论科研院所行政管理信息系统的搭建

康磊

摘要：科研管理信息化为优化科研院所行政管理程序、提高行政管理决策的质量和效率、增强行政管理决策能力发挥了不可比拟的优势。科研管理信息化建设对科研院所来说，是实现其管理体制改革，建立民主、科学、高效、创新的现代科研院所制度的重要机遇，本文分析和挖掘科研管理信息化民主决策服务功能，对于促进科研院所树立新的管理理念，建立新的管理决策机制，实现民主、高效的决策与管理有着十分重要的意义。

关键词：科研院所：管理：信息化建设

随着信息时代的发展和新行政管理模式的兴起，传统行政管理模式开始遭受质疑。研究发现.通过对企事业行政管理模式、传统行政管理模式和科研院所行政管理模式的理论基础、实际应用价值的比较分析.我们能够更好地了解行政管理的内涵，并利用其为我们服务，实现其对社会发展的推动作用。新的行政管理模式是一种创新.代表未来行政管理发展的新方向。

一、科研院所行政管理模式应用

1.科研院所行政管理控制方法，第一，清晰控制目标。在运用控制方法时.只有一开始就明确控制所要达到的预期日标，才能实现在控制过程中创造合适条件，使行政管理按着设定目标有序发展.并及时分析判断、预测日标脱离现象，以便及时采取纠正措施。第二，选择有效挖制方式。行政管理是否能达到控制的目的.是否具有控制能力，在很大程度上受控制方式有效选择的影响。第三，控制必须通过反馈完成。控制本身就是一种调节过程，是指组织系统为了顺应主客观要素变化、克服不确定性、排除干扰、保持某种特定最优化状态的调节过程。而控制的过程，必须借助反馈凋节机制才能实现完成。反馈调节有两种形式：一是在平衡状态上的负反馈调节中保持控制系统稳定：二是促使控制系统顺应某一方向发展变化的正反馈调节。通俗讲，行政管理系统是人工系统.需要管理者或领导者自觉采取反馈方法.在进行中不断调节，力求使事物的发展处于稳定.使行政管理向着正确的目标发展。

2.科研院所行政管理系统方法，在科研院所行政管理中.采用系统方法需遵循几个原则：第一.整体性原则。整体性是系统方法的源观点。任何一个事物.都

从属于某个系统.具有系统属性，而任何系统，又形成一个整体。系统的整体性表现在系统内部综合要素之间。并与外部环境保持紧密联系。行政管理过程当中的管理活动，是一个综合的系统工作。从整体与部分的相互制约、彼此依赖中才能揭示行政管理的运动规律和特征。行政活动中要处理事情的多寡，需要运用

整体或部分的最佳状态来调节：相瓦联系的人员或机构数量越多.其整体观念就愈显重要。按照整体性原则要求.当各要素问、整体与部分问发乍冲突或矛盾时.要采取局部服从整体原则.通过够体系统的协调运转，正确处理。实践证明，子系统运行良好不见得整体组合好.系统不能发挥应有作用。反之.子系统运转不佳。总体结合起来却可能很好。产生的截然迥异结果.体现了整体性原则的重要性。第二.关联性原则。关联性是系统与周围事物、系统内部各个部分相互依赖、相互联系的关系。由此可见.行政管理活动。必须考虑系统环境对系统的影响.考虑系统内部各部分作用所产生的后果。第三.综合性原则。任何整体都是由相互作用、相互联系的部分构成的综合体，我们在行政管理活动中.必须对整个系统的结构功能、组成部分、历史发展等进行分析。重大的行政决策须遵循综合原则。第四.最优化原则。它要求通过最优方案的选择。促使系统保持最优状态，取碍最优效果。

二、科研院所科研管理信息化的现状

近年来，随着计算机与通讯技术的飞速发展，部分科研院所已开始通过建立网站、采用或自行开发一些简单的科研管理信息系统，代替了部分手工处理的工作，为科研院所高效率、高质量地完成科研管理的各个环节提供保障。但是，科研院所在科研管理信息系统研发及应用上却很薄弱，科研管理工作大都还处于文件管理阶段，基于INTERNET的网络技术还较少应用于科研院所日常科研管理工作中。如在项目申报、科技统计、科研成果汇总等工作中，最普遍的还是采用WORD和EXCEL，离真正的科研管理信息化还有相当的差距。

