试论侨情档案信息利用及安全策略

文/山东省威海市翻译中心 王米娜

侨情档案是一种重要的文献信息资源，它不仅客观真实地反映了侨务部门对归侨、华侨、华人等受众群体服务、管理的整个过程，也为侨务事业的持续发展提供了历史依据。侨情档案是侨法宣传、为侨公共服务及精准扶贫的重要基础工作之一，是推进和发展侨务事业的宝贵财富。多层次、多方位、多角度地挖掘档案馆藏中一切有益于促进侨务进步与发展的元素，使蕴藏在档案中的能量得以充分释放，利用其档案信息资源为华侨华人的后继管理服务是当前的一个重要课题。然而，当前大部分部门在应用侨情档案信息时，由于管理意识淡薄，保密度不高，导致安全问题频频出现，这就要求侨务部门结合不同的问题，提出相应的安全管理措施，在提升档案信息应用效率的基础上，促进为侨公共服务事业健康发展。下面，本文将重点阐述和分析侨情档案信息利用及安全策略。

一、侨情档案的基本概述

侨情档案包括侨批、归国后管理档案及为侨公共服务，是华侨移民史、创业史及广大侨胞对所在国和祖国经济社会发展所作贡献的历史真实见证，有着深刻文化内涵和较高的研究价值。侨批反映出来的海外侨胞“热爱祖国、情系故里、吃苦耐劳、勇于开拓、笃诚守信”的精神，被视为华侨历史文化的“敦煌文书”。它是在开展侨情探究、为侨服务以及后继管理等工作基础上得出的结果，并将其进行记录和保留。

侨情档案因为自身具备较强的专业性和技术性，和一般档案管理工作存在较大差异。例如，档案数据的收集、整理以及应用，都需要结合不同的需求和标准加以划分。而侨情档案管理工作应该由独立的档案部门进行，其档案信息的利用和查阅一般是结合侨务活动来实现。

二、侨情档案信息利用存在的主要问题

（一）管理意识淡薄。当前，大多数侨务部门主要把侨情档案数据整理及应用当作档案管理部门的主要工作，但是档案管理的实质在于将档案信息自身具备的潜力和价值进行高效发挥。所以，在开展侨情档案管理工作时，需要结合档案的实质以及完善程度加以科学划分，同时做好收集以及归档工作，这样才能保证其完整性和真实性。然而，结合目前情况来说，大部门侨务部门没有给予侨情档案管理高度重视，并且管理意识淡薄，仅仅保证档案数据完善即可，没有落实核查和加强管理，导致原始侨批及后继的相关数据出现丢失现象。

（二）安全保密度有待提升。随着科学技术的全面发展，传统的侨情档案数据管理模式已经无法保障当前侨务部门档案信息应用安全，这给档案管理的安全性和保密性带来了一定影响。侨情档案作为侨务工作者辛情劳作的成果,部分档案作为行政审批权力执行的重要依据。但我国部分侨务部门在开展档案管理工作时，仅仅结合档案管理相关标准和要求来进行，没有根据侨情档案自身特性以及管理需求来落实，对侨情档案信息的安全性和保密性造成威胁，从而引发侨情档案信息外泄现象。

（三）目录编制不规范。针对大多数侨务部门来说，侨情档案和数据的利用效率和检索的便利性有着一定的联系，假设目录编制缺少规范性，将会引发文件无法顺利查到的情况。在开展目录编制工作时，相关工作人员为了减轻自身工作量，没有结合编制要求和标准来落实，并且造成主体或者引导标注丢失，在进行档案信息查询的过程中，出现查无此信息的现象，给相关信息搜索增添了难度，进而影响侨情档案整体应用效率。

三、侨情档案信息利用及安全策略

（一）提升档案数据的完整性。为了保证侨情档案信息安全，在落实档案管理工作时，相关工作人员需要对侨情档案和侨批相关内容有全面了解，并且结合侨务工作真实状况以及档案应用需求，做好信息细分工作，给后续侨情档案查阅和应用提供条件。

（二）加强数据安全保密性。侨情档案数据的安全性和保密性是侨务部门落实档案管理工作的主要任务。侨情档案数据的安全性和保密性，不但会给侨务工作者的切身利益带来直接影响，同时还会影响侨务工作及交流的长远发展。这就给档案管理工作人员提出了严格的要求，不但要掌握专业的管理知识和能力，同时还要具备较强的职业素养，结合国家相关标准，制定完善的侨情档案管理体系。

（三）优化侨情档案分类方式。为了提升侨情档案应用的规范性和严谨性，要结合侨务工作真实状况，构建完善的内部分配机制，并且结合国家以及各个部门分配标准，将侨情档案中各项信息加以分类，进而突显侨情档案数据管理的规范性和科学性。在进行侨情档案管理时，需要结合档案利用情况加以科学分配，同时根据各个类型的档案信息，设定相应的代号，以翻译中心为例，华侨回国定居档案，应该标记成HQ1；三侨考生档案，应该标记成SQ1等。

四、结束语

总而言之，在开展侨情档案信息应用以及管理工作时，应该在结合国家相关标准以及侨务部门管理需求的基础上，构建完善的档案信息管理体系，加强侨情档案信息应用管理，在提升侨情档案数据真实、精准的同时，利用档案信息，促进侨务工作健康发展。身为侨情档案管理工作人员，还要提升自身专业水平和综合素养，在参考西方国家管理经验的同时，还要结合我国侨务部门管理需求，提出迎合侨务交流发展的管理标准，以此推动侨情档案稳定发展。