企业科技档案高效检索的方法研究

彭璐

【摘要】随着档案信息化建设的发展，如何建立高效的档案检索平台，提高检索效率，使员工更高效地利用档案，是档案管理工作面临的重要课题。文章针对企业科技档案现状，分析现用档案检索方案存在的问题，对档案高效检索方案进行探究。

【关键词】档案检索;科技档案;检索工具

档案检索是档案利用工作的基础，企业档案管理部门通过检索工作，解决企业员工的查找利用需求。随着信息时代的到来，档案的检索方法和检索工具也随之改变，人们开发了档案管理系统，检索速度快，检索范围广，检索途径多，质量高，使用方便，检索结果输出方式灵活、实用，提高了档案的检索效率及利用率，适应现代化企业档案管理的大趋势。

科技档案作为科研企业中科技发展的重要文献材料，蕴藏了大量价值含量高的科研信息，其对于企业的发展意义重大，对科研生产具有其他信息无可替代的作用，因此，尤其应当引起重视。高效的检索方案可以提高档案检索的能力，促进档案信息资源开发工作，提高档案检索效率，推动档案管理与档案利用向着良性和快速发展，更好地为员工提供高效、便捷的服务，为单位生产、管理做好基础保障。

一、企业科技档案的概念及检索需求特点

科技档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。科技档案中包含了科研项目成果和研发人员的经验等，反映科研工作的研究领域和研究方向。科技档案服务对象主要为知识型人才，属于专业型的用户。他们所需求的档案专业性较强，因而他们在检索利用档案信息时具有以下特点：

（一）高效性。科技档案作为企业内部生成的信息，具有一定的时效性。在企业内部无论是科学研究还是企业产品的研发，都面临着强大的竞争压力，因此一线业务部门科研人员对科研信息需求量大。从企业改革发展的角度来看，建立企业高效信息检索平台，积极传递新技术、新成果可以不断提高企业竞争力，因此科技档案利用者在检索信息时更希望能够高效、快速地得到所需的信息。

（二）便捷性。企业科技档案门类较多，利用者在查找科技档案信息时，希望以最便捷的方式获得，利用企业档案信息管理系统，可以使企业员工在档案信息管理系统客户端进行检索利用信息，与到实体档案管理部门查询资料相比，利用者更倾向于利用信息化手段方便快捷地查询信息。

二、科技档案检索现状分析

档案的利用首先需要从档案信息的准确定位和检索开始，档案检索主要是指通过使用相关的档案检索工具，对需要的档案文件进行查找，充分发挥档案的作用。企业可以利用档案信息管理系统的检索功能，主要有模糊检索和高级检索。其中模糊检索主要以“关键词”为检索项，进行跨库检索，检索信息比较宽泛;而高级检索则针对具体的查询条件等具体描述，对不同门类档案进行案卷级、文件级的检索，显示较高的查全率和查准率。这两项检索方式作为档案查询、利用服务功能实现的主要途径，為企业员工提供档案检索服务。检索结果的主要呈现形式是：逐条显示检索结果，利用者浏览检索结果，根据题名中录入的信息筛选自己所需要的文件。下面针对企业科技档案，对检索现状进行分析。

（一）档案信息系统开发不能满足实际需求。目前，企业档案管理系统的开发多以方便档案信息统计、查询为出发点，是为满足大多数企业需求而开发的，缺乏对本企业自身需求和管理模式的调查和了解，系统开发缺乏针对性、自主性，系统中生成的大多是简单的、庞杂的信息，随着信息量增大，势必带来信息混杂、无序，影响信息质量，从而造成真正所需的档案检索不到。档案信息系统设计、开发思路仍沿袭旧的管理模式，实际运用价值不够高，对档案信息内容开发来说，仅停留在对相关信息归纳、汇总等初级开发阶段，未考虑利用者不同知识背景、需求程度、工作性质等各种因素，编研产品缺乏针对性、实用性;由于当前检索系统技术的原因，检索系统不能正确地理解用户的意图或者虽然理解了用户的意图，却检索出了非所需的结果。这些因素在很大程度上制约了对科技档案信息资源的检索和利用。由于档案专业知识的原因，档案利用者对档案目录信息的各种要素内涵不是很明确，往往不了解所需档案与档案信息管理系统中录入信息的有机联系，对档案内容的记忆是片段式的、分散的，查询意图是不明确的，从而导致检索结果和档案利用者的查询意图相关性不大，没有满足利用者的需要，难以获取到所需的知识。利用者检索到的信息与其需求的信息之间存在严重不确定性，导致未著录的内涵部分无法被检索到。检索结果与需求间的关系。

