文档管理系统设计

柳海青

【摘 要】随着大数据和云计算时代的来临，文档管理越来越受到重视，文档管理系统实现了中心内部海量电子文档的管理，并提供了在线的备注、修改功能，文档上传、下载、检索、共享功能。该系统在很大程度上减少了工作人员的“信息鸿沟”，使中心内部的文档共享更加方便、快捷，极大地提高了文档的安全性、使用效率和价值。

【Abstract】With the advent of the era of big data and cloud computing， document management is getting more and more attention. The document management system achieves the management of the mass electronic documents internal the center， and provides online memo， modification functions， document uploading， downloading， retrieval and sharing. To a large extent， the system reduces the "information gap" among the staff， makes the document sharing internal the center more convenient and fast， and greatly improves the security， efficiency and value of the document.

【關键词】文档；管理；共享

【Keywords】document； management； sharing

【中图分类号】TP317 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）07-0172-02

1 项目现状

河北省信息资源管理中心（以下简称中心）的日常业务与办公过程中需要搜集各类资料以及撰写文档，电子文档已经成为中心最重要的信息载体之一。中心在最初的时候，电子文档的管理方式基本上是粗放式的，即大量的电子文档分散存储在各科室工作人员的PC机上，随着时间的积累，文档的数量也越来越多，在借助电子文件提高办公处理事务效率的同时，也存在着缺乏合理科学的管理，文档检索困难等问题，降低了文档的使用效率和价值。

中心文档主要来源于撰写的文档，通过网络下载的电子资料以及其他业务交流公司提供的资料，这些文档目前主要存储在工作人员的PC机、U盘、邮箱等。在中心内部，工作人员U盘丢失，计算机硬盘损坏等原因都可能造成单位内部一些重要文档永久的丢失。另外分散的文档，无法快速便捷的获取，通过email、QQ等方式传递，影响办公效率，紧急情况下，如果对应配合的工作人员不在中心则将导致文件无法调用。

随着大数据和云计算时代的来临，文档管理越来越受到重视，但是在办公和搜集资料的过程中，经常遇到以下问题：将PDF转换WORD、图片等格式，一些转换软件需要收费，无法完成转换的情况；有时需要复制网页的内容，但是网址设置的权限不允许复制；无法对PDF以及图片等内容进行备注；海量文档存储，管理困难；文档查找缓慢，效率低下；文档无法协作共享；文档版本管理混乱等情况，PC机不能够对文档进行多维度检索，给工作带来了很大的不便。

2 总体要求

2.1 总体目标

中心文档管理系统的总目标是：基于河北政务云平台，开发具有资源共享、易操作、易维护、易升级的中心文档管理系统，实现中心内部各科室文档资源的共享，方便中心人员快速分享、查询、管理各类文档，实现文档的全流程记录、管理。

①能够实现对文档生成、修改、阅览、保存、销毁、存档等全生命周期的记录；②能够实现对文档从各个维度进行分类、汇总、快速查询等功能；③能够对文档进行格式转换、编制标签等相关操作；④能够实现对用户、权限、文档的统一管理；⑤系统的安全可靠性。对上传、存储的文档信息进行自动审查，对于可疑文档能够自动隔离、删除等；⑥系统具有数据备份及数据还原功能，能够保证系统数据的安全性；⑦系统具有良好的人机交互界面。

2.2 运行环境要求

搭建文档管理系统参考现阶段大中型企业的主流应用经验，技术架构采用B/S架构。在这种架构下，工作人员通过浏览器进行登录，底层采用J2EE架构，预留相关接口程序，通过对各种应用组件封装及整合，达到系统配置灵活，易于扩充，为工作人员提供统一的应用支撑平台。

3 主要功能概述

文档管理系统具体功能模块包括：文档管理、用户管理、权限管理和系统管理等。文档管理主要功能是各种格式电子文档的上传、下载、修改、分类、查询、检索、比对等，其中文档的检索是核心功能；用户管理是管理员用来管理不同的用户信息，管理员用来设置不同级别的用户查询下载不同级别的文档；权限管理用来管理不同用户的级别及操作权限，创建和维护工作人员的组织和角色，人员具有一个或多个角色，保证系统文档的安全性。

