浅议地方高校二级学院科研档案管理工作

■段 红 汤 艳／怀化学院

近年来，随着高校本科科研评估工作的不断加强，使得地方高校对科研的重视程度快速提高。然而，随着科学研究能力的不断提高、服务地方工作的不断加强，渐渐暴露出地方高校二级学院科研档案管理工作的不足，现有的科研档案管理模式已经不能满足迅猛发展的现状。因此，建立适应地方高校科研档案管理新模式具有深远的意义。

一、地方高校二级学院科研档案管理存在的突出问题

（一）思想重视不够，科研材料归档不齐

在地方高校科研档案管理中，思想重视不够，科研材料归档不齐全，这是一个比较突出的问题。各二级学院的管理者档案意识比较薄弱，他们把精力、重心放在教学上，以及科研项目的动员布置、实践活动上，只是把档案管理当成可有可无的辅助性工作，更别提科研档案管理工作了。他们注重科研论文、科研成果的发表、立项以及获奖，对档案管理的法律法规、归档范围、归档程序、步骤一知半解，多数科研档案没有经过规范化的整理，组卷混乱、分类不清、卷内文件不齐全。导致科研档案的收集、整理、归档工作处于分散凌乱的状态，缺乏系统性和完整性。

（二）档案管理体制不健全，科研档案管理人员缺乏专业素养

几乎所有的地方高校都有独立的档案馆，馆舍但各二级学院没有配备专职的档案管理人员。档案管理工作均由兼职人员完成，专业素养参差不齐，百分之九十八以上的兼职人员没有受到过系统的档案专业知识培训，凭借自身的智慧、能力，摸着石头过河，工作效率不高，更没有把全身心的精力投入到科研档案的管理上来，对科研档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等知之甚少，势必对科研档案工作造成影响。

（三）条件简陋，硬件设备严重不足

地方高校二级学院大多没有专门的档案室，缺乏必要的设备，条件极其简陋。如：电脑配置低、没有配备复印机、缩微设备、扫描仪、防盗报警监控系统，除湿机、消毒灭菌机、更有甚者，没有足量的档案柜等。还停留在传统的档案保管模式，纸质档案多，电子档案少，大大地降低了科研档案利用价值，导致使用率低下。

二、加强地方高校二级学院科研档案管理工作的主要措施

（一）提高对科研档案管理的认识，规范管理

科研档案管理是是一项非常有意义的工作，经过档案管理人员科学地组织，精心地维护，保存了科研档案的完整性、准确性、系统性，并充分发挥出独有地功能和作用，服务于当今社会。二级学院的领导要认真学习《中华人民共和国档案法》，熟知法律法规。

各二级学院要明确和落实科研档案管理的职责，完善考核制度，奖惩分明，通过严格的奖惩办法激励工作人员严以律己，努力工作，以调动档案人员的积极性，全身心地投入到科研档案管理，进一步提高档案工作水平。可将科研档案管理工作与责任人的年度考核、职称评定、奖金挂钩，使科研档案管理目标明确、责任清晰、内容具体，做到管理有依据、控制有力度，彻底消除档案管理工作可有可无，形同虚设的局面，积极有效地推动科研档案管理的良性发展。

（二）加大投入力度，改善硬件设施

当前，我国的大多数高校的硬件条件非常好，但是有部分高校在经费的开支上还是存在一定的困难。各二级别学院应真正把科研档案管理工作列入本部门的发展规划中，建立健全与办学规模相适应的高校档案管理机构，落实档案库房、以及管理所需的设备及经费。在现有的条件下，制定出一个切实可行的计划，分批分期逐步进行完善、更新，二级学院档案馆的硬件设施会很快得到改善的。

（三）提升二级学院科研档案管理人员综合素质

一个优秀的科研档案管理员必须是业务过硬， 他的综合素质的高低反映出地方高校的整体管理水平，而二级学院是基础，是根本。所以，要不断强化二级学院科研档案管理人员的专业知识培训，使之能力与学校的持续发展相匹配。二级学院科研档案管理人员应熟知本单位科研档案管理的工作流程，及时规范、督促科研档案的收集、整理、归档、并及时做好档案的编研、检索、移交工作。二级学院科研档案管理员在学校与院部之间起到承上启下的作用，必须除了要有扎实的专业知识，熟练掌握科研档案管理中的技能和技巧，还要有做好档案部门和项目负责人之间的协调服务的能力，以确保科研档案的真实、完整、规范。

（四）加强信息资源全面整合，实现信息资源共享

科研档案作为地方高校的重要资源，是为教学、科研和地方经济发展服务的，只有在广泛利用的过程中才能充分体现其作用和价值。在信息化背景下，科研档案的载体、类型呈多样化迅速增加。科研档案管理人员要主动增强服务意识，充分利用网络信息管理优势，有针对性的，多渠道、多层次的开展科研档案的深加工，编研，提供相关科研档案数据库查询，实现校、地科研档案资源共享。使之成为高质量的科研成果，更好的发挥科研档案的作用，服务教学、服务地方经济。