当前科研单位财务报销的乱象及其解决措施

黎清

【摘 要】 2012年，中央八项规定、六条禁令发表后，国家出台了《中央和国家机关差旅费管理办法》《中央和国家机关会议费管理办法》《财政部关于全面严肃财经纪律、严格中央部门预算管理的通知》《因公临时出国管理办法》《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》《国家社会科学基金项目资金管理办法》等一系列的财务管理政策。这一系列的政策都是围绕加强对财务报销以及经费使用的管理方面。在现今科研项目研究层面逐步广泛和深入的大形势下，要求我们从机制和管理方法上着重加强对科研经费的管理。一些科研人员对科研经费管理的若干财务管理政策不熟悉、不掌握，在经费使用上还停留在以前的老观念上面，对现在的科研经费管理存在较大的误解，使得财务管理工作难度加大。本文认为，对科研项目经费实行全面预算管理，加强项目经费使用的监管，将纵向经费和横向经费等其他收支一律纳入单位预算管理。财务人员需对有关的经费管理政策多做宣传，在经费使用上多做指导，为科研人员提供更便捷和规范的经费管理与使用方法，杜绝经费报销中的乱象。

【关键词】科研单位；国家政策；经费管理

一、当前科研经费报销存在的问题

近年来，国家财政对科研经费投入逐年增加， 2014年投入13015.6亿元，2015年投入14169.8亿元（同比增加了1154.2亿元，增长比例8.87%），2016年投入15676.7亿元（同比增加了1506.9亿元，增长比例10.6%）。与此同时，科研经费使用过程中普遍存在信息沟通不足、体系不健全、使用不规范等问题。所以，加大财政经费的预算和报销等财务监管力度，加强科研经费报销管理，提高科研单位财务管理水平迫在眉睫。

1.科研人员与财务人员沟通不足

财务人员在科研经费报销过程中起着承上启下的作用。对上要严格遵守国家有关的财政管理政策，对下要按照国家相关政策对科研人员使用的每一笔经费进行审核和把关。若想每一笔经费使用都合情合理，就需要财务人员和科研人员相互配合和沟通，但在实际工作中财务人员和科研人员的沟通甚少。主要原因：一是单位财务人员精力不足。在财政经费加大的情况下，财务人员的精力都分散在日常的账务处理、各职能部门要求报送的各类报表、应对上级及税务等部门的各种审计、检查等。二是财务人员认知有误。认为科研项目经费预算是项目组编制的，项目经费管理和使用也是项目组的事情。在项目经费不超出预算总额的情况下，经费开支、预算编制均由项目组负责。三是单位财务人员不足。有的科研单位全年预算几千万元，财务人员却只有一名主管会计和一名出纳人员。

2.缺乏完整和统一的科研经费管理制度体系

事业单位的科研经费包括财政拨款的纵向经费和单位与其他各职能部门签订的横向课题经费。由于科研项目有自身特点，因此科研经费的管理和使用既不能趋于行政化，也不能完全依照合同约定。近几年，国家对科研经费拨款加大，也对事业单位科研经费的管理使用相应出台一些政策规定。但是，在实际工作中，由于缺乏完整和统一的科研经费制度体系，在一定程度上导致科研经费使用和管理工作无序、随意的局面，造成财务人员与科研人员的经费报销上存在分歧，降低了科研人员的工作积极性。例如劳务费，一方面，我国现行经费管理办法规定不得列支有工资性收入的科研人员的劳务费，致使这部分人员的人力资本投入无法从科研项目经费中得到合理补偿，直接影响科研成果；另一方面，由于國家对科研经费中劳务费支出的限制性规定，出现课题组成员通过会议、出差、调研等形式支取大量经费，财务人员通常无法判定课题组报销内容的真实性及合理性。这其中也不排除课题组成员通过非课题组成员的亲属、同事、同学、熟人等，变相提取经费的违规行为，导致部分科研人员报销不真实，变通其他“合法”的方式来获取自己的灰色收入。

3.课题负责人对于经费预算和使用不到位

（1）项目编制不合理

项目预算不能全面真实地反映所需的经费支出，缺乏对经费使用的合理考量和分析。在编制项目预算时，往往单纯出于申报科研项目的需要，而不是根据完成科研项目的实际经费需求而如实编制。项目实际执行时，科研经费在使用过程中就会不可避免地出现预算与实际开支偏差大，与总体预算不符等现象。所以课题组抱怨经费“受限制”、“不好花”等，到项目结项前再大幅调账修订。

