大数据时代的企业档案信息化建设

罗瑛

摘 要：大数据时代的来临，促使档案信息化建设成为企业管理和发展的重要方向，也是现代化建设的客观需求。信息技术和互联网技术为企业的档案信息化建设奠定了良好基础，但我们也应认识所面临的挑战和问题。本文就新时期的企业档案信息化建设作出深入分析，提出科学的应对策略，提升信息资源的服务水平。

关键词：大数据 信息化 企业档案 策略

引言：隨着互联网、电子商务等技术的发展，数据挖掘、分析、处理、共享也随之崛起。企业作为我国产业的大头，面对国际市场的激烈竞争和国内市场格局的不断变化，科学地开发数据资源，发挥内部档案的核心价值具有一定的现实意义。即企业要积极突破传统档案管理方式，实行信息化管理，开创高效、优质的数据运用平台，促进经济效益的提升。

1.大数据时代下企业档案信息化建设的现状

我国已经进入信息化发展的新时期，数据分析成为企业能力的综合体现，而档案的信息化管理也是企业发展的重要战略制度。互联网技术的发展衍生出大量的数据，而档案的信息化建设是指运用计算机高效的技术处理优势来完善现有的管理模式，实现档案实时化、安全化、共享化的目标，使企业的档案管理更能适应时代的飞速发展。同时实现多部门的协同管理和多环节的配套生产。大数据时代下的企业档案信息化建设存在诸多问题，档案信息资源的开发有待加强。

1.1横向发展不平衡

部分资金实力雄厚的大型企业对档案信息化建设的投入力度大，相比之下，一些中小型企业由于技术的限制、资金投入相对不足，在人才的引进和培养上也存在局限性。档案信息化建设，需要配套相应的计算机、服务器等，需要专业人员设计数据库并进行日常的维护管理，不管是硬件设施还是软件资源的控制管理，都离不开资金的支持。同时，还要完善企业的网络建设，优化内部制度，为开展档案信息化建设创设良好的环境。对于中小型企业来说，他们自身的生产和发展都面临各种困境，更无暇进行信息化建设。

1.2落后的档案管理理念

虽然大数据时代早已来临，一些有战略眼光的企业家也已把握了市场的发展动向，对内部进行了及时的调控，管理模式也得到了更新。但大部分企业的管理者都没有真正意识到档案信息化建设的重要性，管理意识不强，仅仅将档案管理作为普通的企业信息管理工作，对传统纸质化档案的依赖性较强，认为电子档和网络化的档案管理缺乏安全性，这些都制约了档案的发展，企业档案也没有发挥应有的信息服务作用。

2.加强企业档案信息化建设的有效措施

总的来说，大数据时代下企业要想加强档案的信息化建设，应从以下几个方面进行：一是在现有技术的支撑下，不断丰富系统平台资源，加强档案的数字化管理；二是拓宽档案的共享渠道，全面整合信息资源，实现数据的深度发掘和分析利用，加强各部门的联系；三是提取有效的数据和信息，使其成为档案建设的关键。

2.1完善软、硬件的基础建设

企业的档案信息化建设和管理涉及了多项工作内容，包括数据的收集、分析处理、储存整理、传递共享等，相应的也需要配套的软件和硬件支撑。不同企业应根据实际发展需求和内部管理制度，配置相应的硬件设施，如计算机、扫描仪等。在网络环境良好的情况下，以企业的内部网站作为档案储存和管理的平台，引入信息化管理系统，实现档案信息数字化。企业网站具有对外开放性，是企业与市场联系的窗口。在设置档案数据库的过程中，应根据战略目标设置档案信息管理、查询和利用等内容，面向用户提供信息服务。同时要对档案的数据库进行规范操作，要求信息与企业的产品和形象

一致。

2.2建立健全的信息化建设体系

信息化时代所带来的大量数据，实现档案信息化建设，需要科学合理的建设管理标准和规范，立足制度建设。 我国针对企业的档案信息化建设已经出台了各项标准和管理规范，但由于企业性质的差异较大，内部管理制度建设还需结合自身特点。一些企业在对档案管理进行革新时，由于新建数据库与原有数据库的开发语言的差异，导致两者得不到有效融合，容错性较低，很多信息都只能单向传递，资源对接有着严重的滞后性。因此，企业在参考国际和国内相关标准与技术的基础上，应健全内部档案建设体系，实现档案系统的高效运行。除此之外，要积极完善档案信息的安全防护体系。大数据在为企业带来极大便利性的同时，也带来了不可预料的威胁。企业除了运用信息技术抵御不法分子的系统入侵和控制之外，还应加强重要档案信息的保护，在资源共享时应做到实时监督，切实保障重要信息不被窃取，从根本上解决核心商业数据泄露风险。

2.3加强对人才队伍的培训

档案信息化建设关系着企业获取国际市场与国内市场的能力，需要一支高素质、职业能力强的人才队伍作为支撑。大数据时代下各类信息的关联已不完全是技术层面的限制，还需要业务人员的识别。在进行档案信息化建设的过程中，只有具备专业管理知识，熟练掌握各类办公软件的综合性人才，才能拥有信息管理的能力。企业可以从以下几个方面出发，加强对技术人才的引进和培养。一是加强校企合作。高校是培养人才的主要渠道，企业可以通过与高校的联系，以定向培养作为吸引人才的机制。二是完善奖励机制。企业不仅要引入人才，更要留住人才。定期组织对管理人员的培训，提高他们的计算机处理水平，同时加大对优秀员工的奖励，加强他们的责任意识和归属感。

3.结论

大数据时代的企业档案信息化建设是一项复杂、综合性工程，企业必须坚持与时俱进的时代观念，不断拓展档案服务领域，创新管理机制，满足市场的发展需求，这是提高档案利用效率的必经之路，也是促进企业健康发展的重要手段。

参考文献：

[1] 李燕芬. 浅析企业档案信息化建设存在问题及对策[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）. 2010（04）

[2] 邱丽琴. 试析大数据时代的企业档案信息化建设[J]. 办公室业务. 2017（13）.