谈县级医院档案管理工作的创新

李莹

档案管理是医院管理运行之中重要的环节。显而易见，只有真正发掘当前档案管理中存在的问题，与时俱进，促进医院管理体制健全，服务质量的进一步提升，实现档案管理的改革与创新，才能顺应医疗改革趋势，成长成就一批医疗工作者，并促使医院成为新形势下的排头兵。

1 目前医院档案管理工作中存在的主要问题

1.1 传统的医院档案管理观念陈旧，亟待调整

长期以来，医院档案管理工作一直处于行政、从属的地位。正因如此，管理者很难充分重视这一工作的重要性，往往基于被动留档需要进行岗位设置、工作内容安排。这就导致在保管上关注不足，资金人员配备不够、保管技术陈旧。很少有人提出对历史资料二次整理、开发以及利用。所以档案就成了一堆废纸，尽管可以体现出救治经验、管理问题等，并没有真正起到相应的警示、借鉴作用。

1.2 档案管理不成体系，标准化规范化程度低

现行的档案管理工作位于一种条块分割、系统性较差的状态，具体来说，人事档案由人事部门进行保管，科研档案则由科技研发部整理登记，病历系列档案经由病案室保管，而诸如检查图像、病理切片档案则分属病人治疗的各个业务科室管理。这就导致由于各个科室、各个部门各自为政，他们的档案编号手段、排序方式都不相同，标准化、规范化程度不高，效率难免低下。同时这种各成体系的状况并未得到充分重视，信息资源的整合性严重不足，势必导致档案管理的条理性不够，引发管理思路的混乱。

1.3 数字化、信息化程度不足，高科技在档案管理中作用难以体现

随着医疗技术的进步，不少先进的仪器日益被广泛使用于临床中，如核磁共振扫描仪、螺旋CT机、准分子激光治疗仪、多功能数字摄影机（ DR）等，这些设备的输入与输出与原先大有不同，然而，作为医院管理的重要支持模块，档案管理却没有得到相应的礼遇。总体上来说，目前医院的档案管理仍处于手工操作的初级阶段，文件的分类、更新、储存、整理都是人工化操作的，缺乏统计、整合等处理工作。

1.4 人才的专业与综合能力不足，制约管理工作创新

如前所述，由于档案管理工作尚未得到充分的重视，所以这一部门也就成为了各科室中无足轻重的部门，在人员配置时对人员要求没有严加限定，这又反向制约了档案管理工作的进一步创新。另一方面，这些部门往往又被不少人视作“清水衙门”，能力强、素质高的不愿意进入这一部门，一些学历偏低、就业困难的又特别想进入这一部门工作，由此不少核心骨干的家属安排在此，有些人责任心不强、敷衍了事，也造成了档案管理工作创新的瓶颈。

2 医院档案管理工作创新的举措

2.1 落实创新理念

1） 档案工作创新与基础的关系。医院档案工作的创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。以我们巨野县人民医院档案管理工作多年的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们巨野县人民医院今后的工作具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

2）创新与学习、借鉴的关系。学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行業知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

3）创新与实践的关系 创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

2.2 实践创新，更好发展

2.2.1 服务手段创新。1）建立档案室网页，开展网上利用服务。随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

2）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替

2.2.2 增添设施，配备好软硬件。要加快档案信息化的建设，就要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，实现档案网络化管理。计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。

同时，利用微机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。微机的储存量丰富而广泛，由计算机编印出的文件分类、主题等目录，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。

所以，县级医院应从实际情况出发，创造条件，力争全用电子计算机管理工具，连成一体，实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

2.2.3 创新意识，提高管理水平。一个县级医院的档案管理系统，必须具备有现代化管理水平的档案管理者，否则现代化档案管理无法实现。医院档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要具备自己档案管理专业知识的培养，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。 医院档案管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新的课题。这就要求档案工作人员要不断发奋工作，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。

2.2.4 注重“反馈”，深层次开发医院档案信息。反馈方法在医院档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

2.3 建立健全卫生技术人员业务档案

建立卫生技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括：

1）基础材料：个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。

2）专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。

3）卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。

4）其它材料：医德、医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。这些为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。