浅谈高速公路企业电子文件命名管理工作

摘要：为加强高速公路企业电子文件命名管理工作，本文从高速公路企业电子文件命名管理现状、加强电子文件命名管理工作措施、命名方法等三方面来阐述电子文件命名管理工作。

关键词：高速公路；电子文件；命名管理

随着办公网络的自动化和智能化趋势，高速公路企业电子文件数量激增，电子文件的命名也存在巨大的差异，为保存好电子文件，做好电子文件的收集、归档、利用工作，需要统一规范电子文件的命名管理工作。

1 高速公路企业电子文件命名管理现状

在电子文件的归档管理过程中，由于电子文件的来源广泛、个人工作习惯等原因，普遍存在以下问题：

1.1 缺乏统一性

很多企业在电子文件的使用过程中，并未对电子文件的命名提出具体的命名规则或制度规定，普遍存在单纯依靠电子文件提供者来命名，缺乏对电子文件命名规则的约定和监督检查，造成各自为战、命名五花八门的局面。

1.2 来源广泛、形成点多

企业电子文件来源于外单位和内部各个部门，来源广泛；另外从命名的各环节来看，每个环节都有自己命名的理由，或者是从利于管理的角度来命名；而且具体到每个环节上的电子文件命名者，或多或少都会根据自身的知识背景、自身工作习惯和管理环境来对电子文件进行命名。

1.3 随意性大

在企业电子文件的命名过程中，人为的因素会影响到文件名的产生和更改，在各环节都可能对电子文件命名进行更改，导致普遍存在电子文件一文多名，或者从电子文件命名来看，根据无法找到命名与文件内容之间的联系，对日后的查询利用和管理带来了困难和隐患。

2 加强高速公路企业电子文件命名管理的思考

2.1 建章立制，制订电子文件命名管理制度

企业需制订关于电子命名管理规范化的制度，建立统一的电子文件命名规则和标准，以此来对电子文件命名管理工作起到引领作用，使电子文件命名工作有章可循。

2.2 统一电子文件命名法

企业在建立电子文件命名管理制度的基础上，需统一命名方法，要求在电子文件的一定范围内使用统一命名方法，无论任何人在对电子文件进行命名时都要按照统一的方法来命名，不得因人而异、随意改变电子文件命名方法。

2.3 保证电子文件名称的唯一性

对电子文件的命名进行管理，主要目的是为了确保文件名称的唯一性，避免大量存在命名无规则、重复性的电子文件；同时，也是为了方便日后的查询利用，确保电子文件的命名与文件内容之间存在对应关系，便于快速检索和查找电子文件。

3 高速公路企业电子文件命名方法

企业电子文件命名应当遵循唯一、确切、规范、简明的规则，以便后期的各种处理和查询利用。高速公路企业电子文件主要包括公文类、合同类、工程类、音像类等文件，命名方法有以下几种：

3.1 文号+文件题名

公文类电子文件名命名规则可设定为：“文号”+“文件题名”。如：文号为“粤江中〔2017〕1号”、文件题名为“关于V134版本费率抽样核对的复函”，则电子文件名应为“粤江中〔2017〕1号关于V134版本费率抽样核对的复函”。

如电子文件虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成分，应重新拟写，将重拟的题名附于原题名后，外加“[ ]”。如：2017年7月司务会议通知的文件题名为“会议通知”，则电子文件名应为“会议通知[2017年7月司务会]”。

人事任免通知等公文的标题通常只标注一个或部分人名，应加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字。如：文号为“粤江中〔2017〕149号”、文件题名为“关于张三等同志职务任免的通知”，则电子文件名应为“粤江中〔2017〕149号关于张三等同志职务任免的通知[李四、赵五]”。

3.2 合同编号+合同名称

合同类电子文件名命名规则可设定为：“合同编号”+“合同名称”，合同名称应尽量保持唯一性，统一按“年份”+“项目名称”命名。如：合同编号为“YJZ201703008/ZH003”、合同名称为“聘请2017年度常年法律顾问合同”，则电子文件名应命名为“YJZ201703008_ZH003 聘请2017年度常年法律顾问合同”（由于“/”不能作为电子文件名，则统一改为下划线“_”）。

3.3 年份+工程名称+文件名称（或：年份+工程名称+文件名称+合作单位）

工程类电子文件命名规则设定为：“年份”+“工程名称”+“文件名称”。如：年份为“2016年”、工程名称为“中江高速沿线绿化补植工程”、文件名称为“价格审核表”，则电子文件名应命名为“2016年中江高速沿线绿化补植工程价格审核表”。

报价资料、资质材料、投标邀请书、中标通知书、退还投标保证金审批表、中标候选人公示等电子文件，需加“[合作单位]”。如：年份为“2016年”、工程名称为“中央分隔带改造工程”、文件名称为“中标通知书”、合作单位为“XXX有限公司”，则电子文件名应命名为“2016年中央分隔带改造工程中标通知书[XXX有限公司]”。

3.4 年份+事由+拍摄/录制时间

音像类电子文件名设定为：“年份”+“事由”+“拍摄/录制时间”，“拍摄/录制时间”统一采用8位阿拉伯数字。如：年份为“2017年”、事由为“1月经营班子会议录音”、录制时间为“2017年1月10日”，则电子文件名应命名为“2017年1月经营班子会议录音20170110”。

4 结语

由于高速公路企业电子文件数量繁多，高速公路企业电子文件命名管理现状普遍存在缺乏统一性，来源广泛、形成点多，随意性大等现象，规范电子文件的命名管理工作势在必行。本文认为可以采取建章立制、制订电子文件命名管理制度，统一电子文件命名法，保证电子文件名称的唯一性等措施来加强高速公路企业电子文件命名管理工作。为确保电子文件命名的唯一、确切、规范、简明，针对高速公路企业公文类、合同类、工程类、音像类电子文件，提出了“文号+文件题名”“合同编号+合同名称”“年份+工程名称+文件名称（或：年份+工程名称+文件名称+合作单位）”“年份+事由+拍摄/录制时间”的电子文件命名法。

参考文献：

[1]徐莹.关于电子文件命名的若干问题[J].兰台世界，2006（8）：15.

[2]陈燕军.对综合档案馆電子文件命名的几点认识[J].黑龙江档案，2011（2）：92.

作者简介：李碧秋（1986），女，硕士，广东江中高速公路有限公司经济师，研究方向：档案管理。