试论高校教学档案管理创新策略

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随着高新技术的快速发展，我们已经进入了电子信息技术、网络技术、数字化时代，它们越来越多地影响着人们生活、学习、工作，在新的历史时期，教学档案管理是学校文化的一个重要组成部分，因此，教学档案管理模式的创新势在必行。

一、教学档案管理创新的意义

(一)教学档案管理工作的创新是适应我国社会发展的需要

在当前社会飞速发展的过程中，创新实际上是对于一个事物本身进行发展进步的根本措施，从而达到真正实现与社会共同进步的目的，教学档案管理工作本身是无法离开创新的，只有采取了科学合理的创新措施，才能满足机构在不断发展过程中所提出的要求。

(二)教学档案管理工作的创新是促进档案管理持续发展的保证

传统的教学档案管理是完全借助于管理人员的经验以及习惯进行工作，这种管理模式严重缺乏科学性和专业性，档案人员在更新、流动的时候受到制约，无法适应社会发展的环境；教学档案材料由于大都是书面的，有关信息的可信度和有效性不高。从中可以看到创新在教学档案管理工作中的作用很大，一是有助于实现档案部门的内部信息资源建设，二是促使档案管理水平的增强，三是有效实现档案管理的健康持续发展。

(三)教学档案管理工作的创新是档案管理水平提高的重要手段

现代社会信息化程度加大，各行各业都在利用“互联网+”进行工作，而教学档案管理工作还局限于书面的材料、数据进行储存，如果有需要查询，也只能采取被动的方式进行，这样就削弱了档案的价值。现在不同版本、不同性质、不同形式的教学资料档案随之而来，传统的教学档案管理模式已经不能满足现实社会的需要，只有教学档案管理方法的创新，才能体现教学档案的真正价值，才能实现教学档案管理水平的提升。

二、教学档案管理存在的问题和不足

对照档案事业内在的要求，新时期新常态下人们对档案工作的服务需求，国家、档案主管部门对档案工作提出的标准和规范，我们在思想认识、制度举措以及软硬件设施建设方面还存在不少问题，主要表现如下：

(1)在管理理念上，对档案管理工作的重要性认识不足，重视程度不够。学校领导把主要精力放在教学科研和学校事业发展上面，教学档案工作没有受到应有的重视，认为档案馆能够把教学档案收集起来，保存好，利用时能找到就行了，即使有了档案馆，在人员配备、经费投入、工作场馆安排上，也只能维持现有的档案的收集和利用，对档案创新工作所需要的人力物力还不是很齐全。档案馆工作人员对教学档案创新的重要性认识不到位，由于本身工作任务重，档案人员平时只能忙于档案的收集、整理、归档、录入等日常管理工作，没有更多的精力投入到改革创新中，也就很难在档案管理工作中有所创新，没有创新势必影响档案管理工作整体水平的提高。

(2)在工作机制上，档案信息化建设缓慢滞后，档案人员业务素质有待提高，奖惩不分明，激励机制跟不上。教学档案数据化比例较低，尽管建立了档案目录数据库，但已经数据化的档案占馆藏档案的比例仍较低，电子文件归档未开展广泛，仍停留在较为原始的层面上。教学档案规范化建设水平不高。从硬件设施看，虽然有了档案库房，但档案装具、库房面积、库房阅档办公“三分开”和“八防”方面还是有欠缺，从档案综合管理情况看，归档范围和保管期限也有待完善。另外，档案工作人员中专职的少，兼职的多，尤其是教学档案这一块，在二级学院都是由行政秘书兼职的，兼职的档案人员用于档案工作的时间、精力较少，未经专业培训的也较多，缺乏基本档案专业知识和独立完成业务工作的能力。由于档案人员的意识不强，业务不精导致档案收集不完整、整理不规范、管理不严谨等问题。由于没有实行合理的奖惩制度，做好做坏一个样，做多做少一个样，就算是做好了做多了也没有合理的激励机制，因此档案人员的积极性也随之下降，更不用说提高效率了。

