煤炭企业档案管理信息化数字化研究

文/郑凤梅

当前，信息化、数字化已逐渐成为人们工作和生活不可或缺的重要元素。随着办公系统自动化和信息技术在传统煤矿企业的不断渗透，传统的档案管理模式已满足不了现行工作需要，越来越多的文件以电子形式被生成和接收。福建煤电股份公司档案管理紧跟新形势，建立信息化、科学化、数字化平台，创新档案工作方式方法以适应煤炭企业转型发展需求，使新形势下档案管理工作驶入了快车道。

一、推进数字建设，强化电子档案建设

电脑等大量新兴科技的普及运用为数字化、轻便化开了先河。福建煤电原有纸质文件归档存储方法、技术、手段已不适应企业发展，因此，推进企业档案资料保存的数字化进程，按照“增量电子化、存量数字化、服务网络化、安全第一、保障有力”的原则，加快推进数字档案馆（室）建设显得尤为重要。

档案信息化硬件建设方面。针对福建煤电档案馆（室）场所、设施设备老旧落后现状，推进档案数字化建设。福建煤电对原有老旧档案库房进行改造扩建，并配置性能优越的计算机、打印机、扫描仪和消磁柜等有关辅助设备；运用现有企业内部网站、OA系统平台搭建档案信息系统，实现档案信息数字化、查询网络化、管理科技化，卓有成效地提高了公司档案信息化管理水平。

档案信息化的资源建设。煤炭企业档案信息资源与后期新兴企业不同，福建煤电作为老牌国有煤炭企业，其档案信息由纸质材料步入数字运用跨越了很长一个时期，新老档案管理人员继承了传统，却对信息化建设显得不够热情，原因之一是面对堆积如山的 “陈年老账”显得力不从心；原因之二是煤炭企业重生产轻后勤的惯有思想一定程度阻碍了信息化的推行落实；原因之三是档案设施设备陈旧制约了档案信息化的开展。针对这三方面原因，福建煤电一是制定了科学的时间节点，分而化之地逐步减少堆积的纸质档案；二是重视档案信息化建设，在公司内部大力推行电子信息运用；三是加大计算机、扫描仪等设施设备投入，为档案从业人员提供良好的工作条件。

二、量化目标考核，强化档案机制建设

开展科技创新，推进转型升级，档案管理必须与时俱进。对此，福建煤电进一步健全完善档案管理机制，落实目标责任制。

坚持创新推动，完善档案管理工作机制和内部机制。随着企业办公自动化的快速推进和企业改革发展的新要求，以胶卷、硬盘、U盘、光盘等存储载体越来越多，各种奖牌、奖杯、印章等实物档案也日益增多。福建煤电档案管理与时俱进，紧跟时代发展步伐，推进创新，敢于破旧，完善企业档案管理的收集、分类、整理、销毁等工作机制。加强组织领导，将档案管理工作细化，部门档案专人专管，将责任层层落实，责任到人。根据《档案法》和《档案实施办法》，借鉴其他企业的好经验、好做法，进一步制定完善档案管理制度，确保档案管理有章可循、有据可依。

坚持责任归口，完善档案的收集和管理体系。在公司机关各部门设立兼职档案员，扩大档案工作的参与范围，确保各项档案工作落实到人。根据公司档案的类别，将文书、科技、实物、电子等档案，按照公司部门职责的分工进行归口管理，改变部门业务档案无人管理的现象，防止发生业务档案因收集、整理不及时丢失的风险。征集档案工作意见和建议，完善档案收集和保管制度，提高档案管理的科学性。

将档案管理前置，变被动服务为主动服务。福建煤电将档案管理融入企业中心工作，改变传统的封闭型服务方式，变事后归档为前端控制，与企业业务管理同布置、同落实、同考核。加强档案管理考核，每半年对各部门及基层单位档案管理工作进行一次综合检查，年终考评通报，并作为单位（部门）年终绩效考核评价重要指标，变被动为主动，把“独角戏”改为“大合唱”。

三、健全防护体系，强化档案信息安全

随着煤炭企业转型的不断推进，信息化、无纸化办公取代传统的纸质办公已是必然。但是如果没有规范的档案管理和风险防控制度，档案资料丢失泄密给企业带来的风险将不可控。因此，建立档案移交、保存、借阅闭合管理的风险防控流程，保证档案实体与信息安全，防止企业重要信息不泄露是当前档案管理不可忽视的一项重要工作。

强化档案实体安全管理。福建煤电建立健全档案实体资料借阅、调档等审批手续，清楚档案利用的原因并及时跟踪；建立健全实体档案移交制度，根据公司各部门职责，按照档案的类别进行收集入库；建立健全实体档案保管、保密制度，将公司重要的、珍贵的档案设置秘密等级；建立健全档案保密安全培训制度，大力加强档案保密安全宣传，增强全员档案安全意识。

强化档案信息及网络安全管理。福建煤电加强公司内部使用局域网和互联网的安全管理，更新或升级公司涉密的设备、系统、软件，增强防护能力。同时，为确保公司档案管理信息系统安全运行，采取定期对公司的档案信息设备、内部网站、办公管理系统进行安全检测，安装专门的计算机杀毒软件，定期升级，提升防病毒、抗入侵能力。加强对专兼职档案管理人员涉密电脑的监管，安装防火墙，落实内部局域网管理制度，确保档案信息网络的安全运行，增强公司档案信息及网络的抗风险能力。

强化重要档案的保管与使用。福建煤电重点强化管理人员的责任意识，确实把人、物、技的安全防范措施落实到日常工作，保障档案信息安全无风险。完善档案信息安全风险防控制度，建立以领导牵头，主管人员负责落实，部门人员协调配合，闭合防控流程，全方位提升风险制度执行力，杜绝档案管理漏洞。

四、搭建成长平台，强化档案人员素质

近年来，随着福建煤电深化改革，许多从业人员因公司改革，提前退出岗位或转岗，兼职人员多、新手多，存在素质弱化的现象。因此，要适应科技信息化飞速发展的新时期档案建设，必须建立一支掌握信息技术、知识面广，同时具备丰富档案专业知识的新时代档案人才队伍。

搭建档案人员沟通联系平台。福建煤电通过建立QQ群、微信群等方式，加强专业档案管理人员的沟通联系，寻求业务对接和工作指导，及时解决档案管理中遇到的困难和问题，提升公司档案管理水平和档案人员素质。

提升档案员管理能力。根据档案管理工作的需要，针对薄弱环节，福建煤电采取外请内聘、集中培训、网络自学等多种模式，开展档案从业人员软件信息、网络运用、档案系统培训。同时，强化档案管理工作密切相关专业培训，使档案工作能更好地融入企业现代管理，提高档案管理效率。

提升档案人员综合素质。在现代信息社会，档案管理服务需求日新月异，必然要求档案管理人员提升专业知识和综合素质。福建煤电为提升档案人员综合素质，开展档案人员思想教育，不断增强档案人员政治素质。提高档案人员待遇，留住档案管理人才，调动档案人员工作积极性。加强企业文化宣贯，增强档案人员爱岗敬业和服务意识。同时，加强档案法、保密法等法律法规培训教育，进一步提升档案人员的法律观念。