新时期医院档案管理存在的问题和对策

赵艳丽

【摘要】医疗信息化、档案资料的多媒体化、医疗数据的大数据化、办公的自动化，这些变化都给医院档案管理带来了新的机遇和挑战。本研究分析了在当前医院档案管理中普遍存在的领导重视不足、管理人员水平较低、软硬件配置不够、管理理念滞后等问题，提出了通过转变管理人员意识、改善管理人员水平、健全管理制度和加强信息化管理等途径应对新时期医院的档案管理工作。

【關键词】医院；档案管理；问题；对策

【中图分类号】G271

【文献标志码】A

【文章编号】1005-0019（2018）09-276-01

医院档案内容丰富、范围广泛，种类多、数量大，囊括了病历、基础建设档案、设施设备档案、人事档案、文书档案以及科学研究成果等。并且随着医院的发展，档案信息的范围也越来越广，涉及到医院影像、B 超、病历档案、患者健康档案等医疗服务系统中，同时也包括医院行政办公邮件、超文本标记语言、报表、资源等数据。这些档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗、科研和教学工作的成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。传统的医院档案管理工作包括两大类，分别为医疗档案管理与医院行政档案管理。其中医疗档案管理的工作内容主要包括记录和整理医院日常的医疗服务工作，而行政档案管理工作涉及的范围比较繁多，比如医院发展、行政、建设、绿化、装修、设备运行、水电气、清洁等。

一、新时期医院档案管理存在的问题

1档案管理在医院管理中属于弱势业务，领导重视不足。

正如前文提及的那样，医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗、科研和教学工作的成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，因此，医院档案对于医院发展举足轻重。但是档案管理作为医院行政管理的一个分支，在医院行政管理里中的排序靠后。对于医院而言，其第一要务是医疗服务，如何能够提高医院的医疗服务水平而取得更好的社会效益是医院领导最为重视的业务；其次为医院的科研、教学工作，行政管理排名靠后，而在行政管理中的档案管理更容易被忽视。在实际工作过程中，很多医院领导对此不够重视，医院领导干部在安排医院议事日程或进行医院医疗的规划工作过程中，总是忽略了档案管理，以至于医院的档案管理工作总是因缺乏指导，人力资源配备不足。

2专业的档案管理人员严重缺乏。

档案管理工作是医院众多工作的一部分，不属于主流业务，但是档案管理作为一项工作具有其专业性的特点，需要有专业的人员来负责。但是由于医院招聘和编制数量限制的原因，档案管理人员配置不足或者由其他岗位的人员兼职，缺乏系统的档案管理的培训，档案管理质量和水平也会达不到合格的标准，档案管理专业人员的缺乏很难保证业务的开展，更难以做好档案管理工作。更深一步地讲，由于领导的不重视，医院在人员岗位设置方面特别是对于档案管理人员的准入机制和岗位设置方面没有明确的规划，也没有界定档案管理人员的综合素质和专业素质，这样就很难招聘和聘用适合档案管理工作的专业人员。

3医院尚未提供保证档案管理工作开展所需的各类软、硬件。

当前，很多医院档案管理制度不完善，有的医院甚至尚未建立档案管理制度。由于重视程度不够，在档案管理工作过程中，部分医院没有根据实际情况成立专门的负责小组实施档案管理工作或者缺乏明确的职责分工。其次，由于缺少了科学且合理的岗位制度，档案管理人员“力不从心”，难以以一己之力扭转档案管理混乱的局面，更没有依据可执行档案管理的要求。此外，由于缺少了考核制度与标准，档案管理人员工作时，就会比较随意，这些制度和标准的缺失，就会使得档案管理人员在工作中缺乏依据，难以约束自己，无法达到相关的要求；他们也会因为奖惩制度的缺失而缺乏激励。

4新时代带来了新的情况，医院档案管理理念滞后。

在现代化的大数据背景中，随着信息技术、网络技术和数字化技术越来越趋于成熟，而医院也开始出现大量的电子文件，医疗行业已经成为一个信息高度密集的行业，也是一个高度依赖信息处理的行业。信息化已经不是趋势，而是现实。信息化中大数据挖掘技术可以为实现网络信息服务的智能化、个性化与精品化提供支持工具。利用大数据信息处理技术，可以全方位实现档案信息智能检索服务、档案信息定制与定题服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务。医院档案管理的标准化、数字化与现代化已成为大势所趋，以电子病历为代表的现代化手段已广泛应用于医院管理中，医院信息化的成就会倒逼医院档案管理的现代化进程。对于当前医院信息化不可阻挡的进程，医院档案管理则固步自封，没有做好医院档案管理信息化的准备，无论是在管理理念还是在准备应对方面都严重滞后。