(3)在管理内容上，档案馆虽然收藏有学校的很多教学档案，但是不可能把所有的资源收集齐全，仍然会感到馆藏不足，必须调整，充实教学档案的馆藏内容，提高馆藏质量。传统的档案收集多为事后归档，按年度收集，收集的范围长期一成不变，多为本部门所形成的档案资料。而实际上，一份优秀的教学档案，要想在将来发挥更大的作用，必须最大限度地反映事件的客观过程，内容的丰富性和系统性非常重要。

(4)在服务方式上，传统的档案服务具有被动性的特点，主动服务意识不强，由此也导致档案管理工作的主动性、创新性不强，在单位整体工作中的地位难以充分体现，久而久之，也容易导致档案人员被动应付、无所作为，难以调动档案人员的积极性。缺少与档案利用者的互动交流。学校内部的档案馆，往往把借阅业务局限于单位内部，这样不利于档案信息的交流和档案利用价值的最大化。在没有网络的时代，借阅档案都要凭介绍信来进行操作，不仅费时费力，而且还影响工作效率。

三、教学档案管理创新的策略

(一)管理理念创新

创新档案管理，必须理念先行。长期以来，传统的教学档案管理就是重收集、轻开发，重收藏、轻应用，一直难以得到有效解决，其中最关键的原因就是，无论是单位领导，还是档案管理工作人员，自觉不自觉把档案工作作为单位业务工作的附属，没有真正融入单位业务工作中。新的形势和任务，要求我们更好地发挥档案管理促进业务工作的作用，需要树立以协同发展、主动服务意识为核心的现代管理理念。一是把档案管理全方位融入单位各项业务活动之中，与业务工作协调起来，在档案收集、管理、应用等各方面一并考虑，忠实记录重大教学活动的来龙去脉，保持档案的真实性、系统性、完整性。二是全面加强档案人员队伍建设，一方面要教育引导档案人员树立法制意识、全局意识、服务意识，依法加强档案管理，增强工作的主动性，按照档案管理工作的要求，服务单位中心工作，服务各部门、各岗位档案需求；另一方面，档案人员必须掌握现代信息技术，熟练掌握电子档案收集、纸质档案电子化、网络传输、信息安全等方面的技能，努力提高档案管理信息化水平。加强队伍建设是档案管理创新的基础，适应新的形势和任务，需要夯实队伍的思想基础、能力基础。三是增强档案管理工作的主动服务意识，超前谋划档案收集，及时实施档案开发，积极配合业务部门开展档案利用，甚至引导业务部门充分利用现有档案资源，帮助业务部门补充收集新的档案资源，真正发挥档案管理在业务工作中“以史为鉴”的重要作用。

(二)工作机制创新

教学档案工作作为一项常规性的工作，各项工作制度已经基本完善，目前的问题主要是在制度的落实方面和制度创新方面。要推动教学档案管理创新，仅靠个人的工作热情、工作态度、工作能力远远不够，必须建立健全工作机制，通过工作机制明确工作程序、工作要求、工作标准，形成鼓励创新的工作导向，不仅让档案人员知道做什么、怎么做，同时也让相关业务部门知道怎么配合着来做。通过档案工作机制的建立，规范档案管理流程，明确工作责任和激励措施，调动方方面面的积极性，为教学档案管理创新提供机制保障。一是明确各方责任。教学档案管理绝不单纯是档案人员的事情，各部门各岗位，在档案业务中都有着相应的工作任务：要配强配齐档案人员队伍，特别是要保证档案队伍专业结构合理；为档案工作提供必要的工作条件，充分满足档案收集、分类、开发、收藏需要，特别是保证档案安全的设施、信息化设备等；档案人员，要认真履行档案管理主体责任，落实本单位档案工作计划，高标准做好档案收集、归档、开发、保管、借阅等各项工作，积极参加档案局举办的实地教学培训和网上远程培训，提升档案管理人员的档案理论知识水平和业务操作能力，以创新的精神探索档案管理新途径，以主动融入的态度服务各部门工作。其他部门及其有关岗位人员，也同样是档案资料生产的主体，应当按照档案管理的要求，配合档案人员及时归档，保证教学档案的真实性、系统性、完整性，共同实施教学档案开发利用。二是明确档案管理流程。建立相应的工作制度，通过制度约束每个环节、每项工作内容，确保档案管理工作有章可循、违章必纠。在建立健全制度的基础上，通过宣传教育，引导档案工作人员遵守制度，自觉养成良好的工作习惯，时时处处严格要求，尤其是信息化方面，应当支持档案人员通过新技术的应用实现业务流程再造、服务手段优化、服务内容拓展，更好地发挥教学档案作用。三是激励与约束相结合，加强相关工作制度落实情况的考核与评价，对遵纪守章、业绩突出的，给予表彰，在职称评定、职务任用、绩效工资发放等方面予以体现；对玩忽职守、违反相关工作制度的，应当予以惩戒。