（二）无法涵盖档案内涵，影响查全率。目前企业档案检索主要通过档案管理者在档案管理系统中预先著录项目进行计算机检索或者人工直接检索，实现对档案信息资源的利用。由于案卷目录检索方式，其内容是概括性的，无法完全覆盖档案文件的内涵。因此，当利用者在不了解录入信息与自己所需要信息之间的有机联系的情况下，仅仅依靠有限的著录项目进行案卷检索，查全率会受到直接影响。

（三）无法准确定位，影响查准率。档案管理系统中的著录项目对档案资源的内涵表述不够准确，不能很好地反映项目研制文件所包含的内容，导致其无法对接到定位利用者的实际需求，使利用者对目标档案文件的定位不准确，从而影响文件的查准率。

（四）档号不能全面揭示案卷之间的有机联系。科技档案采用的档案号编号方法是将归档资料作为一个独立的管理对象进行编码规则设计，缺少对归档文件材料某些形成特征以及管理特征的揭示和反映，不能全面地揭示案卷之间的有机联系，其“自说自话”的特点，不能满足资源整合和标准化管理的需要。

（五）缺少个性化检索方式。由于科技档案服务对象主要为知识型人才，这类人员的知识结构、个人能力、工作经验等均带有显著个性化特点，每一个用户对于信息需求不同，对于检索方式的选择上也存在着很大的差异。在利用科技档案的过程中，有些文件或其中的关键设计会被利用者频繁利用，每次利用者查找这些频繁使用到的关键设计时，都需反复通过传统的检索途径和步骤进行翻查，不能快速直接定位到所需要的文件或关键设计，无法根据不同用户的不同检索需求进行内容的匹配和搜索结果的呈现，给利用者带来不便。

三、档案高效检索方案的实现途径

（一）高效档案检索服务的原则。要制定一个高效的检索方案，首先要考虑到档案检索服务所要遵循的原则。以利用者为中心是档案管理部门提供检索服务的一个重要原则，也应贯穿于档案检索方案设计与构建的各个阶段。其次，要维护档案历史的真实性原则。档案是对历史的复现，是历史的产物，我们的管理理念、管理方式、管理手段可以更新发展，但并不意味着完全抹去以往的管理痕迹。

（二）制定档案分类目录。所谓高效的检索方案就是要在既满足档案检索服务所应遵循的原则，又符合其档案所属门类的特点以及员工利用特点的基础上，高效、快捷地为员工提供检索服务。制订科学、实用的档案分类目录是进行高效检索的基础。制定科学的档案分类目录主要体现在：分类目录能将企业各门类科技档案在一个分类体系中体现，既能保持各门类科技档案的相对独立，便于不同门类科技档案的识别，同时又能够使它们彼此保持相互联系。制定实用的档案分类目录主要体现在：在制作分类目录时应考虑到本单位档案管理的实际情况，同时符合档案管理具体要求。1.制定档案分类方案，提高档案检索的科学性与智能性。档案分类是根据档案内容或形式的不同，按照一定的分类原则和方法，对档案进行分门别类。目的在于采用科学的方法，解析和固化档案材料之间的有机联系，便于员工的识别和查找。这就需要提供多个观察角度去解释和关联档案材料之间的信息联系，制定档案分类方案作为档案分类目录的指导性文件，统筹档案分类与档案编号的工具，使其结果便于对档案信息资源进行有效的开发和利用。2.制作档案分类表，快速定位所需档案。档案分类表是揭示档案分类层次、固化档案分类结果，标明档案类别代号的标准化表格文件，作为档案分类方案的附件使用。档案分类表的排列方式和分类表示的设置表现出各种档案分类的层次和逻辑关系，使利用者更明确档案各类目之间的结构关系，档案管理者能更加快速定位到利用者所需档案位置。3.利用档案分类表制作特色案卷分类目录。根据单位内部员工对科技档案的利用需求特点以及查阅率，利用档案分类表，对科技档案的案卷目录进行重新梳理，制作出以档案分类方案为导则的特色案卷分类目录。利用此检索工具，可以使利用者清晰地看出科技档案的所有门类以及各门类所包含的科技文件资料的类别，使档案管理人员可以根据分类标识快速定位到利用者所需档案的所在位置，提高档案检索效率。4.利用档案分类目录，改造档案信息管理系统字段。根据档案分类目录，对档案信息管理系统的字段进行重新改造，以便日后利用者能够按照新的分类目录进行检索，提高检索效率。

