高校设备全生命周期管理模式的理论构建与实践探索

田 鹏, 落巨福

(天津师范大学 国有资产管理处, 天津 300387)

在充分发挥使用效益成为高校设备管理主要目标的背景下,国内学者和高校工作人员对设备全程管理[1]、精细化管理[2]、动态管理[3]及TNPM[4]等管理理念和模式进行了理论研究和实践探索,全生命周期管理是众多理念中在高校管理实践中应用度较广的一种管理模式[5-6]。构建适合高校实际的设备全生命周期管理模式,一方面可以借鉴并运用企业的“流程管理”与“全生命周期管理”理念[7],另一方面可以参照部分高校已经实施的同类管理模式。但由于各高校在办学规模、学科属性、管理理念和传统机构设置等方面的差异,设备管理机构的部门归属、名称和职能范畴也不尽相同[8],因此如何将企业理念和兄弟院校管理模式的他山之石在高校中引进、内化并有效实施,是高校提高设备管理实践中要不断探索的问题。

1 构建高校设备全生命周期管理模式的理论基础和技术路线

从固定资产管理角度,设备分为通用设备和专用设备两大类,在使用方向上分为教学、科研、行政、生活、生产、技术开发、社会服务和其他共8个方面,从价值上可分为一般设备和贵重仪器设备(单价≥10万元)。不同类别、不同使用方向,不同价值以及不同经费来源的设备,其管理目的和要求不尽相同,在不同的高校中设备管理模式呈现多样化。

构建设备全生命周期管理模式的核心是实现设备管理系统化、规范化和信息化的动态管理过程。在系统论的视角下,设备全生命周期管理模式是设备管理主体在统一的目标下,通过规范流程和完善运行机制对设备实施“从生到死”的管理过程,关键是在管理流程各环节之间实现设备管理主体的信息交流并构建反馈机制。构建设备全生命周期管理的技术路线是:在了解当前高校设备管理及其存在问题的基础上,切实制定管理流程并明确不同环节上的管理主体,进而规范形成设备管理的标准信息,通过制度建设实现信息交流、形成反馈机制。

2 高校设备全生命周期管理模式的实践探索

天津师范大学国有资产管理处作为学校的设备管理职能部门,在确保学校仪器设备完好的基础上,以充分发挥设备的使用效益为目标,根据高校设备管理的有关规定,多年来持续对设备的系统化管理[9]、配置管理[10]、采购管理模式[11]、维修[12]和开放共享[13]等进行了研究和探索,总结形成了构建设备全生命周期管理的经验和研究成果,并将不同阶段的研究成果应用到实际工作中,逐步实现了每台设备从申请立项、论证审批、采购安装、验收上账、使用维修、效益考核、调剂调拨到报废处置的全生命周期管理模式(见图1)。并在完善“天津师范大学资产管理数字化平台”和开发“天津师范大学采购管理系统”的基础上,将这两个平台进行对接,初步实现了全生命周期的信息化管理。

2.1 切实制定设备管理流程

高校设备管理系统的要素包括申请、论证、审批、采购、验收、上账、使用保养、维修、处置以及效益考核[9],这些要素即全生命周期管理的内容。按照设备“从生到死”的顺序,结合学校实际规范了管理流程,将设备管理明确划分为申请立项、论证审批、招标采购、验收上账、使用维修、效益考核、调剂调拨和报废处置共8个环节,40个节点。每个环节包括3～6个不同的节点(见图1)。

图1 仪器设备全生命周期管理模式结构体系

2.2 规范管理指标形成标准信息

通过梳理设备管理流程各环节、各节点的实际工作内容,提取出设备全生命周期管理的9项主要指标,包括:A-预算清单(含名称、价值、数量、生产厂家、品牌型号和经费来源)；B-技术规格；C-用途(使用方向和开放共享)；D-预期效益(使用机时、成果产出和培训人员)；E-放置地点及安装条件；F-使用人(操作或管理人员)；G-使用效益(设备的考核结果)；H-运行费用(使用过程中的维护、耗材和维修费用)；I-合同信息(供应商、质保期和与预算清单内容对应的合同清单)。

管理流程的各环节与9项主要管理指标有不同程度的相关性(见表1),即各环节的管理主体都通过分析这些指标的具体内容来实施管理。因此,将管理指标的内容表述进行规范,形成含义唯一、表述科学准确的标准信息,从申请立项到报废处置,每个环节都统一使用标准信息,奠定信息交流和反馈的基础。