二、新时期医院档案管理的对策

1强化医院档案管理人员的管理意识。

档案管理工作是医院历史的传承、信息的存储，是医院中药的资产。所以，无论是医院的领导、档案管理人员还是医院的职工，都应当从上至下，树立档案信息是无形资产，是医院中药的战略资源的理念。医院管理者更是要在思想上提高对档案信息化建设重要性和紧迫性的认识；从医院长久发展的高度，将医院档案信息化建设工作列入医院管理重要的组成部分，建章立制，成立专门的领导机构和业务主管部门，明确责任分工，动员各科室积极启动档案信息化建设，并不断向前推进。在实际的档案管理工作过程中，对医院档案管理展开严格、规范化的管理，让档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，加强管理人员的信息化意识，充分利用互联网的优势，借助医院的信息化建设，在医院的系统中增加档案管理的子系统，实现档案管理的信息化和网络化。

2多种手段提高档案管理人员的水平。

就现阶段医院档案管理人员的综合素质较低，档案管理人员年龄较大、缺乏专业的档案管理理论知识和专业的管理技能等问题，医院可以通过引进先进的档案管理专业人才，来提高医院的档案管理水平，加大高素质、专业型档案管理人才的引进力度。在实际的医院档案管理过程中，医院还需要根据档案管理人员的实际管理水平，对档案管理人员开展针对性的档案管理专业理论知识和专业管理技术等方面的培训，提高档案管理人员的档案管理理论知识和专业的管理技能；同时设置专门的培训经费，估计档案管理人员走出去，多学习，借鉴其他医院的先进管理技术和经验。

3健全档案管理制度，建立完善的档案管理体系。

好的制度是工作开展的重要保障，在档案管理工作也应如此。医院应当综合调查研究当前医院档案管理的现状和存在的问题，同时借鉴其他医院先进的管理经验和制度，建立健全医院档案管理制度。医院通过构建科学、完善、符合医院实际的档案管理制度，将有助于医院档案管理工作的科学化和规范化，有效提高医院档案管理水平。同时，档案管理制度制定后应当严格按照制度的要求进行执行，确保制度的效力。为了能够更好的顺应时代发展对医院档案管理的新要求，医院定期对档案管理制度进行不断的改革和完善，通过构建完善的档案管理规章制度，开展针对性较强的管理工作，保证医院档案工作持续完善开展。此外，还必须将档案管理工作和科室的绩效考核和奖惩联系起来，明确要求科室领导要要清楚本科室档案管理的具体工作要求和内容，使档案管理工作更加标准化、规范化、制度化。

4加强医院档案管理信息化、网络化建设。

當前医院信息化建设如火如荼，门诊系统、住院系统、人力资源系统、物质采购系统等等，一个个系统相继成立整理，使得医院逐步迈入信息化阶段。借此之机，医院应当转变过去陈旧的档案管理方式，顺应时代发展的潮流，积极将信息化和互联网管理技术应用在医院档案管理工作中。最直接有效的方式，就是医院加大对档案管理工作的财力投入力度，为医院档案管理信息化建设提供有力的资金支持，充分利用互联网的优势，借助医院的信息化建设，在医院的系统中增加档案管理的子系统，实现档案管理的信息化和网络化。

5档案管理的信息化建设需要重视多媒体技术的应用。

多媒体技术是医院进行档案信息化的基础。把多媒体技术应到档案信息化建设中，能够把多媒体的接受度高、传播迅速、直观性强、信息量大等优点充分地发挥出来，通过将档案材料进行多媒体化，进而实现档案管理的信息化，可以将档案管理工作中的一些流程和操作步骤进行简化，一方面档案管理人员能够方便地进行档案的整理归档和存储等，另一方面也能够使其他用户更加方便地查阅和维护档案信息；此外，通过多媒体技术也减少了档案信息管理的工作量，节省了档案信息的存储空间，使档案信息化管理的质量和效率都得到了提高。

因此，医院档案管理工作必须顺应新时代的发展方向，针对医院的实际情况，全面落实医院档案管理工作，实现档案管理工作高效化、信息化、自动化，促进医院管理水平的提升，推动医疗事业的不断进步。

参考文献

[1]胡静. 大数据对医院档案管理发展的影响分析[J]. 管理观察，2017，（02）：108-110.

[2]房建玲. 办公自动化环境下的医院档案管理探讨[J]. 管理观察，2017，（03）：113-115.

[3]甄玲. 浅析强化医院档案管理工作的有效对策[J]. 中国管理信息化，2017，20（02）：171-172.

[4]石冬梅. 大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J]. 现代商业，2014，（27）：121-122.