浅析档案管理工作的重要性

摘要：档案是基础设施建设与科学研究的可靠资料，是考查工作的凭证，能够为领导的决策提供一定的依据。新形势下档案管理工作的重要性越来越突出，所以其逐渐得到了更多的关注与重视。而传统的档案管理方式已经不能适应当前深化改革的需要。只有建立健全的管理体制与档案工作制度，重视档案管理工作的重要性，才能真正实现档案管理的价值，提升单位的管理水平，进而推动社会的进步和经济的发展。本文旨在探讨档案管理工作的重要性，并探索一定的应用策略。

关键词：档案管理 重要性 应用措施

当前，媒体文件融入的档案管理工作，实现了图文声像并茂的新活力，从而更加真实地再现当时情况，强化文件对社会的记忆与再现功能。因此，在信息量较大且更新速度飞快的新形势下，档案管理工作的重要性日益突显。单位应不断加强并完善档案基础設施建设，健全档案管理与工作制度，不断吸取、借鉴优秀档案管理工作实例，结合自身单位的实际特点，做好档案的开发和利用，实现档案管理工作的重要价值。同时，逐渐培养档案管理工作人员的责任感和自豪感，提升档案管理工作的效率与质量，从而在促进单位可持续发展的同时，推动社会经济的发展与进步。

一、档案管理工作概述

档案是各项工作中所形成的具有保存价值的各种形式与载体的历史记录。国家和社会开展的档案管理工作，记录的是其兴衰历史，为其长远发展提供借鉴；对企业事业单位来说，档案管理工作能够有效节省工作时间，提升工作效率和经济效益；对个人来讲，档案是其成长的承载和对过去的认证。在社会经济飞速发展和信息繁杂的今天，档案管理工作越来越重要，也越来越困难，所以对档案管理工作的规范化要求也越来越高。对经济贸易服务中心的档案管理工作来说，必须顺应发展新形势，开创新局面，提升档案管理工作的效果，从而提升单位的管理水平。

传统档案管理，收集资料的方法与手段、管理方式与服务方式都比较单一、落后，与地区经济和社会发展的结合意识比较薄弱，只能满足一定的工作需要，却难以适应不断深化改革的管理工作。因此，当前的档案管理工作应坚持与时俱进，紧跟时代发展的步伐，实现科学性、规范化管理，真正实现档案管理工作的实用价值，激发档案管理工作人员的工作热情，培养其责任感和使命感，促使档案管理工作走规范化、法制化与科学化的道路。

二、档案管理工作的重要意义

档案是一个单位发展历史和优秀成果的记录，能够为本单位的经营业绩、科学发展提供第一手的资料。在很大程度上，衡量一个单位的业绩水平、管理水平的重要标尺就是档案管理的科学规范化。单位发展过程中的优秀成果都会被记录在档案之中，以便经营管理者对历史经营业绩等的了解与掌握。所以，单位的科学发展离不开科学规范的档案管理。二者只有有机结合，才能实现单位的资源配置，并体现其未来的发展情况。因此，在社会经济全面发展的背景下，有效的档案管理工作能够更加全面、真实地反映单位的经营成果与整体发展状况，同时为其未来发展和制定经营战略提供一定的决策资料。因此，做好档案管理工作对管理效率的提升、市场经济竞争力的打造及经济社会的全面发展具有十分重要的现实意义和深远的影响。可以说，档案管理工作对单位的经营与管理发挥了重要的现实意义。

（一）档案管理工作有作为考查依据的重要作用。档案的自身特点与自然形成方式让其记录更具客观性，更容易成为令人信服的证据和真实凭证。如：企业或单位的重要文件存档、印信与手稿等；同时，档案是非常可靠的参考资料，涉及多数都是亲笔签名或手稿，反映的是最客观的材料和最有力的实施凭证。

