科研项目实施管理信息系统设计与应用

文｜中国城市规划设计研究院 牛晗 韩超 刘

0 背景

科研项目的管理工作对科技事业的发展有着重要的意义。近年来，国家为了规范科研项目管理，出台了一系列政策文件，包括《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发[2014]11号）、《国务院印发关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案的通知》（国发【2014】64号）《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于进一步完善中央财政科研项目资金管理政策的若干意见〉的通知》（中办发[2016]50号）等，全面推行科研项目的科学化、制度化管理。2016年5月9日，国务院召开全国推进简政放权放管结合优化服务改革电视电话会议。中共中央政治局常委、国务院总理李克强在《政府工作报告》中提出，持续推进简政放权、放管结合、优化服务，以更有力的举措深化“放管服”，推进行政体制改革、转职能、提能效。《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发[2018]25号）中指出，在建立完善以信任为前提的科研管理机制，减轻科研人员负担，充分释放创新活力，调动科研人员的积极性，大力提升原始创新能力和关键领域核心技术攻关能力，多出高水平成果。

目前科研项目主要采用传统的人工方式进行管理，由于每年科研项目种类杂、数量多，周期长，项目实施、项目经费、项目人员等难以控制，其项目质量控制、项目信息统计以及项目结题验收等环节的工作非常繁琐。因此，设计、开发一套能适应现行国家政策的科研项目管理需求的软件，保障项目从立项到结题全过程的经费、档案、人员信息的时效性、准确性、完整性，将科研项目管理人员从繁重的管理流程工作中解放出来，是非常有意义的。

1 当前科研项目实施管理中的不足

从制度层面来看，科研项目管理在立项阶段制定了较为全面系统的管理规定，白波曾对国家实施的20个计划（或专项）涉及立项申报、过程管理、财务管理、结题总结及其他制度进行文件统计，其中立项申报类的规章制度占项目总份额的29.6%，过程管理类占11.2%，财务管理类占12.1%结题类占14.7%，其他类占32.5%，重视立项申报得到充分体现。

科研项目管理是科研管理工作的中心环节，它包括了项目的前期立项、中期的实施管理和后期成果档案管理。目前许多单位只注重项目初期的立项，科研管理部门的工作重点大多放在对项目申报及合同审查等方面，缺少中期检查，尤其是对项目完成情况和财务执行情况没有进行跟踪，对项目获批后的实施缺少有效的监管。

图1 系统功能框架图

2 科研项目实施管理信息系统需求分析

本次设计的科研项目实施管理信息管理系统，是以业务人员长期积累的工作经验为基础，同时结合科研管理部门、财务管理部门的工作内容，使得科研管理、财务管理、项目实施中的信息有机地结合在一起。为了方便进行数据的维护工作，设计了相关信息模板、财务模板、人员模板、相关附件等导入与导出的功能，以便满足多部门协同办公，有效的提升了管理人员及工作人员的工作效率。

3 科研项目实施管理信息系统框架设计

3.1 系统功能

科研项目实施涉及项目立项、过程文件管理、归档、成果产出、经费执行、人员、合同单位等方面。因此系统功能架构主要包括项目管理、经费管理、人员管理、合作单位管理、政策文件等子系统。

3.2 数据库结构

系统根据用户管理权限和业务内容分成不同的功能模块，各模块之间相互独立。因此，对数据库设计时，既要考虑各功能模块的需求，也要考虑数据在各模块之间交互的需求流程及用户权限的分配。