（2）经费报销过程中不按照编制的预算执行

由于项目预算在申报过程中编制不合理，在实际执行预算过程中不能与申报时的预算相互衔接。在预算执行中，有些项目负责人片面认为，课题经费拨下来后就是自己的，只要把科研成果完成了，项目经费自己想怎么使用就怎么使用。所以，有的课题出现了项目早已通过验收评估，但项目经费依然剩余很多，长期挂在财务账面上，有的历时多年，既造成大量项目经费沉淀，难以充分发挥经费效用，也给未来项目经费申请带来不良影响。有的课题通过签订虚假合同，虚构合作项目，以联合科研等名义，将科研经费转移到其他单位或课题负责人自己的公司，使科研经费脱离本单位财务监督，再由课题组随意支用，用于非正常用途。

（3）固定资产比重大

科研项目财务管理普遍存在“重资金、轻资产；重审批、轻监督”现象。各科研项目之间缺乏统筹协调，各项目购买相同设备，项目执行结束后，很多仪器设备等固定资产大部分处于闲置状态，形成重复购置、闲置、浪费等现象。

二、当前科研经费报销存在问题的解决对策

为进一步规范科研经费管理，可从预算管理、报销制度、奖惩措施、宣传等多个角度出发，完善科研经费的管理和使用程序。

1.加强科研人员和财务人员的沟通

（1）加强科研人员和财务人员的沟通，建立科研信息化体系

科研单位需逐步提高领导者的重视理念，为科研信息化的建设培育良好的文化氛围，对于科研单位而言，科研信息化建设的最终受益者是科研单位自身，而关键环节是帮助其更好地分析科研经费报销问题以及成本和采购问题。因此，在推进信息化建设的过程中，必须不断提高科研单位管理者对会计信息化的认识，加大对经费信息化建设的资金投入力度，只有科研单位领导者意识到会计信息的重要性，才可最大限度地保证信息化的有效实施，使科研单位从中受益，进而帮助科研单位强化并完善会计信息化建设，二者形成良性互动，不断推进信息化建设进一步发展。以科研单位采购成本为例，科研单位可将成本控制公式和各种指标输至会计信息系统中，通过数据对口链接，系统可自动完成数据上报工作；同时，还可以将成本编制模型、调整模型、分析模型和执行模型输入系统。由于这些模型存在于财务管理信息化系统里，可通过科研单位设置的目标设定自动完成成本分析工作和成本控制工作等，还可根据具体成本需求编制滚动预算。通过预算功能的合理设置，科研单位领导层可监督成本控制执行情况，及时根据反馈信息进行管理。

（2）提高财务人员专业素养

科研单位建立科研报销的信息化管理系统，与之相对的就要求财务人员及时更新知识储备，提高专业素养。一方面，科研单位要定期对财务进行培训，着重培育财务知识和计算机技能二者兼备的人才，并结合科研单位的实际情况进行能力测试和道德考量，形成常态化；另一方面，加强科研单位信息公开，建立科研单位财务部门和其他部门的互相监督体系，并及时进行反馈，提高财务人员的积极性。在当今大数据背景下的财务人员，要求其具备综合能力。兼备计算机知识。为了更好促进报销信息化体系的实施，一方面财务人员要不断加强自身学习能力；另一方面科研单位要不断加强其对于会计人员的素质培训，帮助其提高大数据背景下的认识理念，提高其会计信息系统的实操能力。

2.建立完整和统一的科研经费管理制度体系

（1）定期开展经费管理培训讲座，建立科研负责人责任制

及时宣讲财经纪律和规定，比如组建微信群、QQ群，或邮件等形式，将相关政策规定及其变化及时准确地传达给科研人员，及时答疑解惑，指导报销和预算编制。

科研项目负责人是课题的带头人。科研项目负责人不仅要对整个科研项目的落实开展情况了如指掌，还需对科研经费的使用情况负责，建立科研负责人责任制，只有科研项目负责人意识到经费使用的规范性，才可最大限度地保证预算执行的科学性，并按照项目研究的需要，将经费分配至报销项目。在科研项目报销前，财务人员按照项目的预算，依据各申请报销的单据核对原始凭证，只有二者相符才允许其进行报销。这种做法的优势之处在于科研项目的负责人可掌握报销票据的种类，并且对经费的支出方向有所了解。在此基础上，科研单位可不定期组织有关人员学习科研经费报销制度和报销规定，做到经费报销的规范化和透明化。

