如何加强高校档案管理探究

王军

摘要：在传统的高校人事档案管理制度中总是存在着以权谋私、管理混乱、弄虚作假以及主观随意性强等现状，使得高校档案信息化管理改革多年来无法实施。为适应社会和时代的需求与发展，必须要对档案信息化管理建设进行加强与创新，从而将档案管理的水平提高。提高高校的档案信息化管理水平也是对档案信息化管理和建设的一个很大的推动，不仅具有重要的理论意义，对高校各项事业的发展也有着较大的实际价值。

关键词：高校档案；信息化；管理现状

在高校发展全过程的所有历史资料就是档案，对于高校来说是非常重要的资源，利用和开发这一资源，对高校的发展尤为重要。了解高校的档案工作现状，分析其中的问题，合力采取完善的对策与管理方案，让档案充分发挥其应有的价值，更好地适应高校新的发展与需求。

一、高校档案管理现状

（一）档案收集效率低 管理制度不健全

国内大部分高校的档案工作管理中标准和模式往往缺乏一定的统一，档案管理水平与国外相比仍相对落后。对应纳入档案管理的范围尚不够明确，档案管理各种工作制度都不健全，管理不明确、分散。在现代化高校管理中，财务、教师、后勤等管理制度比较健全，而高校档案工作的各项管理制度却涉及较少。没有明确将高校工作档案纳入考核管理之中，造成档案归档率低、档案资料不全等现状。

（二）档案管理意识薄弱 利用档案资料低

在高校管理的过程，档案管理工作的必要性与重要性是缺一不可，是并存的。但轻档案、重经营的思想目前在高校中仍是普遍存在，且因为忽略了档案的科学管理，使许多应归档、收集的重要资料都没有被整理在档案之中，导致高校档案的完整性大大缺失。由于管理档案工作得不到重视，利用开发档案资源信息不足，造成档案利用率低。

（三）信息化管理水平不高 设备投入少

高校档案信息化管理水平比较落后，是档案管理工作目前面临的主要问题。档案管理设备陈旧、老化，特别是在高校档案管理中网络技术及计算机没有得到应该的普及，设备与硬件的投入远远不足，管理手段严重落后，与信息时代严重脱轨，导致档案管理工作的进程滞后，不利于高校对档案综合利用和开发。

（四）档案管理人员业务素质水平不高

在目前的高校管理中，多数从事档案管理的人员的技术水平与专业素质仍还欠缺。因此，在高校的人才培养方面，档案人员没有建立全方位，多层次的知识完善的体系，导致人才极为匮乏。高校教育、学习等方面技术专业人员学习和培训的机会多，而档案人员则恰恰相反，机会少甚至没有。从而使档案管理水平与高校实际需求发展相差甚远。

二、解决高校管理档案工作的方法及对策

（一）建立档案管理的各项规章制度

高校档案工作作为专业性很强的一项严谨工作。需要结合实际单位的具体情况，根据有关法规法律，建立完善的材料、文件归档收集制度与各项档案统计制度等各项制度规章，使档案管理工作的每一项步骤都有依据。为开展档案工作提供制度和法津上的相关保障。将高校经营活动与高校各种档案管理工作同步考核，同步评价，高校档案管理工作的现状才能得到改变。

（二）领导重视 积极宣传法律、规章制度

高校做好档案管理工作需要得到管理者与决策者的相应重视。通过编写相关资料为有关部门和高校领导提供高校整体的发展借鉴和参考。各种场合，各种形式，各种渠道进行档案知识的宣传。使全院人员都认识到档案管理的重要性。档案科学管理的实现，才能使高校档案管理工作更好的开展，高校患者也就能够得到更好的服务。

（三）加大投入 提高配备 强化软硬件建设

根据档案管理工作要求，高校要加大自身的投入。如配备一体机、计算机等多种办公硬件设备。各院、各部门之间同时也可以利用网络系统来对档案资源共享与信息沟通进行增强。从而使工作效率大大提高，改变传统的手动操作，推动高校各部门的发展，满足高校及患者的多方面需求。

（四）档案管理人员的業务素质 职业道德需全面加强

随着时代的发展，信息技术的快速更新，档案管理、数字化已然是一个必然的趋势。必须提升管理人员的敬业精神与技术水平，让管理人员始终保持谦虚的学习态度。打开视野，在交流中学习，在学习中交流，不断提高自身素质，对其专业知识更需要不断走在时代的前沿。使高校拥有最为先进的技术与最为专业的人员，信息化管理水平也就随之提高。

结束语：高校档案的信息化管理是当前高校档案工作的必然需要.也是适应现代社会发展的必然要求。新世纪高校档案事业发展的重要方向是信息化管理，在以信息和知识为主要特征的经济知识时代中.档案中蕴藏的丰富宝贵的资源信息将在高校的发展中发挥着不可替代的作用。因此加快实现档案的信息化管理进程，对高校有着极为重要的意义。

参考文献：

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