浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

焦丹琼

摘要：随着科学技术的不断发展，计算机技术为各项工作的存储和记忆提供了方便，其中档案管理工作信息化成为了目前档案管理工作必须要思考的问题。可以说，电子文件的存储和记忆在一定程度上影响并推动着档案管理工作的实施，那么，电子文件对档案管理工作有哪些利与弊呢？笔者结合自己多年的工作经验，浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊。

关键词：电子文件；档案管理；利与弊；影响

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）48-0008-02

信息技术的出现无疑是现代档案管理发展的一次重大机遇，当今时代是一个被称为信息大爆炸的时代，各行各业都在实施创新驱动战略，不管是前沿科技，还是生活的各个方面都要求如此，档案管理工作更是离不开计算机应用技术的发展。良好的管理手段可起到事半功倍的成效，面对复杂多变的群体档案，我们的档案管理员应该认识到多媒体技术辅助档案管理工作开展的必要性，从而提升工作效率。

一、电子文件的概念及特点

（一）电子文件的概念

电子文件是指将信息通过电子设备等多媒体设备进行保存、加工、整理，并可修改、记忆、储存的文件，这种文件可以在网络间进行传递，也可以通过硬盘、CD光盘为载体进行刻录、保存，并形成一整套电子信息网，具有可修改性、可操作性和可删除性等特点。

1.从广义上讲：电子文件一般泛指企业机构、组织团体或者个人进行编辑和形成并存储的电子记录，不同于纸质化的文件，没有纸质化文件的原始性、固定性等特点。电子文件在进行归档前的整理和记录均包含在电子文件的范畴，这使得电子文件的起源和发展以及最终的定稿具有可视性、透明化和可追溯性，符合电子档案的建立过程。

2.从狭义上讲：电子文件特指政府机关、国家省市地区等公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的，具备一定规范化的形成、发展、结果等流程和管理规定，具有真实性、完整性和有效性。此类电子文件的流转具有一定的法律特殊性和保密性。

（二）电子文件的特点

1.电子文件的多样性。目前企业和机构所使用的电子文件的制作和储存方式有许多种，我们常见的有EXCEL表格样式、WORD文档样式、PDF文档样式、JPEG图片样式等，其存储和记忆方式也不尽相同，常见的有CD盘刻录、硬盘（移动硬盘）储存、网络云盘等，这就使得电子文件的形式多样化，有些企业或机构针对同一员工的档案采用一种或者多种形式的记录并储存，方便今后档案管理的再次利用。

2.电子文件的更改性。随着科学技术的发展，越来越多的企业或机构为了方便员工档案的管理，更多地使用计算机存储技术进行统一制作和管理，这就会出现很多的电子文件。电子文件是通过相关工作人员录入而形成的电子信息，具有可更改性，且易于更改，如某小学语文老师在入职前的学历为本科生，入职五年内通过自己的努力学习考取在职研究生的学历，那么对于这名老师的信息就需要稍作更改和调整，而电子文件的可更改性无疑可以很好地支持这种更改和调整工作的开展。

3.电子文件的依赖性。电子文件的存储和记忆必须依赖计算机，必须借助光盘、硬盘为载体进行保存、记忆和传递，在进行阅读和更改时也同样借助计算机甚至计算机网络技术。而电子文件一旦做成就会产生记录，产生的记录也要依附在计算机学科领域，如想要查看某高职教师的相关信息，需要通过计算机进入校内或综合服务系统进行查看，否则无法完成电子档案的阅读和查看工作。

4.电子文件的不稳定性。电子文件借助计算机媒体为载体，如果计算机发生病毒或其他特殊情况时，就會造成电子文件丢失甚至成为无效文件，因此电子文件也有着不可抗拒的不稳定性，加之电子文件的存储位置也受到计算机的控制，所以其不稳定因素稍高，如通过图片形式保存的电子信息，可能随着计算机软件的更新和发展会失效或者损坏，造成电子档案的流失，这也是目前档案管理中需要攻克的问题之一。

二、电子文件对档案管理的利与弊

（一）电子文件对档案管理的益处

1.电子文件的可更改性对档案管理起到了更新的作用。随着企业或机构的不断发展，其内部员工的发展也会发生变化，几年前刚刚入职的某员工，可能通过自己的努力工作赢得了科长的职位，这就要求对这名员工的档案进行随时更新，使得档案管理工作顺应时代的发展。如某学生在校一年时经常打架，学校给予记过处分，随着老师慢慢引导和自己不断完善，渐渐成为了一名优秀的高职生，那么对于学生的管理要投以发展的眼光，对于档案管理工作更是如此，能够不断更新资料成为了电子文件在档案管理发展中起到的重要助力作用。

