文书档案保管期限表的量化演变

文/延边朝鲜族自治州体育局 金颖

一、文书档案保管期限表及其作用

文书档案是指机关、团体企业以及事业单位在行政管理事务一系列活动中产生的，也就是说将发生的一系列活动通过文书的形式体现并且保存，主要包括指示、通告、报告、通知和会议总结等文件。

档案保管期限的主要作用：我国各时期的文书档案保管期限表都是为了便于各级管理人员准确地区分档案保管期限，使保存的档案既能够明确地反映出我国档案界对每一个工作时期发生的事件以及任务整理思考，还可以维护机关的主要职能活动的历史原貌，可以更好地保存文书档案，方便工作人员的查询工作；在档案保管期限表中，管理工作人员可以按照其保存价值进行分门别类的划分，并且结合现实档案工作的环节内容，这种方式可以防止相关部门错销、误销的现象发生；根据文书档案保管的工作人员实际反馈，将文书档案保管期限表作为保管工具，档案管理的工作人员可以快速、准确地查询不同时期的文书档案，在更大程度上保全了文书档案的保存价值，提高了工作管理者的鉴定效益，使其可以快速区分文书档案的价值。

二、文书档案保管期限表的量化演变

（一）文书档案保管期限表分析。在我国文书档案保管工作中，文件材料应该严格按照归档范围和保管期限的要求进行鉴定整理，当这部分文件按规定整理好后需要移交到相关部门，因此，应该编制一个符合该部门实际状况的文书档案保管期限表，这是做好档案管理工作的基础前提，也是实现档案有条理归放的重要依据，对提高文书档案保管库存具有深远的意义。下面是对机关文书档案保管期限表的分析，文书档案保管期限分为永久、30年以及10年。

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文书档案保管期限作为档案管理工作的主要工具，它在其中有着非常特殊的含义，针对每个时期以及每个部门都有相应的文书档案保管期限表，随着我国档案部门对档案的成分、数量以及认识的提升，对档案保管期限表的修订次数也逐渐增加，不断的修订、完善可以使我国相关部门的档案保管期限更加明确。

（二）量化说明与结论。1.文书档案保管期限表适用性的衡量标准包含条目、款目、项目的变化情况。据相关负责人对历年来的档案保管期限表统计分析得出，其中包含的条目、款目随着年限的增长也在逐渐减少，这也就代表着档案管理期限表对档案形成的整体概括程度在逐渐降低，也就是说将来会有很大一部分新型档案在保管期限表中找不到相应的条目、款目情况，因此，我们需要对现实中档案的变化进行分析，从而更方便地修订适合该档案保管期限表的内容。2.文书档案保管期限总体上逐年缩短。文书档案保管期限总体上逐年缩短，主要表现在其中永久项款目随着年限的增长也在不断地减少，这种情况的变化主要是因为相关负责人对永久项目的档案审核相对严格，尤其是2000年征集意见稿以后，相关部门也将一些永久保管年限的档案改为定期保管，这种方式降低了档案的重复保管现象的发生，对本机关的档案保存情况有着深远影响，从根本上促进了档案保管期限的完善发展。3.文书档案保管期限在表格中分布相对较合理。文书档案保管期限的合理性主要是通过对各期限表阶段的永久、定期比例进行分析的，结果显示永久期限的档案逐渐减少，这种比例上的变化说明了以下情况：一是说明了档案管理期限表实际的工作价值有所下降，其实际评价也会相应地逐渐降低。二是在同一时期的档案表，我们需要参照实际操作选择年限，目前呈现的趋势是，人们会在可长可短期限中选择采用率较高的作为自己的档案保管期限。

三、结语

作为通用操作标准，文书档案管理期限表具有重要参考意义，也在文书档案保管质量提升方面发挥重要作用。时代的推进对于我国档案的成分、数量、类型均不断进行变化和更新，通过其保管期限表的量化演变也更加能够了解国家各部门对于档案的管理需要。同时，我们也更加期望有更多的部门参与到文书档案的保管中来，对其期限表根据需要进行优化和调整，做好其适当年限的跟进和分类，让文书档案的保管更加科学、规范，让文书档案的利用更加有效，让文书档案在新时代发挥重要作用和价值。