2.3 明确管理主体及其职责

在表1中使用人与设备管理流程的各环节相关,故将其确定为设备管理主体,即校内所有设备的使用人和领用人为设备管理的具体责任人。使用人所在的设备使用单位,是设备管理8个环节的主体管理单位,承担设备及其使用人的日常管理。国有资产管理处作为学校设备主管单位组织落实设备论证审批、验收上账、使用维修、效益考核、调剂调拨和报废处置等环节的管理职能,是这6个环节的主管单位之一。财务处具有审核和监督设备上账及报废处置的职能,确定其为验收上账和报废处置环节的主管单位之一。招标采购管理办公室负责组织设备的采购执行、监管安装和验收工作,是采购安装及验收上账环节的主管单位之一。

表1 设备全生命周期管理基础信息表

注:表中A—I代表的内容与文中2.2所代表的内容一致。

2.4 完善管理制度

在天津师范大学国有资产管理办法(试行)的基础上,通过修订和完善学校固定资产配置管理、实验室设备管理、办公设备配置以及采购、验收、上账、处置等管理制度和实施细则(见表1),形成了覆盖管理流程各环节的内部反馈机制,为设备全生命周期管理体系整体运行和发挥作用提供了保障。

2.5 构建信息化管理基础上的流程和反馈机制

在完成规范管理机制和标准信息建设的基础上,将原来独立建设的“采购管理系统”和“资产管理数字化平台”进行对接,进而建成了设备全生命周期管理系统。同时,主体单位通过管理系统将设备管理指标规范录入,形成数据库,供全生命周期管理各主体使用,全面实现设备管理的网上办公,其具体内容如下:

(1) 申请立项。使用单位根据需求调研后,通过采购管理系统申报采购计划,内容包括预算清单、技术规格、用途、预期效益、放置地点及安装条件、运行经费和使用人等指标。必要时项目使用单位需进行内部论证,确保设备购置的必要性和可行性。

(2) 论证审批。单价或批量预算金额≥10万元的设备购置项目由国资处组织专家进行论证,论证通过后再提交学校审批,审批后方可形成购置计划。论证不仅对申请立项的各项指标进行复核,而且对使用单位的发展规划、工作任务以及校内同类设备的数量和使用效益等进行综合分析,形成综合性的论证建议提交学校审批。审批结果通过采购管理系统反馈给使用单位和招标采购管理办公室。

(3) 招标采购。凡通过国资处或学校审批的采购计划,招标采购管理办公室方可按照采购制度实施采购,并形成规范的合同信息,通过系统反馈给使用单位和国资处。

(4) 验收上账。在使用单位和国资处共同完成实物验收后,使用人在“资产管理数字化平台”中核对“预算清单、技术规格、用途、预期效益、放置地点及安装条件、运行经费和合同信息”等指标,并申请上账,国资处资产管理科确认无误后确认上账。

(5) 使用维修。使用人按照合同中的相关条款和设备技术说明书的内容,定期对设备进行保养和维护,出现故障后及时报修,国资处负责审核维修计划,单次预算金额达到10万元的大型仪器设备维修,需组织专家进行论证,维修供应商按照政府采购规定确定。维修完成后在系统中完成维修记录。

(6) 效益考核。由国资处按学年组织实施,每学年的“使用效益”录入系统,作为各单位实施管理的依据。

(7) 调剂调拨。校内调拨由调入和调出单位申请,国资处审核同意后网上办理；校外调拨需由学校审批后执行。

(8) 报废处置。使用单位通过对设备技术规格、用途、使用效益和运行经费等指标进行综合判定,确实没有使用价值的设备可提出报废,大型仪器设备需进行论证,通过后方可报废。国资处履行学校审核职责并向上级主管部门申报。

3 结语

实践运行证明,系统化、规范化、信息化基础上的设备全生命周期管理可明显提高高校设备管理的工作效率,节约人力成本,同时对提高设备使用效益具有一定的促进作用。在此基础上,作为设备主管部门,需要加强校内设备全生命周期管理意识的宣传,并加强设备管理队伍建设,切实制定办公设备、教学设备和科研设备的配置标准,在系统化管理的同时确保不同使用方向设备管理的科学性和可行性。要不断完善全生命周期管理过程中的主要管理指标,及时进行调整,优化系统的功能。另外,在实现“采购管理系统”和“资产管理数字化平台”有效整合的基础上,要完成与学校财务管理平台的对接,使设备购置预算的前端管理与财务预算管理结合,后端设备账与财务账管理结合,全面提升设备的全生命周期管理水平。