浅谈基于信息化建设的会议管理工作

郭雨阳

摘要：随着信息技术的高速发展，信息化也被应用于企业管理的方方面面。会议的信息化能够高效统筹会议资源，规范其调度过程，简化会议申请及审批流程，提高会议管理效率。同时减少人力物力财力的消耗，提升会议室的服务及使用效率，减少管理上的纰漏。聚焦会议管理提质增效，深入推进会议信息化管理建设。

关键词：信息化建设;会议管理;可视化

会议是一个公司经营管理活动的直接体现。会议活动既有大量人力物力财力的投入，也有相应决策对策的产出，并能够直接反应在公司生产效益上。若是能够做好会议管理，使会议的效率得以提高，相当于减少投入增加产出，那么企业经济效益也将提高。

在传统会议室管理模式中，通常采用电话预定、纸质记录的方式来预约会议室，预订人无法时实了解当前会议室使用情况，预定流程繁琐且信息沟通不畅。同时，会议管理人员面对大量繁杂的会议申请，往往无法第一时间做出最佳决策，经常会导致会议资源分配不充分的问题。所以结合信息化做会议管理便成为了一个较好的解决方案。

一、目前会议管理存在的普遍问题

1.1无专业的管理团队

目前会议室的管理大多是由公司的党政办公室负责，多地视频由不同团队分别管理，不够系统规范，无法高效联动。同时，由于办公室工作任务繁杂，没有过多的精力来应付多媒体会议室设备的维护工作，在会议设备的管理和维护方面缺少专业的管理团队无疑是加大了管理和维护的难度。

1.2存在不规范的操作

在使用会议室的过程中，一方面，参会人员多对会议设备操作步骤不甚了解，存在违反操作规程、随意热插拔线路及电源等行为，导致演示无法正常发送、投影仪无法正常开关、灯泡寿命减少等故障。另一方面，业务人员对设备不够熟悉，且缺少专业的技术培训，导致设备的误操作，无法解决实时问题。

1.3无整套会议管理系统

现在很多企业的会议预定仍停留在电话预定、纸质登记阶段，需反复电话确认，重复性操作较多，信息沟通不及时且过程中容易出现偏差，没有一套完整的制度规范，流程较乱，责任界定不明确，无法高效约束。

二、结合信息化的会议管理手段

结合信息化手段进行管理是保障会议管理高效运转的重要举措，目的是增强企业运行效率、提高生产率。针对目前会议管理存在的普遍问题，我们需高度重视，提升会务人员及与会人员的综合素质和专业水平，并辅以信息化的手段，建立健全管理机制，使会议管理有章可循、有制度可依。

公司的会议信息化建设，应遵循以下原则：模板化、规范化、可视化。许多企业对于信息化会议管理的理解仍然有偏差，认为采购一套多媒体设备、会议管理软件就叫实现了信息化，这样的理解是片面的。会议管理系统是以人为核心的现代化交互系统，它的核心目的是让系统为人服务，是以科学有效的管理模式为运转基础，需要相与之配套的管理制度和运行机制来保障和规范其使用与维护。

2.1注重团队建设和人才培养，提升人员综合素质

企业会议的信息化建设需要组建专业的管理团队来建设规划和管理维护。管理及维护人员需要对公司的各类会议管理细则、设备操作手册非常熟悉，足以应对各种突发状况。同時，更应加强人才的培养，开展各类内部培训、外部调研，积极完善人才机制，打造既懂管理又懂操作的高素质团队。

2.2模板化会议管理，简化会议预订流程

会议系统的整体建设需要有一个总体规划。首先需要搭建平台，将会议预约系统嵌入OA办公平台，提供更加便捷可行的操作，为公司集团化管控提供更高效的会议服务。通过软件设计，使会议流程表单化，信息收集完善，实现全过程管控。不同级别的会议设定不同的会服选项，分层管理。规定会议时间，精简会议，提升决策效率。冲突处理和预约的变更也会更加方便可控。

2.3建立健全管理制度，规范化管理模式

企业会议的信息化建设需有一套完善健全的监管制度，包括对各类会议形式的监管、会议管理人员的监管和与会人员的监管，并出具相应明文管理细则。严格按照制度章程办事，能够有效杜绝违反会议规定的情况。同时，还应建立信用机制，对违规使用会议室的单位或个人进行信用扣分，超过限额则不可预订，从而从源头上杜绝问题。

2.4可视化会议管理流程，最大化变现管理效能

会议是公司决策重大事项的重要途径，也是公司经营管理成果的直接体现。会议的可视化能够提高会议效率，减少重复操作，减少没有必要的资源占用。将OA平台的会议数据接入外接控制器，实时输出到平板电脑、大屏幕等终端进行可视化，监管方便，环节清晰，责任明确，避免了推诿扯皮等现象。通过各类移动终端直接输出可视化的信息，避免了多方信息差，实时有效。

三、结语

现代企业的信息化建设并不是一朝一夕能够完成的。这是一个长期的过程，是一个建立、试运行、反馈、不断改进的过程。要真正实现信息化，不光是需要在硬件上下功夫，更重要的是加强“软件”的能力建设，保障整个系统的可运作性、服务性，提升管理人员的专业性，跳出思维定式，关注客户体验，以人为本地推动流程再造，充分发挥人在其中的主观能动性。只有这样才能让现代化科技更好地造福企业经营管理，充分提高企业效率，增强企业的核心竞争力。

参考文献：

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[2]徐琰斐， 孟菲良. 浅谈基于ISO9000理念的会议管理工作[J]. 科技创新与应用， 2013（18）：290-290

[3]吴昊. 浅谈如何做好企业会议管理工作[J]. 办公室业务， 2018（12）