数据库的逻辑结构设计依据业务、流程、用户权限的相互关系，建立了相应的数据表，从而构成的数据逻辑结构图，如图2所示。

图2 系统逻辑结构示意图

4 详细设计与实现

科研项目实施管理信息系统采用面向对象的设计方法。

4.1 系统登录的实现

用户进入系统时的身份认证与权限由系统管理员分配获得，从而保证了项目信息的安全性和可靠性。身份认证及权限分配的流程如图3所示

4.2 系统的功能与流程

根据功能需求和科研项目实施过程中的工作特征，共分为6个模块进行设计开发。

（1）项目管理

支持项目信息统计，实现从备案申请、批复立项、合同管理、事项变更、进展报告及验收审查等材料归档、项目成果汇总分析、获奖查询等管理功能，加强科研诚信建设。

（2）资金管理

支持经费预算制度，实现经费到位、外拨、执行等过程管理以及通过验收后的结余资金管理，促进课题预算执行进度与任务执行进度的匹配性，加强项目经费风险管理意识。

（3）人员管理

图3 身份认证及权限分配示意图

图4 系统功能逻辑图

支持科研人员指标管理和项目承担部门人力资源合理调配，实现科研人员科研履历功能。加强科研诚信度管理。

（4）合作单位管理

支持项目参与单位和采购单位基本信息管理，加强合规性管理，防范利益输送。

（5）政策文件管理

支持法律法规、部门规章、内控制度查询和及时更新。树立风险意识，经费支出做到与目标相关、有政策可依、经济合理。切实落实法人责任制、确保科研专项经费使用的公开、透明，确保财政性资金发挥最大效益。

（6）系统管理

支持用户角色、数据字典、经费执行模板、科研补贴计算模型、系统功能、系统日志等专业信息维护。

系统的操作流程主要从基础信息创建、实施状态更新、任务执行情况、经费执行情况、实施档案管理情况、人员绩效提取情况等方面进行，如图4所示。

5 系统特点

5.1 全过程管理

科研项目实施管理系统面向科研院所的各级领导、科研项目管理部门、课题负责人、课题参加科研人员，对每个项目的整个实施周期进行管理，通过对进度、资源、经费、成果等全方位的管理，不但方便课题负责人对自己的项目全面跟踪管理，同时便于各级管理部门及时掌控科研院所内部所有项目的情况，有利于提升科研院所的科研能力及效率。

5.2 灵活的统计查询功能

5.3 项目分类查询功能

针对科研项目种类多，来源复杂，定制了灵活的报表查询功能，可以按国家科技项目、省部级课题、标准规范项目、地方科技项目、企业委托科技项目、自选科技项目、国际合作科技项目、其他科技项目等8种大类进行统计查询，也可以按细类如重大专项、重点研发计划、国家自然科学基金等项目进行查询统计。

（1）过程材料查询

提供查询已发生的工作痕迹，如会议通知、检查结果，咨询结论等，为文件追踪、过程监督、问责等提供原始依据，能够“追根溯源”，明确责任，也可以追溯技术路线和记载技术首发权。

（2）项目经费执行率查询

提供项目执行时序执行率查询，便于课题负责人及时了解经费执行情况。

（3）人员科研履历查询

为科研人员提供科研履历查询功能，可以查询科研人员所负责或参与的所有科研项目，以及所取得的各种科研成果，在职称评定、项目人员调配等需要查询科研人员的科研履历时，能够及时快捷完成。

（4）合作单位信息查询

提供已有项目参与单位、合同采购单位法人、单位性质、经营范围、联系方式等查询，便于科研人员及时了解合作单位的基本情况，为采购决策提供基础信息。

（5）档案管理

设计依据包括科研档案管理规定，针对每一个独立项目提供过程资料存储管理，包括技术文件、财务文件、又有相关的文书及管理文件。可形成一系列齐全完整的成套科技文件，集中反映并记录项目的管理及研发全过程，为文件追踪、过程监督、问责等提供原始依据，能够“追根溯源”，明确责任，也可以追溯技术路线和记载技术首发权。

（6）面向对象的角色管理

本系统将服务于主管领导、科研项目管理人员、课题负责人、课题参加人。通过不同的角色赋予不同的权限，实施不同的管理目标，为科研计划圆满完成提供支持。

（7）模板管理

根据项目的来源和经费预算科目要求，定制不同的经费执行模板，包括科研经费、部委经费、基本建设经费等，便于项目经费执行追踪、统计等过程管理。

（8）计算模型

根据国家政策和单位内控制度，建立科研补贴数学模型，本系统提供开放式修改界面，可通过修改配置文件自己编写代码或改变参数）来满足模型参数调整。

（9）财务明细账导入功能

本系统根据财务系统科目编码，可将财务系统导出的项目明细账导入项目经费分科目执行情况表中，并提供财务系统明细账数据接口，在完成对接后，可实现实时掌握项目经费执行情况。

6 结语

科研项目实施管理系统是从项目规划申报、预算编制、立项论证、组织实施、经费执行、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷等的全过程管理软件，该系统的上线，一方面可以及时有效的掌握最新的科研情况，对所承接的各类项目及取得的成果一目了然，也能对未来的发展具有一定的预测。另一方面，将积极推动科研项目实施过程信息化管理工作的开展，提高科研项目管理质量，从而促进单位内部科技生产力的发展。