三、科研院所科研管理信息化的意義

1.信息化可以大大提高科研管理的工作效率。目前有许多科研院所的大部分科研管理工作还依赖于人工进行，运用日常的OFFICE办公软件如WORD、EXCEL等进行简单的数据录入，实现基本的检索功能，非常耗时耗力，在对比分析时，由于依赖于人工统计的工作较多，容易产生误差，数据的准确性、及时性难以得到保证。科研管理信息化实现后，可以通过建立科研管理信息系统，有效地解决这一问题。通过科研管理信息系统，对科研计划、成果奖励、科研能力、知识产权、学术交流、论文著作、专家人才等进行人性化的汇总、统计和分析，并且在数据录入的同时，即时形成对比分析图表。系统成功构建后，能够大大缩短科研管理人员用于统计的工作时间，将数据统计失误降低到最小程度，从而有效缓解科研管理人员的工作压力，切实提高工作效率。

2.信息化是科研管理发展的必然趋势。现代网络技术的广泛应用，正在深刻地改变着社会各个领域的面貌，改变着人们的生活和工作环境，挑战着传统的观念、思维方式、工作方式和管理模式。其在科研管理中的运用，也对科研管理的理念、管理手段、管理方法等都从本质上产生了巨大变革。这种变革使信息的生产、存储、传输、交换、分配和利用成为当今世界的决策性行为，使信息化成为科研管理发展的必然趋势。

四、科研院所科研管理信息化建设的主要途径

1.通过互联网实现信息共享。目前，许多科研院所都已经有了自己的网站，

科研管理部门可以通过互联网在网站上发布有关项目申报、中期评估、验收鉴定、报奖等各类通知及指南，同时提供主管部门的官方网站链接，还可提供下载安装相关工具软件的链接。对于完全公开的通知可以公布于网站公告栏中，任何浏览网页的人都能够看到；对于科研院所内部的通知，则专门设定供本单位职工登陆的入口。这样，可以让每一位科研人员都能在第一时间看到科研讯息，从而及早着手准备，减少了原来由各部门领导转发的中间环节，一方面节省了时间，另外一方面也节省了派发纸质通知的人力物力，从而有效避免了信息在经过多环节传递过程中所造成的部分失真。

2.提高科研管理人员的信息化管理能力。科研管理信息系统建立后，管理人员对于系统的驾驭能力就显得十分重要。信息化管理能力主要体现在科研管理人员对现代各种信息化管理手段的认知能力、信息化管理知识的获取能力，以及对

计算机特别是信息系统软件的基本操作能力等。科研院所可以通过派专人学习相关专业知识的方式，迅速掌握系统软件的操作能力；举办培训班，将科研管理信息系统的软件操作技能在院所内普及，使信息系统真正成为管理的好助手；提高管理人员对信息化建设重要性的认识，使管理人员随时随地通过网络、会议等途径密切关注科研领域的各种信息动态，并在第一时间将有效信息在院所内实现共享。

研院所的行政管理工作，是一项任务繁重、内容庞杂的系统工程。科研院所的行政管理不同于一般机构，其管理水平不仅取决于行政理论是否正确、行政组织结构是否合理、行政工作人员是否精干，还取决于行政方法或举措是否得当，以及能否更加深入地将行政管理模式融入其中。因而，科研院所行政模式是行政管理学研究的一项重要内容，要实现科研院所行政管理的科学化、现代化、法制化，就要保证行政方法及其技术手段的现代化、科学化。本文通过详尽的对比分析，有效地将理论与实际相结合，探寻科研院所行政管理领域的控制方法、系统方法、信息方法等，并通过实践证明，以上手段是应用领域现代科学理论和方法的最新成果。

参考文献：

[1]秦亦.论科研院所行政管理.2017

[2]吴春花.论科研院所行政管理信息系统.2017

基金项目：

※中国林科院中央级公益性科研院所基本科研业务费专项资金（CAFYBB2017MC008）