如何实现高校文档一体化管理

朱家芳 彭翔

摘 要：随着生活节奏的加快，随着科学技术的不断提高，高校文档一体化管理应运而生。目前在高校文档一体化体系建立时，学生、教师、招聘单位等各个群体对文档查阅、检索资料的需求也在不断提高。基于此，为了有效进行高校文档一体化体系的良好建设，发挥现有网络科学技术的使用优势，本文主要详细分析了文档一体化管理的重要意义，文档一体化管理存在的问题，以及同时对优化文档一体化管理水平的改进策略进行了相关探究。

关键词：文档一体化；文档管理；文件处理

受到我国现如今生活节奏加快的影响，各高校在文档管理方面各个群体对查询资料的需求日益增生，而在科学技术飞速发展的背景下，在高校文档管理中，对管理人员的要求越来越高，对文档分类管理、快速检索、实时查询等的要求也逐渐增加，从而高校文档管理一体化管理在这样的时代背景下诞生。对此，若想建立有效的统一的高校文档管理一体化的体系，应当深入切实于高校的文档管理现状及发展趋势的探析，以针对性的解决高校文档一体化管理的各种问题。

1高校文档一体化管理意义

1.1符合社会发展的客观需求

文档一体化管理使学生自身、在职教师、用人单位等社会各方面在查阅自己需要的资料时，可以更加方便、快捷、高效地检索到符合自身需求的材料。例如，文档一体化可以使学生随时查阅自己的成绩、个人信息、所学资源，也可以使教师查阅学生的总体发展趋势，进行总结性评价，从而使师生互动，形成良好的教学反馈。又如，文档一体化可以使招聘单位查阅到所聘学生的在校成绩、活动记录、获奖记录、教师评语等等直接全面的信息，从而确定招聘对象，从另一方面来讲又可以使学生提高就业率，提高就业质量。因此，文档一体化符合社会各方面团体的客观需求。

1.2提高档案管理工作效率

如今生活节奏的加快，在高校，学生、教师等群体对信息需求的增多，传统文档管理已经不能满足繁重的检索任务。文档一体化管理的应运而生，高效精确的解决了这个棘手的现代化问题。文档一体化管理将传统文档管理和现代信息技术结合起来，减轻了文档管理工作人员的繁重工序，方便了信息需求者的查询过程，增强了文档信息的存储时间，提高了信息查询的可靠性和快捷性。文档一体化运用现代网络技术，使查询更加快捷化，使管理更加便捷化，提高了档案管理的工作效率。

1.3实现资源共享

传统的文档管理，使各个高校之间信息阻塞不通，交流不足，但在如今信息交流需求如此发达的今天，仍使用封闭管理的传统文档管理模式显然不足以跟上时代的步伐。文档一体化的实施，使信息变得透明化，资源变得共享化，使文档管理提升了一个时代的差距。现代信息技术和互联网的加入，是文档一体化的特色，为文档管理增添了一个新的平台，使资源分配合理化、平均化，使资源信息透明化、共享化，提高了不同的使用者在不同地域同时查询到相关信息的可能性，减轻了信息检索的繁琐性，为各个使用者群体的信息查询和管理提供方便。

2高校文档一体化管理存在问题

信息公开主体多元化：文件为主的现实信息和档案为主的历史信息，构成如今高校信息的公开资源的主要内容。在如今已有的文档管理体制中，两个不同的管理主体在信息公开时，文件和档案分别形成了两条不同的信息公开主线。虽然如今我国部分高校还有档案室机构的存在，档案管理仍存在于高校的日常工作运行中，但传统文档管理与现行文档管理的区别还是会对文档和档案分门别类的工作产生重要影响。因此，文档一体化管理产生的信息公开主体多元化，降低了信息公开的效率，增加了高校信息公开工作中协调统一方向上的难度。

3高校文档一体化管理实现途径

3.1保存电子文件元数据

随着高校文档一体化与现今科学技术越来越紧密的联系，在高校文档管理中，保存电子文件的元数据显得尤为重要。先说元数据，就是指数据的数据，指文件数据中的特有结构和文章上下关系。在传统文档管理中，复印存档、打印文件资料等是保存元数据主要方式。但在电子数据中，其元数据存留在原始文件数据中，并不具有单独存在的形式，因此如果元数据脱离原始文档，就无法恢复或准确读出原始数据。由于计算机更新速度的加快，电子数据的元数据更新速度也应跟上其更新的步伐，这就需要文档管理人员及时频繁的更换最新的文档保存载体，例如硬盘、U盘等。

3.2规范文档一体化管理体系

由于现在的文档管理方式的变更，从前的文档管理体系不在适合现在的发展脚步，因此建立文档一体化管理的统一发展体系显得迫在眉睫。纸质文档的处理方式比电子数据的处理方式显得复杂繁琐，但为了文档管理的一致性和统一性，纸质文档的流程与电子数据的处理流程却要同步进行，这就需要如今的管理部门加强对工作人员思想观念的转变，技术的更新支持，人才的培养和统一的制度化的规范建设。建立文档管理一体化的统一管理体系是文档管理一体化发展的重要保证和前进方向。

4结语

综上所述，文档一体化符合社会各方面团体的客观需求，合理运用现代科学技术，使查询快捷化，管理便捷化，增强了档案管理人员的工作效率，合理平均地分配资源，让信息变得透明化、变得共享化，增强了使用者同时查询到所需信息的可能，减轻了信息查询任务的繁琐性，为各个使用者群体的信息查询和管理提供方便。现如今的文档一体化管理还存在许多不成熟，例如信息公开主体多元化，信息公开业务标准不统一等问题。而在步步探索中，逐渐发现保存电子文件元数据可以使文档及时更新，存留时间更久，更精确，还有规范文档一体化管理体系等解决途径。

参考文献

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