论代销库在医院物资管理系统中的实现

初成刚 王晓英 刘桂敏

摘 要 随着药品和卫材库房管理的逐渐深入，医院从多级库房管理的模式逐步向零库存模式转变，本文简述了本院代销库模式建设的过程，探讨了零库存的库房设置与管理流程，以期建立有利于医院ERP系统建设和物流管理的有效机制。

关键词 ERP；代销库；零库存；库房；医院

物资管理系统是医院日常医疗、护理工作得以开展的物质基础，它既是病人费用的重要组成，也是医院成本管理的重点。药品和卫生材料质量的优劣直接关系到患者的身体健康乃至生命安全，物资管理的好坏，直接影响卫生材料的质量和临床治疗效果，为了确保患者安全，医院在物资管理的流程和库房规范化管理方面，进行了深入的研究。

以前，库房管理是医院物资管理的重点，根据对医院药品和卫材的进、销、存流程的研究，按照科室设置、工作流程及计算机全程管理的深度，建立了一级、二级、三级库房，加强了医院物资的管理，在院内形成了有利于临床工作开展和院内物流管理的有效机制[1]。随着医疗体制改革的深入，医院逐步开始在物资管理中引进零库存模式，本文主要探讨医院在物资管理系统中，如何建立和使用代销库及零库存模式，以及代销库的实施对医院管理带来的影响。

1 零库存的定义

医院与工商业的零库存概念不同，对工业企业和商业企业来讲，“零库存”是一种特殊的库存概念，是指以仓库储存形式的某种或某些种物品的储存数量很低，甚至可以为“零”，即不保持库存。对企业来说，不以库存形式存在就可以免去仓库存货的一系列问题，如仓库建设、管理费用，存货维护、保管、装卸、搬运等费用，存货占用流动资金及库存物的老化、损失、变质等问题。零库存的好处是显而易见的，如果企业能够在不同环节实现零库存的话，可以减少库存占有资金、降低库存管理成本、加快资金周转、规避市场的降价、滞销的风险。

医院的零库存是指物资在采购、保管等一个或几个经营环节中，不在医院库存账面上体现，以周转的状态存在，当物资销售后，直接完成院内入出库，这时方进入医院的财务账。在销售完成前，该物资仍为供货商所有，它不是指某种或某些物品的储存数量为零，而是通过实施“代销库”的策略，实现医院账面上的零库量。

2 代销库的建立

（1）通过与第三方软件公司合作，在院内建立新的物资库房，进销存模式仍按财务管理要求设置。该系统对外与供应商接口，医院可以向供应商直接发出采购计划，供应商按计划配货，采购科室直接扫码入库，极大地简化了采购流程。供应商可以通过软件，获取终端的销售情况，及时安排生产进度和库存配送，进一步节约企业成本，增加企业效益。

对内，系统与HIS系统进行接口，当患者购买物品时，系统根据收费及发料情况，及时进行入出库操作，更新代销库存数量。财务与供应商结账时，按照医院的物资销售情况直接生成应付账款，按照实际销售进行支付。

（2）药品与低值卫材零库存模式。仍由原一级库房负责物品的验收和监测，验收合格后，直接扫码完成代销库的入库操作。在医院正式库中，不管原来实行几级库房制度，此时只保留原二级库房，即门诊和住院药房，当病人计费时，代销库进行出库操作，在消减代销库库存的同时，向医院正式库中进行入库和出库操作。

（3）高值卫材零库存模式。根据主管部门的要求，高值卫材要求进行追溯管理，为此我们引入了条形码管理，做到一物一碼，采购入库时，库房按物品条码扫码入库。高值卫材一般为手术室使用，在医院正式库中，同样只保留手术库房，使用时，医护人员只需在当前患者收费项下，扫描所用卫生材料的条码，即可完成收费和代销库出库、正式库的出入库操作。

3 代销库的特点

（1）能够真实地反映医院的资产及成本支出。医院的零库存是指在满足医院临床需求及零售需要的前提下，简化物品流转过程，达到库存最小化，也就是说并非绝对库存量为零。代销库管理在医院和供货商之间搭起了沟通的渠道，节约了药品和卫材在流通中停留的时间，极大地减少了医院药品和卫材的储存量，加快周转速度，减少库存成本。

（2）加强了医院对物资的管控。医院原来采用的多级库房模式，增加了月末盘点和对帐的难度，不利于卫生材料的追溯，出现漏洞也在所难免。通过零库存模式，医院可以借用供货商的配送力量，节省人力成本，加快了业务部门与管理部门之间的响应，管理人员利用该系统，可以对物资流转过程中涉及的人、物、财发生的情况了如指掌，杜绝了管理漏洞。

（3）实现对物品使用的追溯。引入条码管理后，从采购计划的管理，到代销入库，准确记录物资的品种、数量以及供应商，到销售完成物品入出库记账功能，清晰地反映患者使用的材料批次、供应商、采购时间、采购价格。为物资在各个环节流通、验收、查询、追溯等提供了全过程管理的便利条件，保证物资进出的准确性，提高科室使用的时效性。

（4）医院的收费及入出库均只保留原来的二级库房进行，简化了操作流程，杜绝了开错、多收费、漏收费、遗失等现象发生，维护了病人的合法权益及医院的经济效益[2]。二级库房中的手术库房可以在收费时直接减库存，对高值耗材的管理更规范，增收节支方面成效明显。

4 医院代销库管理模式展望

根据我院代销库系统的实施情况看，该模式既能够保证物流过程的及时性，又能对患者使用的物品更好地进行管理，而且达到了财务要求压缩库存的要求。

代销库只是手段，不是目的。医院需要通过合理的物资管理体系，加速物资周转，减少库存，确保物资供应。医院应该从战略的高度引入先进的供应链进入医院的管理，从而降低库存量，减少储存成本和保管人员的费用支出，从根源上缩减成本，实现真正意义上的零库存，提高医院的核心竞争力。

药品和卫生材料占医院成本的比重逐年加大，医院级别越高、规模越大，物资的消耗和管理的流程越复杂，涉及的部门越多。引入零库存模式，把复杂的管理简单化，既能进行有效监督和管理，也可为医疗质量提供全面、可靠的数据。目前，大多数医院还没有形成一套完整的物资管理体系，不适用于目前高速发展的医疗卫生现代化要求。建议今后在建设医院信息系统中，建立完善的医院ERP管理体系，保障医疗质量的提高。

参考文献

[1] 初成刚，王晓英，衣晓燕.医用卫生材料的库房分级管理[J].中医药管理杂志，2015，23（9）：148-149.

[2] 谭红梅，邹丽娟，常后婵，等.手术室贵重材料管理方法探讨[J]，护士进修杂志，2011，26（11）：977-978.