新形势下政协机关档案管理工作的几点认识

刘亭

摘 要：政协档案是记录政协发展历程，服务政协工作现实，造福人民群众和传承政协文明的重要载体，是整个档案事业的有机组成。维护政协历史真实原貌，进而通过参考这些历史原貌来维持国家相关政策、把控未来工作方向是政协档案工作的而根本出发点和落脚点。随着创新驱动发展战略的深入推进，云计算、物联网以及大数据等信息化技术开始渗透至政协档案工作当中，给档案管理员带来了全新研究思路和工作思路。在这种新形势下，政协档案事业蒸蒸日上，其利用价值日益凸显，业界从业人士以及理论界学者也日益重视政协档案工作的研究力度。

关键词：政协机关；瓶颈问题；建议

一、政协机关档案管理工作概述

政协机关档案管理工作属于档案管理的范畴，其主要指对于政协各个部门日常工作中直接或间接形成的书面、音像等信息，由政协档案管理员进行归纳、整理、鉴定、开发和管理的一项工作。毋庸置疑，在当前新形势新要求新时代下，政协档案工作呈现出新的特性，其对于助推政协事业的创新发展具有重要意义。

（1）在政协全部工作范畴中占据着重要地位

政协各个职能部门的实践工作会随着时间的推移产生众多材料，例如各种会议记录、民意社情信息、内部出版资料以及其他文字记录或电子记录等等。这些都是政协各个职能部门实践工作的真实记录，既反映了过去一个时间段内政协各个职能部门的履职成果，也昭示了过去一个时间段内政协各个职能部门履职工作存在的弊端，这种两面性是事物发展规律，也是政协履职实践的有机组成和表现形式之一。同时，政协一方面需要对未来工作和服务的开展进行统筹协调，另一方面需要对这些工作和服务的过程与结果加以留存。诸如上述文字记录和电子记录，都在政协全部工作范畴当中形成，最终均需进入汇总并管理的流程，也就是通常所说的档案管理流程。

（2）促进政协事业发展的重要源泉

工作的改革创新和锐意进取，离不开汲取历史经验中的营养和反思历史进程中的过错[1]。一方面，政协档案是政协历史长河中形成的丰富信息资源，里面蕴含了丰富的实践经验，记载了过去时间内政协各项工作开创的好做法。通过对这些宝贵的做法和经验进行研究，有利于政协各部门在下一时期内的准确把握工作实质，深入掌握核心要义，进一步把工作创新引向更深，另一方面，历史进程中存在的过错也反映在档案中，通过对这些过错进行反思，吸取教训，有利于政协各部门更好的把握好发展方向、落实新任务和树立新目标，规避和减少工作中的失误和风险。

二、政协机关档案管理工作面临的瓶颈问题

（1）信息建设瓶颈问题

受到网络技术的影响，政协档案基础工作呈现出信息化、技术化的发展态势，在发展过程中面临的瓶颈问题也逐步凸显出来。一方面，档案业务基础较差，在对纸质档案进行数据化时需要重新花费精力和时间进行整理和著录，费时费力。部分地区政协在发展过程中档案观念薄弱，或是纸质档案文号、题名和责任者等存在纰漏，或是材料齐全完整度不高，致使基础业务薄弱，进而导致必须对这些纸质档案进行重新编目和整理。这就势必会给档案管理员带来额外工作量，也会增加政协的人、物和财力投入[2]。另一方面，信息化过程中存在泄密风险。部分地区政协在信息化过程中，储存在硬盘中的信息不进行加密处理，在系统遭受病毒入侵时，容易被不法分子拷贝。

（2）档案利用瓶颈问题

部分地区政协对于正式公文的收集较为重视，忽视了其他文件和资料，影响档案整体的完整程度。一方面，日常工作记录、工作计划和外出会议记录等其他文件一直收集不齐，可开发利用资源匮乏，政协工作人员在查找相关信息时要么耗时较长，要么检索不到，档案利用工作呈现边缘化态势。另一方面，部分地区政协的档案管理员更换较为频繁，政协档案无法保持连续性。同时，存在档案积压未整理现象，归档整卷质量不高，为以后利用开发工作的进行埋下隐患。

三、完善政协机关档案管理工作的建议

（1）加强信息化建设

首先，档案网络与制度保障是不可分割的有机整体，档案网络安全性能有赖于制度保障。为此，要建立严格的档案文件归纳、编目、统计和编录制度，从制度层面约束政协档案管理员的行为，夯实档案业务基础。其次，建立经费保障机制，根据自身资金实力水平，尽量配置高性能的软硬件设施，如高清电子扫描机、一键化刻录仪，优化政协档案工作环境[3]。最后，要将信息安全摆在核心位置，严格控制各项工作流程，规范档案信息化操作流程，确保信息在数据化过程中具备安全性和可靠性。同时，要及时对涉密信息进行安全加码，更新计算机防入侵系统，将防范重心放在事前，杜绝信息数据丢失和泄密事件的发生。例如可以上传到云端进行数据加码；也可以在计算机系统中进行文件加密。

（2）积极开发编研，做好利用工作

政协档案管理员要积极挖掘档案内的有价值信息进行开发编研，将死档案变成活黄金。首先，档案管理员要尽量熟悉档案的分类的内容，研究日常查询记录，了解档案利用者的需求规律和需求属性，进而全方位、多层次的进行专题编研。例如可以编写专门的会议记录专辑和政协重大事件专辑等。其次，要做好档案管理员专业化工作，选好配好政协档案管理员，选拔管理知识过硬和信息技术过牢的人员从事政协档案工作，提高档案管理员待遇，完善岗位机制，确保信息的连续性。最后，要结合政协工作特点制定档案管理员培训计划，积极提高其网络技术应用能力，更新其管理理念，从而更好的适应形势。

四、结语

在大数据生态视角下研究政协档案管理，对于革新政协档案工作的滞后、信息化水平滞后以及管理方式陈旧的现状具有积极意义。特别是在当前电子政务发展迅速，政协电子文件数量剧增、种类日趋繁杂的背景下，现代科技的应用范围和应用价值也不断扩大。有效管理政协工作中产生的这些信息，保证政协档案可用、完整和真实，既是国家保存真实、完整历史记录的内在要求，也是为政协进行科学决策的基础。总而言之，政协档案工作是新形势下政协工作中的战略任务，随着各种主客观因素的更迭，其也必将面临更多挑战。相信通过政协、档案管理员以及全社會的共同努力，政协档案工作一定会买上规范化、制度化和科学化的台阶。

参考文献

[1]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018（04）：106.

[2]朱雪非.探索机关档案信息化的发展之路[J].山东档案，2017（04）：24-26.

[3]唐微.浅谈机关档案信息化建设的实践与创新[J].兰台世界，2017（S1）：62.

（作者单位：山东省滨州市沾化区政协办公室）