关于事业单位档案管理的创新

黄佳玮

摘 要：经济的发展对于社会的影响是巨大的，并且这种影响会愈发加深，在社会领域的改革中，社会市场对人才的需求也很高。档案是一种重要的信息资源，对于一个长期发展的单位来说，是一个特定的参考资料。稳定的单位可以促进它的发展。在信息时代，档案室逐渐实现现代化和信息化。根据以上的情况，本文从档案管理中存在的一些问题来研究，希望可以改善事业单位的档案管理情况，从而合理有效的管理档案。

关键词：事业单位 档案管理 财政局

事业单位的文件是长期发展中所需要的重要资源，不仅关系着公司的发展和成果，还有许多社会信息和历史信息。在信息化时代，文件管理是采用收集、整理信息的方法。需要在做好工作的同时，利用自己的先进理念来持续改善，进而使财政界有很好的保障。

1 有关档案管理中存在的安全隐患

1.1管理人员对于档案管理不够重视

目前很多事业单位还没有意识到档案对于单位有多重要，甚至在组织管理工作中也无法看重人事档案管理这份工作。事业单位的档案不同于一般企业，事业单位在档案中涉及国家机密信息，所以在实施企业信息化时，我们必须重视档案管理的档案安全问题。但是在目前的档案管理工作中，档案管理人员的管理工作还不是很认真。如果档案管理人员没有及时地对档案进行整理很容易致使档案不完整，而有关部门如果来查阅，会造成一定的影响。甚至某些单位的高管也对此十分地忽视，此外，很多事业单位的档案管理人员没有学过这个专业，没有专业基础。这些人对于档案管理十分的茫然，而在进入单位后，也并没有足够专业的人给他们进行培训，他们对于这个管理只会是一无所知。而恰恰就是如此，他们犯错的几率就会非常高。

1.2管理模式具有缺陷和不足

档案管理质量的好坏程度与其管理模式有着很大的关系，话虽然如此，但是目前很多单位的管理模式存在很大的缺陷和不足，其中基层单位的管理模式有着更大的漏洞。而现在社会对于档案的多方面需求，这些单位是难以应对的。在新时代的情况下，其更不能提高档案管理的质量。而管理档案一定要有特定的检索系统。档案资料检索按照检索的方式可分为两种，手工检索和计算机检索。最有效的检索工具是计算机。虽然人们知道计算机的检索速度非常快，但仍有许多企业使用手工检索。这会造成一系列的错误从而变得缓慢，使得一些文件不能在一定的时间内完成并收回档案中，而且还会大量的耗费人力成本，严重影响档案工作的效率。

1.3沒有正确的利用档案

档案管理的工作内容不仅包括对档案资源的收集、整理和保存，还包括对档案资源的开发与利用，并且只有充分利用了这些档案资源，才能体现出收集、整理和保存的意义，在财政局中，其拥有许多的档案，但是他们并没有把这些档案进行最大化的运用，使这些档案失去了其原本的功能，只是长年累月得躺在那里。还有一些单位对于档案的利用只存在于一些肤浅的工作，并没有充分发挥档案独有的作用。

2 如何解决档案管理中存在的问题

2.1提高的档案管理人员的基本素养

对于财政局的档案管理人员要强化培训，要求他们负责档案的收集、整理、保存、鉴定、统计和提供使用人员，这是基层档案服务人员最直接的职业要求。只有提升档案管理人员素养和档案管理能力才能确保档案管理工作有序开展，不然都是纸上谈兵。对于目前档案管理人员很多都是经转岗而来的现象要进行改变，缩小档案管理人员的档案管理水平和管理素质与档案管理工作的差距。所以在人力资源管理创新的过程中，事业单位要以一个专业管理人员的要求来衡量应聘人员，即在聘用管理人员时，要将管理素质作为最主要的考核内容，同时通过周期性的培训来不断提高管理人员的综合素质和管理水平，也要适时地进行鼓励和嘉奖，以不断提高管理人员工作效率和工作激情。在事业单位管理人员的工作交接的过程中，一定要做出严格的规定，当管理人员由于一些原因要离开的时候，要做好交接工作。并且要求人员留下自己的联系信息并保持联系，以便单位在以后的工作中发现问题还能及时纠正错误，这对于单位的发展和档案管理工作的提升也是有重大促进作用的。

2.2档案管理中的创新思维方式和思路

为提高在新时代中档案管理的重要性，财政局对于档案管理工作必须要给予最高的重视程度，并且彻底消除档案管理工作没必要存在的误解，应该将档案管理考虑成是财政体系中重要的组成部分。只有建立起档案管理机制，发挥积极作用，才能更好地适应现代管理的需要。从现在来看，我国的技术和设备对于管理档案这个工作还过于稚嫩，所以在真正的工作中会有很多的缺陷和失误。但是如果我国能够引进国外或者自己开发更加智能和便捷的设备，一定会使我国事业单位的发展速度加快。要想全面实现信息交流，档案管理需要网络通信、软硬件系统作为重要支撑，进而完成档案资源的传输、使用、加工、储存以及收集等工作。而成立事业单位档案信息网站又是十分有必要的，档案信息网站的建立和完善是事业单位档案管理工作中经常使用的一种重要手段。当今时代资源共享对于提高工作的效率是十分有利的方法，信息化可以为管理人员方便又快捷地提供资料。对于财政局及其他事业单位，建立一个信息网站是当前有必要的开发项目，信息网站的开发满足我国的相关规定，在保证资料内容的安全下，合理的开发档案信息网站对档案利用是十分有利的。因为我国法律对事业单位文件档案管理工作有着明确规定。

2.3最大程度上的运用档案

在财政局中，要重视档案的作用，合理利用档案，充分发挥档案的作用。现在我们都处于一个信息化的时代，在任何时候都需要档案信息。各事业单位要根据单位自身的情况为单位量身定制最为合理的信息化建设方案。档案管理的信息化建设是在大时代中必须崛起的，这是档案管理必须经历的一个改革，正是因为这样，才要按照自身条件去改革发展，不能一味地抄袭和跟风。

3 结语

在财务局里，要加强档案管理制度的建设。有效培养和管理专业的人才，提高员工的综合素养的知识和理念，让员工有先进的意识和社会服务观，对于档案管理工作要有正确的观念。员工也要自己学习档案管理有关的知识来充实自己，对于管理当中容易出现的问题财政局要有合理的解决办法，为经济的卓越发展做出贡献。只有这样，才能优化档案管理制度，进而提高档案管理质量。

参考文献

[1]王宏霞.如何进一步规范档案管理工作[ J].黑龙江档案，2016（01）.

[2]张晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相关方法[J].科技传播，2015，7（21）：142-143.