（二）其次，档案是在长期的社会实践活动中形成的，以经济贸易服务中心的档案管理为例，其实对以往工作和发展情况的真实记录、客观反映，能够为经营管理者的领导决策提供一定的资料，发挥了重要的辅助作用；而单位员工也通过档案资料的查询与分析，总结之前的工作，吸取一定的经验与教训，制定科学合理的发展规划，为单位的可持续发展奠定良好的基础；同时，事业单位的档案管理工作还具有一种非常特殊的社会属性，其作为职工工作年限、工资业绩与待遇、调级与晋升的重要标准与依据，具有十分明显的社会价值。

（三）另外，档案管理是艰巨、复杂的过程，涉及了比较广泛且繁杂的内容。二十一世纪以来，伴随着社会经济和科学技术的飞速发展，档案管理开始与现代化信息技术有机融合，推动了传统纸质文献资料向现代数字化、电子化信息资源的转变，单一的手工检索方式也逐渐向现代化计算机检索转变。因此，具有客观性的档案记录能够更加直接、便利地为管理者提供客观资料和令人信服的证据，更加高效的实现档案管理，从而促进事业单位各项工作的顺利开展。

三、档案管理工作的现状及存在问题分析

从当前我国的档案管理工作情况来看，档案管理工作的重要性尚未能得到充分的认识与重视。一些单位过度倾向经济利益而不重视档案管理，相关管理人员的工作责任意识比较薄弱，技术操作也不合理。所以，档案管理尚未形成规范化，也在一定程度上影响了社会的发展。另一方面，虽然国家与有关部门强调了档案管理工作的重要性，但是企业事业单位也都未能将具体措施落到实处。自建国以来，虽然我国的档案管理工作逐步发展，但依然存在一些需要解决的问题、需要弥补的缺陷，档案管理工作有待于进一步发展、完善。

（一）档案管理工作未能得到与之匹配的重视程度

一些单位或个人认为档案管理可有可无，甚至认为它是一项没有作用的工作，所以不必浪费人力和物力。档案管理工作及其规范化管理都没有得到有效的重视，影响了档案管理工作的顺利开展，也在很大程度上影响了当前新形势下档案管理工作效率与质量的提升。

（二）档案管理工作体系需要进一步建立并健全

一个单位的发展普遍重视经营管理和技术开发等，忽视了档案管理工作的建设，导致档案管理体系的发展滞后；档案管理体系尚未建立，管理制度也不完整，管理工作也未能有效实践。当前新形势下的档案管理工作面临了更新的要求与挑战，规范化程度要求更高，档案管理体系也需要与时俱进，不断发展与完善。

（三）在社会经济与信息技术的飞速发展的背景下，档案管理工作面临更多的机遇和挑战。新技术运用于档案管理工作之中，严重冲击了传统保守的部分单位。而没有应用计算机网络技术的单位不仅影响了档案管理工作效率的提升，也在一定程度上影响了档案管理工作的效率性、严密性。

（四）对工作人员来说，档案管理工作比较繁杂，其不仅涉及了档案信息的收集与整理，也包含了信息的再次编辑与取舍。另外，档案管理工作的环境枯燥乏味，薪酬也不高，在商品经济飞速发展的新时期，不利于档案管理人员积极心态和工作自信的建立。因此，档案管理工作中缺乏具有较高综合素质的档案管理人员。同时，从目前情况看，部分单位的档案管理工作人员的专业知识、业务水平、能力素质等都未能達到相关要求，也极有可能造成工作失误或错误。

四、档案管理工作的实践意义

（一）“依法治档”是档案管理工作的必经之路

档案管理工作的良好实施依赖于法制化的基础，而不断更新的社会形势给档案管理工作及人员提出了更高的要求。因此，档案事业的发展必须走依法治档的道路，建章立制，实现档案管理的制度化，从而充分发挥档案管理工作的作用。《中华人民共和国档案法》的诞生，有效实现了档案的收集、整理与管理，加强了对其保护和利用，奠定了我国档案管理工作良性发展的坚实基础，并服务于社会主义现代化建设。而当前新形势下的档案管理工作，更需充分利用地方立法权限，建立具有地方特色的法律法规，让档案管理与时俱进、有法可依，真正构建健全的档案管理规章制度。

