社会保险档案管理模式创新问题及策略探讨

翁凌燕

摘 要：社会保险档案管理工作在保证参保人员合法权益，维持社会和谐稳定等方面具有重大意义。而当前的社会保险档案管理工作还存在一些问题和不足，需要相关人员加以分析，创新社会保险档案管理模式，解决存在的问题，提升社会保险档案管理工作质量和水平，促进单位的工作开展。

关键词：社会保险；档案管理；模式创新

1 引言

社会保险是国家和政府制定的为丧失劳动能力、暂时失去劳动岗位或因健康原因造成损失的人口提供收入或补偿的一种社会和经济制度。在改革开放进程中，社会保险是对群众进行身体和财产保护的重要措施，是保障民生的重要手段。对于劳动和社会保障中心来说，社会保险档案的管理是工作的重点，因为社会保险涉及到的内容很多，也很复杂，给档案管理工作带来一定困难。

2 社会保险档案管理工作的重要性

一方面，社会保险档案管理工作是保证参保人员合法权益的基础，使参保人员维护自身合法权益的凭证。社保关系到民生，涉及到的范围很广，专业性也很强，社保档案记录着参保人员的基本信息，也记录着保险发生的过程，诸如社保关系转移、参保缴费记录、待遇享受情况等，是参保人员享受社保待遇资格的核定凭证。另一方面，社会保险的档案管理关系到社会的和谐稳定。社会保险档案是民生档案的重要组成部分，关系着千家万户的利益，因此社会保险档案管理工作的质量和效率，关系着广大参保人员的切身利益，社保档案管理工作一旦发生问题，必然会对参保人员的利益产生影响，进而对社会稳定造成威胁。

3 社会保险档案管理中存在的主要问题

3.1管理形式不统一

鉴于社会保险档案管理工作的重要性，鉴于社会保险档案管理已收到多方面的重视，但在实际工作开展中，并没有取得预期的效果。最为明显的问题就是没有统一的管理形式，管理工作的规范性不强。社会保险业务在受理和创建过程中，需要涉及到大量的业务资料，这些资料不可能由一个部门完成，而是由多个部门合作提供的，需要多个部门之间的协同工作，有时还可能出现工作内容的重复，这样不仅降低了鉴于社会保险档案管理工作效率，也造成了一定的资源浪费。

3.2管理的专业性不强

传统的档案管理模式是利用纸质档案进行管理，但这样档案的丢失和损坏可能大大增加，天气湿润会造成档案发潮，天气干燥则有可能引发火灾，这些会造成纸质档案不可挽回的损坏，给档案管理增加了难度。而现在随着信息技术的发展，电子档案逐渐代替纸质档案成为档案管理的主要形式。但很多单位对于信息技术的应用还不广泛，尤其很多单位的保险档案非常多，工作量重，难以及时将传统的纸质档案转换成电子档案。而且档案管理的信息化管理制度还不明确，导致管理内容混乱、模糊、不准确，长期以往出现档案丢失、损毁等问题，影响鉴于社会保险档案管理工作的开展。另外就是社会保险业务的飞速发展，对于档案资料的需求也越来越大，也进一步增加了档案管理的难度。

3.3管理方式落后

现有的档案管理方式并没有全部落实，很对规章制度的实施存在漏洞，影响鉴于社会保险档案管理工作的开展。而且部分单位尤其是基层单位的档案室的基础设施建设不足，容易出现档案丢失的情况。另外电子档案还涉及到档案网络安全的问题，因为很多文件没有特殊的字迹或签名方式，录入电脑后都是统一格式，因此容易被篡改，也存在泄漏的危险；单位的档案管理系统一旦被人攻击也会导致档案数据的丢失或被篡改，存在很大的网络安全隐患。

4 新时期社会保险档案管理模式的创新策略

4.1健全档案管理体系

新时期对于社会保险档案的管理，首先要根据时代发展的特点，以及社会保险档案的特点，完善档案管理制度。社保单位要根据本单位的工作内容，制定详细的档案管理规章制度，划定明确的档案管理内容，确定社会保险档案管理的改革方向和优化策略；制定严格的档案管理工作内容的收集、归纳、整理和划分标准，保证提供的社会保险资料准确真实；开展档案管理的法治化和标准化建设，完善档案管理相关的法律法规，确定社会保险档案管理部门的管理职责和范围，将责任明确到个人和岗位，方便在出现问题后追责。其次要建立严格的管理标准，社会保险档案管理应朝向科学化、制度化、标准化和规范化方向发展，因此要制定科学的管理方式，适用严格的管理标准。比如对于社保档案的收集、文献归档、信息整理和储存、运用、档案转交等，都建立严格的标准和规范，按照档案类别、内容、载体等的不同，制定不同的保管期限和归档位置等。

4.2加强信息化建设

在新时期要借助信息技术和互联网技术，在档案室配备先进的计算机和硬软件设备，建立单位内部的社会保险电子档案管理系统，一方面实现对现在社会保险工作和参保人员档案的电子化管理，同时要保证电子档案的网络安全；另一方面，实现对单位过去社保工作留存的纸质档案的转化，转换成电子档案，对内容进行整理和备份，防止资料丢失、损毁等。还要加强对于档案信息搜索的信息化建设，提高档案资料的收集速度和查询速度，加快社保业务的办理。另外，还应与其他部门和地区政府的电子系统进行联合，形成覆盖全国的社会保险档案管理信息系统，加快信息共享和流通，进一步加强社保工作的效率。

4.3提高管理人员素质

创新社会保险档案管理工作，还要注意加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理人员的管理水平。第一，在面向社会招聘时就注意招收有一定计算机背景的高水平的档案管理专业人才，进行岗前培训；因为社保单位是事业单位，人员由政府系统统一招聘，要尽量避免招聘非专业的人员进行档案管理工作。第二，加强对现有档案管理人员有关社保资料收集、鉴定、归档、整理和存储、检索等工作的培训，邀请专家举行社保档案管理知识讲座，或者为管理人员提供外出交流学习的机会，同时与其他社保单位交流最新的社保档案档案管理工作模式，学习其他社保单位的先进经验。第三，组织培训后考核活动，与奖惩机制相挂钩，联系人员的绩效考核，以促进档案管理人员的积极性。

4.4重视创新管理

社会的持续进步，单位也在持续发展，社会保险档案管理工作内容也在逐渐丰富。因此要重视对于档案管理的创新。比如坚持对于档案管理的统一性，将档案管理工作的领导、单位、机制、监管和指导工作等都做到统一标准、统一规范、统一内容，减少不同单位之间由于社保档案内容或格式或载体等不同带来的转交工作上的难题，這样不仅可以最大化实现社保档案的价值，而且也能提高地区和单位之间社保工作开展的效率。

5 结语

社会保险档案管理对于社保单位工作的顺利开展具有十分重要的意义，也是推动社会社保事业发展的关键。因此在信息化水平稳步上升的新时期，单位要结合信息技术，实现社保档案的信息化、规范化、标准化管理，确保社会保险档案管理工作的有效性。

参考文献

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