企业文件与档案管理创新

摘要：信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。

关键词：企业;文件与档案管理;创新

一、企业的文件、档案管理现状

目前企业的档案管理主要有两种管理方式：一种是传统的以卷为单位管理，实行部门立卷制度。各部门在次年的6月底前把整理好的上一年度文件立卷后移交到档案室，档案室收集整理后，编目、保管、提供利用。另一种是由各部门的档案员通过档案管理系统进行案卷及卷内文件的著录，通过插入附件的方式实现对档案全文的管理。电子文件原文在档案管理系统里有相应的目录，在服务器上有单独的空间用于存放电子文件原文，完全或部分地实现了文件、档案的一体化管理。

二、企业文件与档案管理创新

（一）档案管理工作的创新

1.完善制度，强化收集

面对日益激烈的市场竞争，企业经营管理不断向精细化管理发展，不断引入6S管理、精益管理及平衡计分表卡等新的经营理念与管理方法，科研生产、经营管理呈多元化趋势，企业在对外投资、合作及改革改制等众多新领域的经营活动中，产生了大量如知识产权、商业合同、资产重组、结构调整等方面的文件材料，企业档案的收集范围在不断地扩大，数量在不断增加，档案部门应跟上企业改革发展的步伐，在新的实践基础上不断进行制度的完善与创新，及时调整文件材料的归档范围，制定新的档案管理标准;对重要的产品、科研、基建项目要进行超前控制，从立项开始介入，进行过程控制，随时跟踪管理与有效监控;制定严格的人员交接班制度及日常工作中文件的整理制度，把文件材料的及时归档纳入企业员工日常工作的考核范围，用制度培养员工的归档意识。确保档案收集的及时、完整、齐全。

2.适应发展，创新整理流程

随着信息技术的发展，OA、ERP等的上线运行，企业已逐步进入到办公自动化、科研生产无纸化、信息资源利用网络化的阶段。文件收发、批阅、处理已实现网上传输，但是文件的归档整理却还是沿袭原来纸质文件时期的归档流程。在信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作岗位、工作环节、工作步骤的一体化集成的过程。OA系统与档案管理系统的成功衔接，从技术手段上已可实现文件的实时归档，档案部门应适应企业的发展，在实践工作中不断摸索创新，对档案整理工作流程进行重组与再造，以提高整理工作效率。

（二）企业文档一体化管理创新

在OA系统中做好和档案管理系统的接口并给档案人员授权，即可实现对网上传递的电子文件全程控制。在设计办公系统的时候，技术人员多次征求档案部门的意见，在前期做好数据的准备工作，如必要的著录项、文件的修改痕迹、系统日志结构等，为下一步做好电子档案的接收打下基础。档案管理系统中有相应的电子文件接收模块、电子文件处理模块、电子档案数据库、目录检索和全文检索索引模块等。我们还提出了具体的字段设计的要求，在办公系统中设有的字段，档案部门进行审核，并提出修改意见。如在收发文中必须设有除一般收发文应具有基本字段之外的一些字段，如责任者、文件页数、密级、年度等字段。程序的构想是一份文件发布后，点击数据导出，便自动存到档案系统在服务器上已设好的收文附件和发文附件文件夹中，同时将这份文件的系统日志自动带到文件的附件中。我们正准备实行部门预归档方式，各部门的文书工作人员进入档案管理系统后，点击数据交换，进行OA系统数据的接收，选择好存放的路径后，点击开始接收按钮即完成了移交过程。档案部门接收过来后进行整理，首先选择待归档的文件，可以进行归档的文件排序，排好顺序后进行分类、编目。这种方式解决了一次输入多角度输出的问题，所有收发文时著录的项目在档案管理系统中一并接收过来，不会有任何重复劳动。由于在收发文的流转过程中，已经登记了卷内文件目录所特有的文号、责任者、文件名称、日期、文件页数等著录项目，通过档案管理系统的数据接收就可以自动生成归档目录。

档案室在档案专用服务器上设发文附件和收文附件两个子目录，分别存放收发文的正文、原稿和收发文单。这两个子目录相当于一个中间库，档案管理系统接收完数据后即可删除，可采用一年一删除的原则。

在设计办公系统时就要求开发商保留文件的修改痕迹和文件日志，这样就可以保证文件的真实性。在档案管理系统中，建有系统日志，以便进一步跟踪文件的行踪。两个日志的备份就可以考证文件的真实性和有效性。

档案管理系统与OA的接口应具备如下功能：

1.支持自定义归档字段映射表，灵活设置必归档字段（如：档案分类、行文单位、归档时间、密级、保管期限等）。

2.檔案系统对接收的数据进行相关档案的自动、手工整理，实现OA系统与档案系统的一体化，符合电子文件真实性、完整性和全权性的三性原则。

3.提供接口规范与标准，以XML的方式接收OA系统中的正式文件，OA接口不仅可以接收条目信息，还可以接收文件的草稿、定稿、公文的审批发文稿纸等信息。

为保证电子文件的归档质量，档案部门要进行前端控制管理，积极参与电子文件数据收集交换系统的设计，制定统一的数据库结构，提出具体采集方案，依托企业信息技术的支持，通过数据的结构化处理实现无序信息的有序集合，全面推进“数字档案馆”建设。

结语：针对网络时代带给档案工作者的新课题，实现文件、档案一体化管理是一个行之有效的办法。文档一体化管理必须以文件生命周期理论为基础，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保文件管理到档案管理的高效和优化。

参考文献：

[1]高凤芝.论档案管理工作的创新建设[J].现代营销，2011（10）：37

[2]高朝霞.档案的一体化管理模式浅探[J].科技创新导报，2011（18）：215

作者简介：陈丽辉（1973.07.29-），女，职称：助理档案馆员;研究专长：档案管理。