（三）个性化的档案检索方式。个性化检索，即基于用户个性化喜好和习惯，根据不同用户的不同检索需求进行内容的匹配和搜索结果的呈现。在搜索过程中融入个性化元素，包括根据用户特征和记录的检索历史进行个性化结果呈现以及个性化信息推荐。个性化的档案检索方式更能够理解利用者的需求，大大提高利用者檢索的需求匹配度和满意度，且个性化检索的展示形式使得检索更具智能性，使得档案能够更走近利用者，使利用者的检索体验更好，充分发挥档案的价值。在当前信息量日益增多的信息化发展时代，只有了解用户的实际需求，才能更加准确地获取检索需求，并为用户提供相匹配的检索结果，来更加满足于用户对检索方式的个性化需求，真正实现档案的个性化检索。企业档案管理部门可结合不同类型的用户需求，通过档案信息管理系统的客户端为档案用户提供具有针对性的信息资源，从而达到有效检索科技档案信息资源的目的。

（四）知识挖掘。知识挖掘主要是指自动搜索隐藏在海量数据中的特殊信息。通过知识挖掘，可以简要地集中反映信息，让利用者更多、更快地掌握大量信息，满足信息检索的高层次需要。首先，可利用检索工具自动从文件中提取能够反映关键信息的关键字，有助于档案管理者和利用者快速评价检索结果，提高档案编研开发和利用效率。其次，可将大量的档案信息根据文件的特征或相关程度进行自动分组归并，使档案利用者在信息组织、导航方面获得更大的帮助。

（五）完善档案信息管理系统条目检索词。在检索条目中信息的颗粒度越小，利用者检索起来更加容易找到自己所需要的信息。可根据文件的具体内容，或根据实际工作中遇到的常被借阅的检索问题，在该条目的备注中标注该文件具体内容的概括性关键字，以便于利用者检索。

（六）扩大科技档案信息化范围。将纸质、声像等不同形态的科技档案转化为数字化信息资源保存在档案管理系统中，便于利用者进行检索;同时，可根据企业特色和实际科研情况，通过调研企业中科研人员的实际需求，考虑科研人员对信息和知识需求的程度和频率，以科学技术、产品研发、创新成果等研究领域为导向，对企业科技档案知识内容进行积累和组织，开展专题编研工作，并根据不同方向的编研成果通过信息化手段导入到档案管理系统数据库中，建立专题类科技档案信息资源库，便于利用者进行全文检索。

四、结语

文章以企业科技档案为研究对象，对档案高效检索方法进行研究，分析单位科技档案现用检索方案存在的问题，对档案高效检索方案进行研究，利用这些措施完善检索策略，提高检索能力，并将其应用到企业科技档案管理中。在信息化不断发展、档案信息不断膨胀的当下，提高档案检索效率，探索高效的检索方法，是对档案管理的有益尝试，也是更好地服务于企业科研生产、经营管理的有效途径。

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