浅议基于PDCA原理下医院院内采购中内部审计的增值作用

苏昱霖

（电子科技大学医学院附属肿瘤医院，成都610041）

1 PDCA的管理理念及在医院院内采购审计中的运用概述

1.1 PDCA循环原理

PDCA是单词Plan（策划）、Do（实施）、Check（检查）和 Act（处置）的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，循环不止地进行下去的科学程序。P策划：根据单位要求和方针，为提供结果建立必要的目标和过程。D实施：实施过程。C检查：根据方针、目标，对过程和产品进行监视和测量，并报告结果。A处置：采取措施，以持续改进过程绩效，对于没有解决的问题，提交给下一个PDCA循环去解决。四个过程周而复始，一个循环结束，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升。PDCA循环适用于一切循序渐进的管理工作。

图1 PDCA循环原理图

1.2 PDCA在医院院内采购内部审计工作的运用概述

开展医院采购工作，内部审计通过事前介入、事中监督、事后整改的全过程跟踪方式，及时发现和纠正采购过程中的问题弊端，并提出有利于医院发展的管理建议和改进计划（Plan阶段）。业务部门执行整改计划（Do阶段），审计部对整改情况进行检查（Check阶段），整改效果好的提炼为标准制度，没整改解决的问题转入下一个PDCA循环（Act阶段）。这样利于医院控制采购成本，提高采购效率，规范采购行为，防止国有资产流失。而执行PDCA循环，需要内审人员提升专业胜任能力，且需不断学习新的管理理念，接触并掌握创新的审计方法，才能兼顾监管与服务职能，体现内部审计的增值作用。

2 医院院内采购中存在的问题及原因分析

2.1 可行性研究、编制采购计划、预算环节

在采购前没进行可行性研究，对市场需求不了解，导致所购设备闲置或投资报酬率低，给医院造成经济损失。采购预算编制不合理，预算过高导致浪费资金，存在超额利润空间而产生腐败。预算过低会让投标人无利可图，影响投标积极性，导致流标或低价中标的不良现象发生。

2.2 招标环节

①化整为零，故意拆分，规避政府采购：将本应政府采购的项目分拆成多个项目采购，使单个项目达不到政府采购限额，这样会导致资金成本上涨，且往往存在私下利益往来。

②“定向招标”、“围标”、“串标”：在正常的邀请招标中，实际上邀请的都是有关联或者私下有利益往来的公司，造成联合抬价或后期价格谈不下来，让医院蒙受巨大经济损失。

③非单一来源按单一来源采购：隐瞒多家供应商投标信息，只选其中一家让其投标，按单一来源程序进行采购。

2.3 合同签订环节

合同签订不细致，一些必需的附件项目在合同中未做商定，或项目在修建、安装过程中临时改参数，在合同中事先没有约定对应条款，造成医院在签订合同后处于被动地位，徒增不必要的成本，增加法律风险。

2.4 验收、付款环节

出现未按合同约定的标准进行验收，导致表面上验收合格，实际使用时出现很多问题。以及进度款多付等情况。

3 通过执行PDCA循环，发挥内部审计在医院院内采购中的增值作用

3.1 针对主要问题原因提出改进计划

根据问题产生的原因，内审部门及时总结并提出改进建议。院领导十分重视，组织了各职能部门联动，针对薄弱环节开展一系列工作：

3.1.1 建立并完善采购制度和内部控制制度，形成采购规范运作的长效机制

采购部门应根据医院特点建立切实可行的采购制度，规范采购流程。采购计划应统筹安排，防止项目在年底积压，且要尽早启动采购程序，避免流标导致的时间耽误，造成后续工作无法衔接。采购尽量按照制定的评分细则，采用各部门综合评分法确定最优供应商。建立严格的内控制度，明确采购环节各部门职责，相互权力不能重叠，按照不相容职务分离的原则，建立岗位间相互牵制的监督机制[1]。对于预算外的采购项目，需有立项批复和院长批示。对设备使用情况进行效益分析，对照可行性研究的预期效益进行考核，防止盲目采购，对责任人形成威慑。

3.1.2 建立价格信息共享平台

建立采购价格信息库，各家医院联合起来，在主管部门授权下，相互共享采购价格，避免单一医院在价格谈判上的失误。

3.2 采购部门执行整改计划，内审部门根据采购部门的整改情况，进行采购全过程循环审计

①采购计划、预算编制、可行性报告：内审人员应了解编制预算的依据与方法，参考价格信息共享平台，科学审核采购计划与预算编制的准确、合理、可行性。

②审核招标文件：对招标品种、数量、评标标准和评标原则、方法以至招标文件的合理性和科学性实行审计。

③审查采购流程：审查采购的规范合法性，投标单位的资质是否齐全，是否符合采购要求，各投标单位之间是否有关联，是否暗箱操作、定向招标、围标、串标。审核采购方式是否合理、合法，有无拆分、化整为零规避政府采购的行为。

④合同审计：审核订立内容的合法合规、合理性。合同签订者应具有主体资格，所签合同条款应内容完整，文字表述清晰，签订程序要符合法定要求。

⑤监督验收、付款：审核采购项目是否达到要求，是否按合同规定数量、质量提供标的，财务付款是否符合合同规定。

3.3 总结经验、提炼标准，把未解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环

内审部门将整改情况总结，反馈医院管理层，管理层应将未解决或新出现的问题再次提炼，纳入下一个PDCA循环解决。通过不断发现提出问题、分析问题、制定计划方案并组织实施，以此协同各职能部门解决问题，且注重后续跟踪检查整改的结果，不断寻觅新的改进方式，促进医院内部管理的提高，实现医院价值增值。

4 运用PDCA循环原理体现内部审计的增值作用，对内审人员自身素质的要求

PDCA原理告诉我们，医院管理是一个循环向上的系统工程，每一个循环优化提升，才能促进整个系统的提高。内部审计作为医院发展的“保健医生”，工作任务艰巨，要想达到增加医院价值的目的，作为部门的审计员，必须具备诚信和勇气、良好的沟通能力、学会团队合作与建立关系的技巧、保持好奇心和求知欲，学会站在更宏观的角度去思考问题等五种基本品质[2]。诚实待人，公平处事，勇于任事；良好的沟通与团队合作有助于与院领导，各职能部门，以及内审同事建立融洽的关系；职业生涯中学无止境，保持好奇心与求知欲，尝试新的审计方式，接受新的管理理念，拒绝做“侏罗纪时代的审计员”；由于内部审计是为领导的决策提供建议，视野不能局限于一点，应站在更宏观的角度去思考问题，才能当好医院管理与运营的参谋，使内部审计的增值作用在医院得到全面体现。