高校二级学院办公室管理的困境与对策分析

韩曼瑜 靖永坤

摘 要：高校二级学院办公室承担着学校基层的管理和服务工作，上通下达，是学校管理工作的重要组成。目前办公室管理工作存在人员职业倦怠，竞争与激励机制缺失，创新与行政参谋能力不足，办公方式不可持续等问题，针对这些问题提出相应的对策。

关键词：二级学院办公室；管理工作；办公室文化

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2018）11-0065-02

高校二级学院办公室是基层工作的关键组成，地位和作用重要。学界认为，高校办公室具有三大功能即参谋助手、综合协调和窗口的功能[1]。其担负着承上启下、协调左右、管理服务的职能，同时又起着传递信息、连接内外、辅助决策的重要作用[2]。由此观之，办公室对内、对外两维度的中枢协调职能充分发挥与否[3]，将对学校和学院的工作运转产生直接影响，也必将对当前“双一流”的建设产生直接作用。

近几年，随着高等教育事业的发展和推进，办公室承担的工作面越來越广，涉及教学、保密、人事、党务、科研等诸多事务。在高速运转过程中出现的问题也越来越多。针对这些问题，分析在实际工作中的困境，提出切实可行的对策，对提升高校管理工作至关重要。

一、办公室运转中存在的问题

（一）办公人员的“职业倦怠”

“职业倦怠”一词由美国学者费登伯格在1974年首先提出，是指个体在工作重压下产生身心疲劳的状态，它是一种恶性循环的、对工作具有极强破坏力的因素 [4]。当前中国高等教育事业蓬勃发展，高校二级学院办公室（以下简称“办公室”）的中枢作用日益突显。办公人员处理的事务性工作越来越多，其工作量也远远超出了本身预计，职业倦怠问题越来越突出。职业倦怠主要表现为：办公人员生理疲劳，人际关系失衡，工作效率低下，以及办公室组织秩序受损[5]。

职业倦怠的现象在高校中有一定的普遍性和代表性，对办公人员的身体和心理都造成了一定损伤，严重阻碍了基层工作进展和效率提升。

（二）办公室竞争与激励机制缺失

办公室工作因其内容复杂，涉及学院管理的方方面面，所以多年来在制度层面上，很难对其人员和工作做出合理的绩效考核，而许多临时性的评价往往过于主观和武断。又由于事业单位本身的属性以及繁杂的日程安排，整个办公系统缺乏合理的竞争机制和激励机制。机制缺失导致办公人员惰性滋生，服务意识淡薄，严重影响了办公效率和整体运行。由此形成的恶性循环对个人和集体都产生了不良影响。

（三）办公创新与行政参谋能力较弱

参谋工作需要办公室成员具有大局意识，提出切实可行的工作方案，辅助领导做好工作。但在实际中，办公室比较注重细节工作，过于强调实践性和执行性，基础性工作能够较好地得到保证。相比较而言，整理信息，提出和执行方案的能力较弱，参谋助手的职能并未得到充分发挥。创造力不足已经成为影响提升工作效率的显性因素。

（四）办事制度与办公方式可持续性不足

一般情况下，高校基础性工作有一套较为准确的办事流程。但对于创新性较强和政策性变化较大的岗位，实施细则和过程无法规范设置，没有较为固定的办事制度。除此之外，办公系统以及数字化应用仍不充分，现代化的管理方式在推广上存在问题，一些数字化的管理系统存在盲目开发，应用效率不高的情况。这成为制约工作质量和效率提升的重要因素。

二、提升办公室工作质量的对策研究

（一）推进“生态化”的办公室文化建设

高校办公室文化是一种组织文化，它是在一定的历史条件下，办公室及其成员在服务管理中逐渐形成的共同的价值观念、理想信念和行为准则，以及由此形成的管理模式和行为模式[6]。办公室文化建设是高校文化建设的重要一环，如何形成良好的生态化文化氛围，是一项综合性、系统性的工程。

推进办公室文化建设，首先，要明确指导思想和办公理念。习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上指出，办好高校，必须坚持以马克思主义为指导，全面贯彻党的教育方针。办公室文化建设应遵循习总书记的讲话精神，使其发展逐步生态化。而生态化的本质是通过对以高校办公室为核心的内外部系统的调控，获得办公室与外部环境、内部各要素自建的动态平衡[7]。

其次，办公室文化建设不能只是停留在纸面上，更应有具体可行的措施，并付诸实行。

1.强调团队意识，进一步加强团队凝聚力。高校办公室作为活动枢纽，对上下级联系密切，任务繁重，许多工作需要各部门的协作才能完成。作为集体组成部分的成员，必须把集体的办公室视为更关键的单位，并努力完成。当办公室获评较高时，成员会更为自觉地把标签贴上。良性循环下，团队的凝聚力和自我认知将得到进一步增强。

