信息时代档案管理工作面临的问题及措施分析

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一、信息时代档案管理工作存在的问题分析

(一)管理软件存在片面性，不具备普遍通用性

当前随着信息时代的到来，不论是任何种类的信息都采用信息档案的方式管理，但是当前并没有一个统一的软件系统，很多管理软件是不具备兼容性的，甚至换台计算机就无法使用。信息管理是一个比较严谨的操作，软件的使用也需要有一定的规格，这样才能真正使信息管理更加便利。现如今电脑更新换代的速度很快，我们必须有一个固定的管理软件。也就是说不管换了几次电脑，更新了几次版本，我们需要的信息档案都可以在第一时间能够使用。但是，我们现在恰好缺少这样一种严谨的管理软件。很多软件在我们换了电脑或者更新了版本后就没有了，我们还需要再重新去做整理和规划，这样使我们的信息档案管理反而变得没那么方便了。也就使得档案管理的太过于局限，使得档案管理工作具备一定的困难，同时也使得档案中的相关信息无法被最大程度的得到资源利用。

(二)信息档案管理过程中存在安全性和保密性的隐患

在当前信息时代的大背景下，各种文字信息都被处理成了数据信息，以一种无形的状态存在于相关的管理系统中。不同于以往，在传统的档案管理工作中，大部分的信息都是以档案资料的方式以纸质的状态存在，这种情况下，除非档案丢失，档案中的相关信息不会被泄露。但是电子信息时代，掌握电子技术的人太多，我们如果没有一个严格的程序或者保密措施的话，很容易就造成了信息泄露。以前我们可以有一个空间很大的存档点，有严格的管理和查看制度，档案信息也没有那么容易就丢失。而在当前的信息档案管理过程中，由于电脑黑客以及相关病毒的出现，还有很多总有高超技术的不法分子，使得系统中的信息随时可能面临着被窃取的危险，这也就使得档案管理的过程中存在安全性隐患，对我们发展快捷、便利的信息档案管理是很不利的。

(三)缺乏相关的专业的信息档案管理人才

由于信息技术的高速发展，我国的人才设备无法及时的跟进，也就是说，对于既懂信息技术又了解信息管理的人才比较缺乏。时代变化的太快，我们还来不及培养那么多的信息管理人才，它就已经发展的很迅速、很普及了。也正是因为时代的变化速度太快，之前的档案管理工作人员已经慢慢的跟不上信息管理工作的脚步，他们之前所掌握的知识，之前在工作中所积累的经验可能在当前的档案管理过程中都无法发挥作用，而对于这些管理人员的培训又不够到位，使得相关的管理人员缺乏专业知识。没有相关的专业知识，很难将这份工作做好，档案信息管理的严谨性是比较不利的。我们虽然也在培养这方面的人才，但毕竟培养人才是需要有一定的时间的，我们操之过急。这就使得信息档案管理方面出现了一个空窗期，旧的人员还没有跟上时代步伐，新的人才又还没有培养成型。这样一个时期对信息档案管理是很不利的。

二、信息时代档案管理工作存在的策略研究

(一)加强信息化的研究，推动信息化的发展

当今的时代是一个信息化的时代，我们的生活，学习包括工作都离不开信息技术，他为我们带来了高效率的可能，同时，也为我们带来了大容量的可能。在传统的档案管理方式中，由于信息量较大，同时，处理起来比较繁琐，所以就需要花费大量的人力和时间进行处理，那么在这个过程中，就需要投入较大的成本去聘请相关的工作人员。而引入信息技术之后，可以通过系统对信息进行处理，整理，在这个过程中，仅仅需要一到两名信息管理人员就可以造成日常的档案管理工作，可以说，有效的节省了大量的人力开支，降低了档案管理工作的成本。这都充分证明了信息化档案管理的必然性，所以作为档案管理人员，就要接受信息化档案的到来，加强信息化的进程。对于一些管理软件，我们可以统一对他们进行编程，从而使它能够识别出不同类型的信息资源，从而扩大它的兼容性。

(二)建立起健全的档案管理安全系统

针对网络上存在的黑客现象以及病毒情况，信息化档案管理过程中存在着安全性的问题，那么在这种情况下，就需要建立起配套的信息化档案管理的安全系统，要结合具体的系统设置出防火墙等，避免病毒的入侵。对于一些比较机密的文件，技术人员在进行存储的过程中，就要设置出一定的限制条件，像对于特定的计算机进行网络的限制。另外，对于这些信息管理系统也要设置好二级密码，要充分利用起安全密钥。在登录的过程中，采用身份认证，实名制，指纹录入等多种方式进行防备，以防信息的泄露。包括现在我们的电子支付，它也是一个需要有比较强大的信息保护的电子活动。我们在利用支付软件进行支付时，如果没有相应的加密保护措施，很容易会被人盗取密码甚至电子货币。更何况，现在电子支付变得越来越流行，我们必须有一个全面的档案信息保护系统，才能让信息时代发挥它的最大价值。

(三)加强对档案管理人员的培训

对于信息化档案管理来说，当前最亟需解决的问题就是人才的配套问题，当前在档案管理过程中比较具有经验的人，无法适应信息化的管理模式，这也就使得以往学习的知识无法充分的利用。那么，针对这种情况，就需要加强对相关的档案管理人员的培训，提高他们的专业化水平。一方面，可以通过不断招聘优秀的专业人员，引入新的技术流，从整体上提高管理人员的技术水平，相互学习，从而提高管理水平，适应信息化档案管理工作。另一方面，可以加大对当前档案管理工作人员的培训力度，帮助他们掌握信息化档案管理的技术，从而提高整体的专业素养。对老员工的培养是为了能够保证他们也紧跟时代步伐，能够在自己的工作岗位上恪尽职守。也能通过对时代专业技术的学习，让他们的思想觉悟发生变化。而招聘新型专业人士，对这档案信息管理方面是一个巨大的进步，也是时代变化的体现。利用年轻人的专业知识以及新时代头脑，让我们的档案信息管理变得更加严谨和便利。

三、结语

随着信息时代的来临，档案管理面临着新的机遇，同时，也承受着新的挑战，一方面，它给档案管理工作提供了更加高效率的可能，也为现代人们的生活和学习提供个很强大的便利。人们在搜索信息或者寻找档案时都能够有一个很快捷的方式。但与此同时，它也使得信息的泄露困扰着人们。特别是对于一些名人明星来说，更是一种很大的困扰。对于普通人来说，信息的泄露也会对自己造成一种无形的压力，让自己心神不宁，也会对社会治安有一定的影响。现代人面对生活的压力本身就比较重，如果信息还得不到保护，无疑是一种精神上的折磨。因此，为了能够给人们一个稳定的生活和心理，作为信息管理人员，就要努力的去发现存在的问题，并且能够具备一定的洞察力，采取相应的措施，使得档案的管理更加的安全高效。我们甚至可以设立一个信息档案管理的专业，既能够培养人才，又能够提供更多优秀的想法，从而更好的促进我们的信息档案的管理。