（2）建立健全科研经费报销制度

建立符合政策的经费报销简约方式。过于繁琐的科研经费管理让科研人员将精力与时间都耗在了无谓的管理程序和要求上，而管理的实质和宗旨是为科研服务，不能让经费报销难度制约科研人员科研积极性，符合政策的简约化报销程序可让报销流程更流畅更简约更容易操作，真正做到管理创新服务创新。

科研单位对于科研项目的支出要建立健全使用章程，明确科研人员使用科研费用的范围和支出比例，保证科研项目报销处于可控范围内，做到有据可查，提高科研人员和财务人员工作效率。

3.加强经费预算

（1）坚持以“为科研服务”为导向，提供协助预算编报服务

经费管理的实质是为科研服务，保护科研人员科研积极性，目的是提高效率。通过提供协助预算编制服务，使项目申报人的预算更为合理，科目运用和经费编制达到最优，以提高经费使用效率，加大项目执行力度。科研人员应给予财务人员更多理解和支持。科研人员不能以“科研积极性受限、报销难”为由违反规定。财务部门也不能以“规范经费管理”为由，过分强调经费管理，人为地将报销程序搞得复杂。

（2）严格按照预算和财务制度进行管理

提高科研经费管理的切实性与灵活性，更好地为科研项目服务。首先，科研人员根据具体实际报销的业务，严格将报销审核程序与预算管理相结合，属于科研项目预算内的经费支出予以报销，预算外的费用开支超范围超数额不允许报销，有效地保证费用支出的合规合理性。其次，通過增加部门审核增强单位财经纪律观、合规用款意识和财务管理水平，加强单位预算的执行力度及质量，使预算约束力有效体现。

由于课题类型多种多样，财务人员不可能深入探究每一笔支出是否属于科研活动，是否属于必要支出，只能以单据为报销和审计凭据，着重审核单据的真实性，以及是否是在预算限额可报销范围内，这就突显科研单位日常预算和财务制度管理的重要性。

（3）依照权责发生制确认横向课题的收入

在实际工作中，科研项目收到合同款项时，应按照会计权责发生制原则确认收入，并将发生的项目支出分摊计入对应项目中。如果依照收付实现制，收到合同款时确认收入，后期发生的支出无法配比，往往会遇到费用分摊记账难等问题。

（4）加强科研项目的预算和过程管理

①实施符合科研活动规律的弹性经费预算管理模式

在坚持全面预算原则基础上，宜一定幅度内允许项目主持人根据项目研究实际需要自主安排经费支出，或者加大后期调整的幅度，或者不过分细化项目内容。

②建立学术秘书（财务助理）制度

为提高工作效率，项目课题组中最好有个精通财务要求的专门人员，以便经费使用合理合规。学术秘书同时承担财务申报等工作，负责项目后勤事务，包括财务报销、安排出差需要的交通和宾馆等相关事项。允许课题组拨出一定比例的经费，支付聘用学术秘书的费用。学术秘书可以是课题组的成员，只是对该人的额外劳动给予一定的报酬补偿。

③建立科学的奖惩制度

科研单位的审计监督部门可定期检查各项科研项目，最大限度保证科研经费使用的科学性，将科研经费如实的落实到工作中。与此同时，审计监督部门可加大惩处力度，对于违规使用经费的情形，审计监督部门不仅要追回科研经费，还要对其加以处罚。对于违规报销经费的科研人员，要对其进行约束，严重者不允许再行申报科研项目，并约束其晋升、评定职称行为等。科研单位的审计监督部门通过加大经费违规报销的惩处力度，进而减少科研经费违规报销的现象，最大限度地保证科研经费报销的科学性和合理性，规范科研人员完成本职工作的同时，科学且合法地使用科研经费。科研单位也可逐步完善考核制度，最大限度鼓励科研人员科学使用科研经费。在项目预算中，应允许项目经费中划出专门比例的经费，用于支付长期高负荷工作的财务人员的劳动报酬。另外，对于把关不严、屡犯财经纪律的人员给予惩罚措施，扣减一定经费。

④适当扩大包干范围

各单位可根据本单位实情，在不违反财经纪律的情况下，制定本单位的费用开支规则。比如，只要经费不超标，允许项目组在规定包干范围内自由支配。

参考文献：

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