2.电子文件的多样性决定着档案管理纸质的可代替性。电子文件的形式多样，其内容和纸质文件的内容保持一致，它可以根据企业或技工的需要进行不同形式的存储和记忆工作，方便档案管理员的管理和阅读，在很大程度上完全可以代替纸质文件。纸质文件的字迹可能会随着年代的流逝慢慢模糊，内容也显得不那么完整，而电子文件可能要比纸质文件保存的更久远一些，如想查找10年前这位老师在课堂上的教学水平与当下的教学水平进行比较，电子文件更显的有说服力，因此电子文件的多样性决定着档案管理纸质的可代替性。

3.电子文件有利于档案管理工作的可持续发展。电子文件在某种程度上为档案管理工作人员提供了更多的便利，且随着科学技术的不断发展，人们对于手写文件的使用渐渐淡化，更多的是计算机的存储，而电子文件从制作到修改再到定稿的过程完全由计算机操作，通过一定的计算机软件进行分类汇总，再对这部分电子文件查找和修改的时候，只要打开计算机，输入关键字，就能够很方便地查找和阅读，并进行提取和传递，远远方便于现阶段档案管理工作人员的工作效率，大大节省了工作时间，提高了工作效率。如银行流水的存储和记忆，完全是通过电子形式进行储存和记忆，客户需要的时候很容易调取并打印，缩短了银行工作人员的工作时间和客户的等待时间，使得工作更加高效化、透明化。

（二）電子文件对档案管理的弊处

1.电子文件对档案管理的原始性欠缺。我们在接触一些文件时，似乎都能发现有些文件需要手签，而电子文件很难做到手签，其也就失去了文件的原始性，当然现代科学技术的发展，可以通过手机、平板电脑等进行手签，如银行办理业务的手签形式。因此电子文件在进行保存和管理的优势基础上，似乎没有纸质文件的原始性更加真实有效。

2.电子文件的不稳定易造成档案管理的缺失。电子文件的储存易受到计算机网络技术的影响，其存储环境的温湿度、防磁性等条件制约着其存储要求，如果达不到特定的存储要求，容易造成电子文件所依赖的载体损伤，致使电子信息丢失。另外，由于技术和软件过时，也可能导致电子文件无法读出，这就造成了档案管理工作中资料容易丢失或损坏，给档案管理工作带来了一定的麻烦。

3.电子文件的可复制性影响档案管理的重复性和真实性。电子文件存储于计算机，而计算机具有可复制和粘贴的功能，这就会造成档案管理工作的重复性，甚至有不法分子的进入，将档案资料进行篡改和复制，造成资料的真实性降低甚至为零，因为电子文件需要专业的档案管理人员进行管理，并通过进行加密和分解存储在不同的领域和范围内，这样才能保证电子文件的真实性和档案管理工作的严肃性。

三、结语

总而言之，电子文件有着各种各样的优势，但在享受电子文件优势的同时，更要多关注其弊处，尤其是对档案管理工作的利与弊，更值得每一位档案管理工作人员多关注。在信息技术发展的今天，大多数人更多地依赖计算机技术的应用，为工作提供便利的同时，我们应该考虑其另一方面为我们带来哪些损失，电子文件的输入和形成也同样决定着档案管理的途径和方式，因为电子文件为档案管理提供了便利，而档案管理又在无形中依赖于电子文件的制作，两者相互制约，相互影响。

参考文献：

[1]伦丽卉.浅谈电子文件对档案管理工作的影响[J].才智，2008，（23）：293.

[2]齐小琳.浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].中国科技信息，2013，（05）：84+87.

Abstract：With the continuous development of science and technology，computing is applied to the work and provide convenient for storage and memory of all the work，including file management to the development of electronic information has become the current file management，electronic document storage and memory to a certain extent，affect and promote the implementation of file management，electronic documents for file management what are the advantages and disadvantages，the author with his years of work experience，discuss the advantages and disadvantages of electronic document for file management.

Key words：electronic files；archives management；advantages and disadvantages；impact