3.1 文档管理

3.1.1 文档上传

支持本地文档手工、自动、批量等方式上传；支持网络文档抓取功能，并将抓取文档进行分类存储；支持将网址输入系统，系统自动抓取文档，并去除网页的复制限制；支持自动抓取word文档的文档结构图；支持手动添加文档目录、结构图，可通过点击目录或文档结构图中的内容，直接定位到文档的相应内容。

3.1.2 文档修改

支持对word、wps、PPT等文档的在线查看、修改、保存；对特定文档进行锁定，禁止修改；支持对PDF、图片等文件进行备注。

3.1.3 文档分类

提供自动、手动文档分类功能；支持通过文档标签、标题、摘要、内容、格式、类别等不同方式对文档进行分类操作；提供基礎的文档类别划分功能。如：政策文件、国家标准、地方标准。同时可增加文档类别，并对各个类别进行更进一步的细分。

3.1.4 文档删除

用户可以对自己所上传文档进行删除操作。

3.1.5 格式转换

支持PDF、word文档、图片文件之间的互转功能。

3.1.6 文档查询

①全文查询。对全部文档或特定分类的文档进行全文模糊查询，按照匹配度，对文档进行排序。②高级查询。支持通过主题、标签、上传人员、日期、文件类型、文件分类等设定的单个或多个条件查询相关文档信息，实现文档的精准查询。③文档地图。可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，以直观可见的方式找到相应文档。④文档打印。支持对单个文档或批量文档进行打印操作。

3.1.7 文档比对

①支持同一文档不同版本的文字逐个比对，查找出都进行了哪些修改。②支持不同命名文档的内容进行比对，比如两个文档名字不同，但是内容相同。

3.1.8文档在线预览

①支持多种常用格式在线预览；②支持在手机、平板电脑打开常用的办公软件；③在线预览文档时，其他用户无法复制文件的内容。

3.2 用户管理

①用户角色的建立。建立不同的用户角色，对用户的角色进行分类。②用户设置。包括添加用户、删除用户信息、修改用户信息、查询用户信息等，并根据不同的用户对用户设置不同角色，并赋予相应的权限。

3.3 权限管理

①对系统中的人员进行角色与权限管理，根据不同工作人员的职务分配不同文档管理权限。文档的访问权限不在系统功能中配置，而是由上传者进行配置。②限制指定范围内用户对指定文件夹或文件的操作。a文件夹与文件进行权限管理。支持对文件夹、单个文件进行权限管理。b授权对象多样化。支持对整个科室、单个用户、某类角色（单位领导）指定权限。

3.4 系统管理

3.4.1个人中心

①我的书架。支持将常用资料进行收藏，支持对特定文档进行归类（如将搜索到的大数据相关的文档归为一类），便于查找、使用。②我的笔记。查看文档时，选定内容并选择复制时，自动弹出弹框，将选择的内容导入历史笔记或新建笔记中；支持对笔记中的内容进行分类、检索；支持对不同笔记进行合并、拆分等操作；支持从历史笔记摘出内容，形成新的读书笔记。③文档书签。记录每次退出文档的位置，下次登录时可直接跳转到上次退出文档的位置，方便查阅。④我的足迹。记录用户本人查阅、上传、下载、修改的文档目录，以及进行相关操作的时间。支持自动标记已阅读过的文档。支持手动对已阅读文档标记为未阅读或对未阅读的文档标记为已阅读。

3.4.2 数据备份

数据备份是信息系统数据保护最基础、最核心的方式，数据备份的意义在于发生意外情况时，能够通过备份数据快速恢复业务系统，保证数据的安全可靠不丢失。数据备份提供基础的备份架构，包括策略设置、文档备份、恢复等。

3.4.3 系统监控

自动收集系统运行状态日志，文档上传、修改、查看、下载等的日志，并对系统运行异常情况主动报警提示。

【参考文献】

【1】刘杨，陈帅，赵稳，等.面向内容文档管理系统的研究[J].科技传播，2012（06）：78.

【2】张伟.办公文档管理系统的设计与实现[D].上海：华东师范大学，2011.

【3】赵君萍.文档管理系统关键技术研究[D].武汉：武汉理工大学，2010.