息化进程缓慢。2.信息化管理建设缺乏规划，目标不明确、各部门协调配合不到位，影响了信息化建设的全面开展。3.企业上下对档案管理信息化缺乏认识，档案管理信息化的现实意义不显著，导致干部职工参与的积极性不高。

（二）信息化建设不规范，缺乏完善的档案管理系统平台。档案管理信息化建设是一个过程，要求建立完善的档案管理系统平台，以提高档案信息的使用及存储。但从实际来看，煤田地质企业在信息化建设中，缺乏规范化的统一标准，档案信息共享不流畅，不利于档案信息的汇总使用。首先，信息化建设缺乏规范化标准，各自为政的信息化进程，弱化了信息化建设的应用价值。其次，缺乏档案信息共享机制，档案管理信息化的实效性欠缺。再次，企业尚未建立完善的档案管理系统平台，信息化建设有待进一步推进。

（三）档案信息化管理面临安全问题，影响档案信息利用。开放式的网络环境，给档案管理信息化带来日益严重的安全问题。首先，企业在档案信息化建设中，尚未建立完善的安全管理机制，导致档案安全问题突出，影响档案信息的存储及传输安全。其次，档案信息管理系统缺乏完善的安全防御体系，在病毒、黑客等的攻击之下，极易产生较为严重的安全问题。再次，管理人员安全操作意识淡薄，违规操作、访问非法网站，都增加了档案管理信息系统的安全威胁。

二、煤田地质企业档案管理信息化建设的策略

在档案管理信息化建设的过程中，煤田地质企业要认识当前存在的问题，通过强化认识、完善系统平台、提升安全防护等措施，全面深化企业档案管理信息化建设。

（一）强化信息化建设的认识，全面落实基础工作。当前，煤田地质企业档案管理信息化的环境条件欠佳，基础性工作未能有效落实。为此，一是企业要重视档案管理信息化建设，强化组织领导，为信息化建设提供组织、人员及经费保障，确保各项工作的全面开展。二是创设信息化建设的良好环境，提高企业各部门、各岗位参与的积极性，并建立信息化管理制度，明确职责、协调配合，推进档案管理信息化有序建设。三是建立激励考核机制，提高激励考核力度，并将考核结果与薪酬、职务晋升等挂钩。

（二）完善档案管理系统平台，有效提高信息化水平。档案管理信息化的推进，关键在于建立完善的系统管理平台。在笔者看来，企业一方面要加大经费投入力度，确保基础设施的建立，特别是硬软件的完善，是搭建档案管理系统平台的重要基础。另一方面，要建立信息共享机制，依托系统平台，实现更加高效、便捷的档案信息存储及传输，确保档案信息有效利用，发挥档案信息的应用价值。

（三）提升安全防护措施建设，切实确保信息化安全。在档案管理信息化的进程中，信息安全的有效保障，是最为重要的工作之一。首先，要建立完善的安全防护体系，实现对黑客、病毒的有效防范，避免外界恶意攻击对信息系统平台的安全威胁。其次，强化安全技术的有效应用，特别是防火墙、入侵检测系统、杀毒软件等的应用，能够进一步强化系统安全防护，确保信息系统安全。再次，强化安全教育，提高管理人员的安全意识，做到规范操作，不流露非法网站，一旦发现异常情况，需要及时处理，避免安全威胁造成严重的网络安全事故，导致档案信息丢失或损坏。

三、结束语

总而言之，煤田地质企业在全面推进档案管理信息化的过程中，应立足实际，从系统平台搭建、安全防护等方面着手，建立完善的、安全的档案管理信息系统。在笔者看来，企业一是要优化信息化建设的内外条件，提高技术及安全保障。二是推进档案管理系统平台建立，从本质上提高信息化水平，更好适应新时期档案管理信息化建设需求。