2.以人为本，经常性教育和业务培训结合，建设学习型办公室。目标是通过一系列的学习和培训，使办公室成员业务精通，大局意识提升，不断提高工作效率。定期组织经常性的学习，形成例会制度。促使成员熟悉国内外时事，自觉地同党和国家的大政方针保持一致。鼓励办公室人员参与办公室管理，及时提出新思路、新措施，不断提高工作人员的工作能力。可以把这种管理培训视为职工继续教育的项目之一[8]。

3.高效工作与丰富生活相结合。细化工作职责，明确工作目标。将工作职责公布上墙，使其对本职工作进一步职责化、目标化。在工作中还应树立办公典型，例如设置先进文明岗以激励和鞭策员工朝着目标努力。定期组织活动，进一步加强办公人员之间的交流。

（二）建构合理的评价及激励机制

学界目前对办公室人员的评价机制研究逐步深入，考虑办公人员工作涉及面较广，一般都在建立和架构一种定性和定量结合的评价方法，通过设置量化的考核结果指标和合理的比重，以及参考自评和互评结合的具体形式，进而对每个人进行综合而有效的评估[9]。总体来说，采取周边绩效和任务绩效结合的方式来得出考核是相对合理的[10]。据调研，有一些方式已经进行试用，例如，设置满意度调查问卷，由相关服务的师生打分，汇总后进行综合评估；将创新能力、沟通能力、公文写作、行政能力、抗压能力和组织能力等六项综合指标细化为雷达图模型，以直观方式来评价成员能力，并给予反馈。

伴隨评价机制改进的是办公人员的绩效津贴制度改革。在依据合理评价体系的基础上，可以对其津贴制度进行适度调整，实行一定程度的多劳多得，优质优薪，打破完全的平均分配主义，充分调动办公人员积极性。

建构合理的评级和激励机制，一方面有益于办公人员内部的竞争，促使其通过自我提升，增加其获得荣誉感的内部动机；另一方面通过评价后的反馈，针对具体问题，也有利于办公人员的自我修正和提升，从而对办公室有整体性的提升，成为一个更有竞争力的集体。

（三）加强合理和可持续的数字化办公

近年来，数字化办公方式已经得到大面积推广，高校需要建立基于网络的办公管理系统：既能涵盖高校行政管理工作的各方面，又可灵活搜集、处理、使用、共享信息，充分实现行政工作管理的现代化[11]。在使用过程中仍存在很多需要改进之处。第一，数字系统应可持续发展。在架构数字系统时，设计者应在充分调研基础上合理设置。盲目堆砌不仅造成资源浪费，更使维护人员工作量增加。第二，数字化应用应正确发挥管理人员的主动性。在数字化办公应用的过程中，信息反馈和规划都需要维护人员积极主动调整，这种调整应是正面、积极的，在以人为本的前提下开展。

在当前大环境下，高校办公急需将办公人员从繁杂的事务性工作中解放出来，这项系统工作需要成熟的制度保障和不断提升的个人素质保障。推进良好的办公室文化建设，构建合理的绩效评价，促进可持续的数字化办公都将有效地提升办公效率，这项长期的工程应该得到学校和学界的重视。在实际工作中，还应针对具体问题进行具体分析，根据实际情况来综合判断和制定详细的对策。

参考文献：

[1]巨维博.高校办公室督办工作的实践与思考[J].西北工业大学学报：社会科学版，2006，（1）.

[2]刘丽华.论高校办公室主任的角色定位和素质修养[J].江苏高教，1998，（2）.

[3]孙玮.高校办公室中枢协调职能运行机制的研究[J].高教论坛，2010，（12）.

[4]郝滨.催眠与心理压力释放[M].合肥：安徽人民出版社，2009：227.

[5]陈金章.高校办公室人员的职业倦怠现象探析[J].福建教育学院学报，2008，（4）.

[6]卢余群.浅谈高校办公室文化的建设[J].嘉兴学院学报，2002，（2）.

[7]周国模.普及生态理念，建设生态大学[J].国内高等教育教学研究动态，2010，（15）.

[8]韩月娇.高校二级学院行政管理体系建设的探讨[J].北京教育：高教，2017，（Z1）.

[9]左鹏涛.高校办公室工作绩效评价方法与实践研究[D].天津：天津大学，2005.

[10]李苒.高校办公室工作人员周边绩效研究[D].重庆：西南财经大学，2008.

[11]邹波.基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].济南：山东师范大学，2004.

[责任编辑 林召霞]