(三)管理内容创新

有目的、有重点、有计划地收集有用的教学档案资源，并对已有资源进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化。对于档案工作来说，要实现丰富性、系统性的目标，就需要在收集环节突破传统思维。一是借力办公平台，推广同步收集。结合学校年度重点工作，及时确定档案收集重点，对重点项目、重点事件，档案人员及时将相关资料进行收集和整理。这样做的好处，不仅能够保证档案的丰富性，防止遗漏重要资料，确保档案的完整、客观，还能够直接实现档案的信息化，减少事后归档的工作量。二是拓宽信息源。围绕重点事件，不仅要收集本单位相关工作过程所形成的档案资料，同时还要收集与事件相关联单位所形成的档案资料，包括事件的源头、协作单位的来往函件及相关工作成果、社会反响等，防止就事论事。随着社会分工越来越细，很多事情都需要协作完成，比如重大科研项目，有的是几个学校联合开展，有的是校企合作开展等，在收集这类事件的档案时，就需要及早关注相关协作单位的工作动态，否则，事后收集就很可能遇到较大的困难。三是加大特色档案收集力度。教学档案工作的涵盖面很广，除了常规的教学档案收集外，还应当对部分具有本单位特色的教学档案实施重点收集，以扩大馆藏教学档案的影响力。对持续时间较长的事件、对本单位影响较大的事件等，应当作为重点收集的对象，在档案收集过程中拓宽视野、仔细甄别，力求做到脉络清晰、内容丰富，这样才能更好地为今后的档案开发、利用奠定基础。

(四)服务方式创新

为单位发展服务、为用户服务，是档案工作的出发点和落脚点。在创新服务方式方面，应当做到以下几点：一是重视主动服务。教学档案资源在宣传教育方面有着独特的优势，与其仅仅被动地满足查阅者的需求，不如主动发挥优势，通过大力宣传档案编研开发成果，能够扩大档案的影响力，进而激发出更多的档案利用需求。从某种意义上来说，这也是档案工作的一种改革。二是扩大业务开放。通过优化档案借阅制度，向非本校人员适度开放档案资源，应当扩大同行业之间的交流，与社会档案馆之间的交流。三是提供网上服务。档案电子化之后，根据档案密级确定不同的借阅范围，对于普通类的档案资料，可以采取网上查阅的方式提供更为便捷的服务。总之，在新的形势下，档案工作的内涵更加丰富，社会公众对档案工作充满期待，亟须工作理念、工作力度、服务方式有新的突破。实现档案管理工作创新，是顺应时代要求，也是档案事业自身发展的必然要求，有必要在重新审视现状的基础上，紧盯社会需求，全方位实施创新实践，以此推动档案事业的全面发展。

综上所述，我们可以看出现代化档案管理工作对于学校的发展有着重要的意义和作用，因此，要不断加强教学档案管理的改革和创新，及时研究解决档案工作中存在的问题，从而提高档案管理能力，促进学校健康发展。