建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

邵长霞

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，人们生活的水平和质量在不断的提高，对于建筑工程有了更高的要求和需求。在工程整体项目中，建筑工程档案资料管理起到了非常重要的作用，为竣工后的验收工作、改扩建工作、工程检查等提供详细的资料。改革开放以来，我国的建筑行业发展迅猛，企业的规模也在不断的壮大，工程相关技术资料保存也得到了广泛的关注。因此，建立起完善的工程档案管理制度可以有效的帮助企业对工程的质量进行有效的监管，也是做好工程竣工后相关工作的重要保证。

关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；处理措施

1 引言

在建筑工程施工的过程当中，工程档案资料是十分重要的一部分，其是建设活动中形成的原始的、具备一定保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。在管理建设工程质量、总体造价和建设工期的同时，作为建筑工程项目管理的重要组成部分，其关键作用也得到了越来越多人的关注。

2 做好建筑工程档案资料管理的必要性

目前很多企業已经开始关注这项工作的重要性，在进行工程档案管理工作时企业应建立起相关的管理部门由专人进行管理，并运用科学的方法构建起一套档案管理理念，从实际工作中总结经验再融入先进的管理理念，提升企业建筑工程档案管理工作的整体水平和管理质量，从而更好的增强企业的市场竞争力，提升经济效益和社会效益。与此同时，我国的建设部门也开始关注企业的工程档案管理工作，并制定出相关的管理规定，来约束企业在管理中出现的不正当行为，帮助企业正规化管理。

3 建筑工程档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识不强

当前信息技术在档案管理中的广泛应用，但是在建筑档案管理中，应用到的信息技术比较少，而且信息化的档案管理还没有普及，存在档案管理滞后的现象。建筑工程档案管理是一项长期的档案管理工作，在整个项目建设中发挥着重要的经济效益，项目工程建设部门只是将大量的人力、物力和财力投入到工程建设中，忽视了对工程项目中档案的管理，导致施工中很多重要的档案资料遗失，而且一些基本的工程档案收集、整理都不能按照相关的规范标准进行操作。

3.2 对于档案管理的质量不高

在工程档案管理中，存在对档案管理的不到位，而且工程档案管理中管理人员的业务素质不高，对于档案的收集不完整，导致一些重要的档案文件资料缺失，还有对于一些隐蔽的工程记录不全，导致档案记录文件不能真实反映工程的质量，导致工程档案的质量不高，也就会相应影响档案后期的利用。国家已经出台了有关项目档案管理的规定，制定了专门的规范性文件，但是在实际执行的过程中，很多工程建设单位忽视了对一些制度的学习，不能严格执行相关的规章制度，导致档案管理工作没有充分做到位。

3.3 缺乏高质量的管理人才

现阶段建筑工程档案管理人员的从业状况来看，中小型的建筑公司的档案管理多为企业关公兼职，他们本职工作可能是会计，也可能是老板，独立的档案管理人员较少。在大型建筑企业中，虽有独立的档案管理人员，但缺少专业化、复合型档案管理人员。现代科技及经济要以，企业管理要向着信息化、科技化、快速化、精确化方向发展，但传统的档案管理人员无法适应现代企业管理要求，他们大多采用传统电脑输入方式或纸质登记方式进行，无法依靠互联网等现代科技将企业的档案的管理工作正式纳入经济发展大潮流中。

3.4 管理制度不健全

建筑工程企业的档案管理工作没有完整的管理制定，一般企业只要求兼职人员收集及整理好相关信息便可，没有制定完善的管理制度。这样的情况导致企业建筑管理工作建设步伐无法紧跟企业其他部门，不能实现应有的促进企业发展作用。不健全的档案管理制度也致使档案管理工作出现问题后，找不到具体责任人，最终只能草草了之，导致相似问题在后期再次出现，严重阻碍了企业发展步伐。

4 建筑工程档案管理措施

4.1 认识到档案管理的重要性

在建筑工程建设的过程中，任何一个项目工程的建设单位都需要充分认识到档案管理的重要性，加强对档案管理中人力、物力和财力的投入，不仅要重视工程项目的建设，而且要重视对档案的管理。建筑工程项目的管理者需要将档案管理纳入到工程项目建设中。对于建筑工程中归档的内容主要包括合同和委托书、检测方案、检测记录以及委托方的相关资料，需要归档整理的材料也是相对比较多，要注重档案管理的自动化水平，将档案管理中的经费纳入到当年的工程预算中，加大对档案管理方面的资金投入，配备一些必要的设施设备，结合工程项目的实际特点，应用档案管理方面的各种软件，提升档案管理的自动化水平，提升档案管理的效率。

4.2 加强对建筑工程档案管理的质量

建筑工程中的档案对于建筑工程以后的发展有着重要的借鉴作用，建筑工程的档案管理需要严格按照工程建筑行业中档案管理的需求，注重对档案的收集、整理工作，要能够充分提升建筑工程档案管理的质量，为后期档案的归档奠定良好的基础。例如，建筑工程在竣工之后，都会有工程竣工图纸，竣工图也是对项目工程建设的实际反映，是工程项目建设中的重要内容，因此，对于竣工图的验收和整理也是档案管理中的重要一部分。就需要相关的资料管理人员及时做好对档案的归档收集和整理，做好对相关检测报告的盖章和整理。检验部门需要对竣工图纸的相关技术性资料进行整理归档，填写好归档的清单，资料管理人员进行编目保存。其中主要包括施工环节和后期工程竣工环节的档案管理，有工程建设过程中相关的文字、图纸等资料等。

4.3 聘用好高质量管理人才

任何企业的发展都离不开管理人才，人才是企业发展的强大动力。针对我国现阶段建筑工程档案管理现状，应该聘用复合型管理人才。管理人员既要掌握传统档案管理措施，熟知建筑施工过程及相关要点，还要掌握现代企业管理知识，能熟练操作各种管理软件，可以对企业管理提出可操作化的管理意见等。企业在招聘管理人员时，要有目的有意识到将招聘重点倾向复合型。只有找到负责，认真，踏实的复合型人才，才能将建筑企业档案管理工作提到一个新高度。

4.4 制定档案管理制度

①制定责任制度，档案管理及收集工作复杂，任务重，工作中稍有不慎，就会出现问题。所以，要制定责任到人的制度，谁的工作出现问题就找谁。这样做：a.避免了责任互推造成的不必要损失；b.保证了工作质量。②制定监督机制，邀请其他部分工作人员参与档案管理监督工作中来，监督档案管理的每一个环节，如果发现问题及时上报，指正档案管理工作。③建立惩罚机制，本月档案管理工作质量较好，可给予适当奖励如奖金或休假等；但如工作出现问题，要给与适当惩罚，或罚奖金或写检讨书等。完整的管理制度有利于企业档案管理工作的开展。

5 结束语

加强档案管理工作能够促进建筑工程行业的发展，促进城市化进程的加快，有利于社会经济的发展。因此，在建筑工程档案管理工作开展的过程中，应当加强对档案管理工作重要性的认识，重视档案管理工作的开展，同时对档案管理工作的机制进行不断的健全和完善，促使档案管理工作更加的科学完善，更加具有规范化。同时加强对现代化信息技术和先进管理技术的引入，促进档案管理人员素质的提高，促进档案管理工作水平和质量的提高。

参考文献：

[1] 王霞.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].现代营销（下旬刊），2016（10）：40.

[2] 陈宁，王之勇.建筑工程档案管理中问题及解决思路[J].现代商贸工业，2016，37（27）：68～69.

[3] 田海红.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].档案管理，2016（4）：90～91.