（二）积极实现档案管理工作的规范化与信息化

档案管理工作具有唯一性和保密性。很多档案都是历史沿袭下来的，数据唯一，一旦丢失不可恢复或寻找。因此，单位应积极完善、优化档案管理制度与模式，科学规范档案管理的工作流程及相关标准。统一印制档案袋，明确档案管理与验收的标准，如：档案的借阅、复印等。另外，档案录入具有及时性、灵活性，其也在一定程度上影响了档案管理工作的效率与成果。因此，当前的档案管理工作，应加强信息化建设，应用现代化的科学合理的管理方式，以提升档案管理的效率与效果。

比如：计算机网络技术的飞速发展和普及应用，也为档案管理工作提供了一定的技术支持与保障。运用计算机网络技术，能够有效提升档案管理工作中信息的更新速度和准确程度，有效减少工作时间，提升工作效率，并避免人为因素所形成的损害。因此，经济贸易服务中心应积极建立并健全档案信息管理系统，结合自身的结构特征与实际情况，建立适合本单位的档案信息管理模式，并跟随社会经济和单位的发展而不断更新，完善。

（三）档案管理人员应不断提升综合素质

档案管理工作涉及了较广的内容和较大的工作量，再加上信息化技术的融入，就要求档案管理人员具备较高的专业技能与综合素质。所以，单位应招聘具有相关教育背景和工作经验的专业人才，除了档案管理专业基础知识外，还应加强对其信息技术、计算机操作等技能的培训，实施科学的考核激励机制，提升档案管理人员的技能与素养，并对岗位人员的职责权限进行明确。另外，单位领导与相关工作人员应不断转变观念，提升对档案信息化管理重要性的认知，增强信息化建设的投入力度，强化档案信息化管理工作的硬件、软件系统建设，充分开发档案资源，提升资源利用效率。

（四）积极推进档案利用是档案管理的根本目的

档案的合理有效利用，为经济活动的基本规律和未来发展方向提供了一定的借鉴意义。加强档案的开发、利用与资源共享，首先应加强档案的基础性管理，如：档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索与编研，编制适用的检索工具，建立可靠的检索体系和档案文件汇编。同时，强化对档案的保管，重要与珍贵的档案需要备份微缩或复制件，加强档案库房等设施建设，尽量避免外界条件的损害。此外，档案管理工作应不断顺应社会需求的变化，积极探索创新、有效的服务途径，提高档案利用的效率与质量，充分发挥档案的实际作用和社会价值，促进档案事业的长远发展，推动社会的全面进步和经济的高效发展。

需要注意的是，档案管理工作人员应高度重视与单位实际的结合，必须落到实处，深入联系各个部门工作，避免形式化的档案管理；同时，优化管理政策，实现职工档案的真实度、全面度与客观度，以保障档案管理工作的有效性。

五、结语

综上所述，档案管理工作是一项艰巨且复杂的工作，并对档案信息的准确性、有效性及更新速度等都有较高要求。但是，档案管理工作不论是对国家与社会的发展，还是对单位和个人的发展都具有十分重要的作用和意义。因此，在当前新形势下，档案管理工作的开展必须坚持规范化，与时俱进，建立并不断完善档案管理系统与体制，充分认识档案管理工作的重要性，积极提升管理人员的知识技能和综合素养，最大限度地体现档案管理工作的意义和价值。

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[2]王建勋.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].图书情报，2016，（05）.

[3]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].行政管理，2013，（06）.

（作者简介：陈存金，中级，主任，本科 ，作者单位：江苏省盐城市大丰区草堰镇经济贸易服务中心，研究方向：档案管理。）