事业单位档案管理信息化建设问题的探讨

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菏泽市卫生和计划生育委员会学会办公室

随着当今社会计算机信息技术的不断发展，企业和事业单位档案的信息化建设已经成为了时代发展的必然，事业单位的档案管理工作必须紧跟时代的潮流，与现代化信息科技完美融合，才可以在最大程度上提升档案管理的工作效率，更快速地实现档案信息的资源共享，从根本上推动我国事业单位的经济发展。

一、事业单位档案信息化建设的优势特点

(一)信息储存工作更加便利

与我国事业单位传统的档案管理模式相比较，信息化管理更具备储存便利的优势，事业单位内部档案比较繁多，在管理的过程中需要进行分类整理和存放，传统的档案管理工作既浪费了大量的人力物力，也没有起到高效管理的工作目标，往往会使得信息档案出现流失现象，传统的信息管理主要依靠纸张存留，这也对储存环境提出了比较高的要求，温度和湿度过高过低都会影响纸张的质量以及存放寿命，一旦档案的纸张在自然环境中发生氧化，就会使档案信息出现流失，给事业单位造成不可估量的后果。而合理应用电子计算机技术可以避免这些缺漏，节省人力物力，大大提升了档案管理的工作效率，一台计算机可以对诸多文件档案进行管理，在储存空间上也不需要考虑环境的制约因素，有效延长了档案的存放时间。

(二)档案信息查询更加简便

我国事业单位传统的档案管理模式给信息查找带来了诸多麻烦，档案的排查和审阅都需要耗费大量的人力，档案纸质质量有所欠缺，长期查阅也会导致档案信息的损坏，十分不利于事业单位的信息查询工作。而现代信息化档案管理工作模式能够有效避免这一弊端，在计算机网络系统中，通过关键词检索就可以迅速找到需要查找的档案资料，不仅节约了人力资源和时间，还可以简化档案的审阅程序，有效改善了档案管理的查阅工作。

二、事业单位档案管理信息化建设中的不足之处

(一)信息化管理理念缺乏

大多数的事业单位对档案管理信息化建设的工作重视力度不足，信息化管理工作缺乏专业技术人才，事业单位的领导对档案管理的信息化建设工作投入的人力和资金较少，不能够满足当前形势下事业单位档案管理的信息化建设，严重影响了信息化建设。

(二)档案管理信息化系统不够完善

在我国事业单位长期的发展过程中，主要沿用传统纸质档案管理模式，在办公过程中都是通过纸质形式录入资料信息，这种模式不仅给资料的储存带来了一定困难，还影响了资料的查阅审核效率，近年来，虽然我国事业单位档案管理信息化建设有了一定的进展，但仍旧存在信息系统不够完善的情况，滞留了信息化建设的步伐。

三、事业单位档案信息化管理相关措施

(一)上层领导应该加强对信息化建设的重视度

在事业单位的档案信息化建设工作过程中，领导必须对相关工作内容和进度表示极大的重视，强化信息化建设基本理念，才可以有效保证档案管理信息化的整体进展。专业科研人员应该时刻保证在传统档案管理基础上进行不断的改革和创新，谨慎做出符合新时代发展的具体策略，推出档案便利储存和借阅的相应制度，保障信息的安全稳定性，有效实现资源共享。

(二)信息化建设方向需要不断革新

我国事业单位档案管理信息化的建设研究不能完全摒弃传统管理模式，而是应该在传统管理模式上取其精华，结合单位具体发展需求，确立适合自身发展的信息化建设策略，保障单位档案管理信息化建设工作的稳步进行，只有顺应时代发展的潮流不断革新，才可以有效推动事业单位的整体经济效率。

(三)强化事业单位信息化建设的管理规范

任何一个体系的建设工作都离不开制度和规范的保障，在事业单位档案管理信息化建设过程中，更应该确立完整的工作管理规范，根据事业单位的基本发展情况，制定相应的档案管理制度，促进档案管理工作人员的积极性，促进我国事业单位档案信息化管理工作有序开展。

(四)完善档案管理信息化建设中的基础设施

加强事业单位档案信息化管理基础设施建设是很有必要的，信息化的档案管理离不开数据库的完善，只有强大的数据库系统运行才可以支撑档案信息数据的储存和处理，在信息管理过程中，应该引进专业管理人员对计算机进行维护和管理服务，有效完善计算机基础设施建设。

四、结语

综上所述，事业单位的档案管理信息化是当前社会发展的必然，信息化建设离不开领导的重视和基础设施的支持，事业单位应该引进先进技术人才，在档案管理信息化建设过程中不断革新，寻求适合不同事业单位的发展模式，有效完善档案管理的制度规范建设，将档案管理与现代信息化科技完美融合，促进单位信息资源的共享，为单位的发展提供良好的信息服务，从而提升事业单位整体经济发展效率。

参考文献：

[1]姜华.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].黑龙江科技信息,2016(17):165.

[2]孙铭珠.事业单位档案管理信息化建设的探讨[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集(上)[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院,2016:1.