事业单位档案管理信息化建设思考

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一、事业单位档案管理信息化建设概述

随着时代发展，传统的档案管理方式已经不能够满足于当前的快节奏时代需求了，因此逐渐被淘汰。取而代之的是信息化技术与计算机技术。计算机技术在档案管理中的应用优点就在于管理档案时能够排除其他因素的影响，并对档案进行科学的分组与排序，能够确保在很短的时间内将所需要的档案找出。另外，传统的纸质档案会受很多因素影响而受到损害，严重的可能导致档案内容丢失，造成巨大损失。而信息化技术的应用很好地解决了这个问题。值得一提的是，档案管理的改善方式也并非只有信息化这一个，因此，需要在长时间的应用中对档案管理信息化进行改善，不能一蹴而就。

二、目前事业单位档案管理存在的问题

首先，很多事业单位对其档案管理工作目标缺乏足够的理解，因此在工作中难以做到档案管理标准化、制度化的要求，最终档案管理也失去了其基本意义。其次，档案管理工作人员能力不足，与时代发展不适应，这是当前事业单位档案管理在短时间难以顺利进入信息化的重要原因。最后，部分事业单位档案管理缺少相关管理技术与物资，因此其难以与当前的信息化同步发展。

综上所述，推行信息化技术在事业单位档案管理中的应用迫在眉睫，是有效处理以上问题的途径。

三、推动信息化技术在事业单位档案管理中应用的措施

(一)明确事业单位档案管理的目标

事业单位要想做好常规的工作，获得持续发展，就必须对档案管理工作加以重视。而明确档案管理的目标是其重要前提与保障。事业单位档案管理的目标是对档案进行制度化与规范化处理，保障事业单位的平稳发展。明确这个目标也是推动信息化技术在事业单位档案管理中应用的前提。原因在于传统的档案管理方式已经难以适应当前时代信息化技术的发展，从而制约了事业单位的发展。

(二)以实用网站作为事业单位档案管理信息化的支撑

网站的运用不仅仅能够使档案管理更加信息化、规范化，还能够使单位的工作公开化、透明化，对改善单位形象，增进管理人员与员工的关系有重要帮助。

通过网站将档案再现也是随着现代技术发展而出现的一种新的档案管理方式。事业单位既可以单独建立一个网站，也可以在单位网站里设置链接。两种方式都是可行有效的档案管理方式。但是需要注意的是，不论是何种方式，都需要将档案管理纳入事业单位的统一管理下。主要目的有两个：首先，事业单位对网站的统一管理可以最大化实现网站的价值，实现资源共享，为员工提供便利服务；另外，网站建设必须要保证其安全性。只有将网站管理纳入事业单位管理范畴内，才能最好地保障网站的安全性。

(三)事业单位档案管理信息化需要引进高素质人才

事业单位的档案管理工作地位十分重要，而且档案管理是一项系统的工程，因此有必要引进高素质的人才来担任事业单位的档案管理工作。此处所说的高素质人才不仅仅需要充分掌握计算机技术，还需要能够对档案进行科学有效的分类整理与排序。在网站出现问题的时候，还需要能够对网站进行修复，时刻保证档案在事业单位网站上的共享，为事业单位的发展提供保障。

(四)以数字化作为事业单位档案管理信息化的载体

信息资源的数字化作为事业单位档案电子信息化的前提条件，和以往的纸质信息存在根本性的差异，是档案管理的最新手段，是档案保存的一次信息革命。把档案信息化管理，需要有效利用互联网最新科技，将事业单位的信息资料转化为数字信息，继而在计算机中用互联网管理保存。相关负责人员利用互联网技术，系统性地搭建整体数据库，以及个性化地整合、修改、发布数据，对事业单位的服务将更为便利。在整合、分类过程中，要将主次内容分清，突出重点，以内容和性质作为划分的根据。档案管理的信息化要在数字化的同时，结合传统，而不是消灭纸质化管理，两者应当互补，和谐共存。

(五)科学规范事业单位档案管理的信息化

与传统纸质实体档案的管理过程一样，事业单位档案管理信息时代也需要进行系统地科学规范。档案管理信息化的规范性是考察管理工作是否符合时代要求的重要标准之一。目前，在有关部门的引导下，事业单位应当落实国家的管理标准，在结合本单位实际状况的同时，建立健全规范系统的管理体系。

(六)引进高素质档案管理信息化人才

作为具有复杂性的长期工程，事业单位档案管理的信息化急需综合素质高的人才，不仅要对档案管理的整合、分类、保存等专业知识有充分了解，还要精通互联网高新科技，能够构造完善的事业单位档案数据库，为事业单位的档案管理需求提供最好的信息服务。因此，事业单位急需创造条件，在招聘过程中引进档案管理信息化的高素质人才。

四、结语

在当今经济飞速发展的背景下，传统事业单位的实体性档案管理阻碍了事业单位的规范化管理。为了适应时代的进步与发展，对当前事业单位档案管理中存在的问题，事业单位应当充分重视，将信息化技术引入到事业单位的档案管理中，让档案管理的数字化与信息化同步发展，高效处理事业单位档案管理工作，促进事业单位的规范管理。