试论中等职业院校档案管理工作存在的问题及解决对策

文/田杨

中职院校学生档案是学生在校期间学习及各种社会实践的真实记录，是中职学生就业时主要的考核依据，更是每个学生步入社会的人生履历。因此，做好中职学校学生档案管理工作有着十分重要的现实意义。

一、中职院校档案管理工作 的现状及存在的问题

（一）档案管理意识淡薄，观念守旧

长期以来，中职院校的档案管理工作一直都不被重视，且档案管理工作沿袭原来的管理模式，观念守旧，缺乏创新，造成档案资源不足。因认识不到档案管理工作在学校发展中的重要作用和价值，学校对档案管理工作的意识淡薄，导致档案资源管理较混乱、档案信息利用率不高等问题频频出现。

（二）缺乏档案管理人员且工作人员业务水平不高

个别中职院校还没有设立专门的档案管理岗位，档案管理人员也由其他人员临时配备或兼职。有些档案管理工作人员没有专业知识，也没有经过岗前培训，不能很好地胜任本职工作，对档案管理中的各项工作无法切实完成，档案管理信息化建设、档案信息的开发利用等更是无从谈起，这严重制约了学校档案管理的规范化建设和进一步发展。

（三）档案管理的工作模式较传统，数字化程度低

目前，中职院校档案管理的工作方式还比较落后，大多都是手工方式下的分散管理模式。手工操作需要人工进行抄写，工作量大且效率低，严重阻碍了档案管理工作的建设与发展。传统的管理模式下，技术手段比较落后，检索档案的速度慢，资料磨损严重，不能利用现代化技术对纸质档案进行数字化处理，无法实现档案信息资源的共享。同时，档案管理人员也不能对有价值的档案资料进行有效的开发利用。

二、加强和完善中职院校档案管理的对策

（一）转变思想观念，加强责任管理

针对中职院校普遍存在的档案管理问题，首先要转变思想观念，强化管理档案的意识，将档案管理工作融入到学校的常规工作当中，加强认识程度；其次，学校要根据实际的工作情况设立档案工作领导小组，并制定明确的岗位目标，将档案管理工作纳入到年终的部门考核范畴之中，改变以往管理混乱的现象；最后，学校要加大对《档案法》的宣传力度，可以利用校园网和宣传栏等进行长期宣传，还可通过座谈会、举办展览等形式进行短期的强化宣传，加强教职工的档案管理意识，有效地实施《档案法》。

（二）加强人员配备，提高业务素质

随着中职院校教育教学改革的不断深入，学校对档案管理人员的专业素质要求也就越来越高。中职院校要选择那些具有档案管理经验、责任心强的人员来负责档案管理工作。除此之外，中职院校还要时刻加强培养档案管理人员的业务能力，定期对档案管理人员进行专业培训，强化他们的管理软件操作能力和业务能力，塑造专业化的管理人员。同时，档案管理人员也要进行自我提升，不断加强理论知识的学习，提升自身的业务素质水平，从而提高工作效率。

（三）创新管理模式，加强信息化建设

中职院校档案管理的传统工作模式已不能适应现代化档案管理的需求，因此要改变中职院校目前落后的档案管理方式，可以从以下几个方面入手：首先，学校要创新管理模式。根据中职院校的发展特点，结合现代化的信息技术，实行计算机方式下的集中管理模式。学校可以设立相应的综合档案馆，把学校的各类档案通过档案管理软件系统实行统一的集中管理；其次，学校还应加强信息化的建设。加强信息化建设就是要采用现代化设备，对档案进行收集、整理和加工，将档案信息通过现代化的技术手段转化成电子档案类型的信息，来提高工作效率；最后，中职院校要建立电子档案数据管理中心。利用校园网建立网站，开展网上服务，实现电子文件的自动上传和收集，在实现资源共享的同时，促进管理一体化。

三、结语

总之，档案管理工作是中职院校基础工作的重要组成部分。中职学校只有适应现代化发展的要求，加强信息化建设，做到科学高效的管理，充分体现档案管理的价值，才能为教育的发展和繁荣贡献出更大的力量。