如何做好人事档案管理

王建成

【摘 要】随着档案管理工作的发展，人事档案管理工作越来越引起领导者的重视，做好这一工作，能够为单位挖掘更多的人才，推动单位的可持续发展。本文结合工作实际，重点分析如何做好人事档案管理工作。

【关键词】人事档案管理；对策

人事档案是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面，与个人待遇、社会保障、组织关系、入团入党、职称评审等紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有重要的凭证价值、参考价值以及法律效用。因此需要正确认识人事档案的重要性，提高对人事档案工作的重视程度。

1、人事档案的重要性

1责任心

做好人事工作，必须有很强的工作责任心。不同的职业，对工作赋予不同的责任。教师有教书育人的责任；医生有救死扶伤的责任；而作为人事工作者，责任就是对单位干部职工的人事档案和干部任免资料负责。从小到每位干部职工的简历，大到关系到干部职工终身福利的工资晋升和调级等，每一个环节，都得亲历亲为，确保每一位干部职工的人事档案不缺一张表，不少一份材料。自从我接手人事工作以来，本着对干部职工高度负责的态度，我经常主动与组织、人事部门沟通，对部分干部职工档案不齐全的、或是缺少任职文件等，都一一进行了查漏补缺，确保全局干部职工档案的完整性。

2细致心

人事工作不像做统计专业，做错了，再重新录入汇总一次就可以。在处理人事工作时，即使你九件事都做好了，但只要一件事做差了一点点，就可能带来不可估量的负面影响。在2006年全国统一推行的工资改革制度中，这是每个干部职工最关心的问题，为了这次工资改革，必须把每个人的信息填在信息登记卡里。比如同样是大专文凭，如果填了是全日制的，工资就会加多几十元，但如果填的是非全日制的，那工资将不变动。假如我们工作不够细心，在这里填错或是录入错了，那就算你其他的做得再好，再全面都没用。因此，要做好人事管理工作，就一定要保持严谨细致的工作态度，做到细心、再细心。

3 机密性

人事档案的内容涉及个人历史记录方面的情况，有的侧面反映了一些重大历史事件，有的存在个人私密的信息等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会提供服务。

4动态性

人事档案建立后，内容随着当事人人生发展将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须做好新材料的收集补充，力求档案资料做到及时性。

2、人事档案管理工作存在的问题

2.1人们档案意识淡薄。在市场经济的推动下，人们逐渐淡化了对人事档案重要性的认识。有的人认为，现在选用人才重在现实表现，不注重人才的经历和历史业绩，人事档案也就没有多大作用；还有的人认为人事档案工作是人事档案管理人员的事情，与己无关；这些情况表明，人们对人事档案工作的重要性认识不足，对人事档案不够重视。

2.2人事档案管理机制滞后。目前的人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚。缺少应有的生机与活力，机制的滞后已不能适应工作发展的需要。另外，对离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。

2.3人事档案管理方法滞后。目前有的人事档案管理方法，仅局限于“看堆式”的管理。重管理，轻服务，方法繁锁，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高。档案方法的繁锁很大程度上是由于档案工作本身的繁锁所造成的，这就要求必须改进必要的档案材料清理出来，及时做好破损、缺页、不齐全材料的修复和收集工作，确保人事档案材料的安全于完整。并且要及时收集和补充档案材料。

3人事档案管理问题的应对措施

3.1建立标准的人事档案管理制度。新形势下的人事档案不仅仅是管理职务档案，而是一项系统的综合性工作，所以档案管理的人员不能只是由单纯的人事部门组成，而是要从各部门抽调人员，主要包括：单位领导、组织部人员、人事部等相关人员。需要各部门的参与才能建立一个比较合理高效的管理体系。人事档案管理工作的进行要切实考虑各部门的情况，明确各部门的职能，相关责任分配到人，不能出现职能交叉的不良现象。

3.2建立人事档案管理人员队伍。为了保证人事管理工作的保密性和良好的服务性，要积极组织相关人员学习专业知识，建立一支具有高水平的人事档案管理队伍。并且对于工作突出的人员要加大培养力度，建立专业的认输档案管理研发队伍，使人事档案管理工作不断得到创新发展，提高管理水平。

3.3实现人事档案管理的現代化和信息化。为了适应社会主义现代化建设，对于人事档案管理也要采取措施积极响应，使人事档案管理更好地服务社会。对此，人事档案管理部门要加强管理，提高工作人员的工作积极性和业务熟练度，确保工作能够高效、准确地进行。要与现代科技发展相结合，通过利用计算机技术配合相关设备的使用实现快速反应，保证人事档案安全，更好地为社会提供提供优质的服务。

3.4创新人事档案管理办法。改变以往档案的收集方法，把信息的收集重点适当进行调整。传统的人事档案收集已经不能满足现代化管理，可以通过把业务考核成绩作为重点的办法，弥补传统方式没法收集的缺陷。改进档案的使用办法，人事档案管理组织通过计算机可以实现档案资源的信息共享，本单位可以通过互联网查阅相关人员的具体信息，如若单位人员发生改变，则该单位不再可以查询该人员的具体信息，确保人事档案的信息安全。

4总结：

要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质。档案工作人员是档案工作的主体，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识，熟悉各个环节的工作，只有这样，才能使档案管理工作有条不紊，更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养，来增强自己的使命感和责任感，通过责任心的加强，提高档案管理的服务质量和服务水平。

参考文献：

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（作者单位：兴隆县社会保险事业管理局）