信息化建设在城建档案管理中的作用研究

申秀玲 孙继超

摘要：针对城建档案管理信息化建设相关内容，做了简单的论述。提升城建档案管理工作的信息化水平，对提高档案管理工作效率和质量，有着积极的作用。现结合城建档案管理实践经验，总结城建档案管理信息化建设工作策略。

关键词：城建档案管理；信息化建设；工作效率

城建档案是城市规划建设管理以及城市公共安全管理工作的基础信息资源。随着新型智慧城市的发展，加之城建档案管理工作改革，使得如何完善城建档案管理功能，强化城建档案和公共安全管理的有效对接，成为行业人员研究的重点。信息化建设无疑是提高城建档案管理水平的最好出路，也是城市公共安全工作的着眼点。

1 信息化建设在城建档案管理中的作用

1.1 提高工作效率

信息化建设，在城建档案管理工作中，发挥着重要的作用，能够简化办事流程，提高行政工作效率。在城建工程竣工验收前，需要进行建设工程档案专项验收。从验收工作实际来说，工程项目数量多，专项验收的办理，需要花费一定的时间，并且极易使得建设工程档案验收形式化。而信息化建设的开展，开辟网上城建工程档案专项验收渠道。建设单位可以结合项目的实际情况，安排档案专项验收工作。经过验收后，在网上按照要求，提交相关材料后，能够快速获得备案回执。不仅简化了行政工作流程，而且能够保证工作的质量。城建档案馆接收工程方案时，会进行真实性以及准确性的审核工作，对文件签署问题，比如代签名等在，提出整改要求。将城建档案移交进馆工作，转变为网上申报、现场审核、限期移交，优化为网上受理和现场移交，可以减少申请人到现场的次数，提高当场接受率。

1.2 提升档案服务水平

信息化建设，构建城建档案管理信息化系统，能够提升方案服务水平。通过搭建全是民生档案利用网上预约服务平台，升级改造城建档案管理信息化平台，进而提供更为便捷的档案管理以及查询、利用服务。依托城建档案管理信息化系统，能够提升城建档案行政指导以及接收服务，完善城建档案内容，为城市规划建设以及城市公共安全管理工作的开展，提供更为有效的档案资源服务。

1.3 提高资源利用率

计算机信息技术的发展和应用，使得我国大部分纸质方案和录音档案等的管理方式，难以满足城建档案管理工作要求和需求。不仅会影响档案资料查阅的便利性，而且会造成资源浪费。信息化建设，实现了电子计算机和网络技术等的充分利用，对原有的城建档案信息，进行深度整合和优化，形成数字化和信息化档案，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够提高城建档案管理资源的利用率，节约社会资源。

2 城建档案管理信息化建设问题分析

从当前城建档案管理信息化建设实际情况来说，虽然各地区纷纷开展建立城建档案管理信息化系统，为档案管理工作的开展，提供信息化工作平台，不过从系统应用的实际情况来说，信息系统的作用尚未得到充分发挥。具体原因如下：1）管理人员的信息化操作技能水平低下。2）信息资源的开发过于的形式化，利用率较低。3）信息安全保护工作不到位，档案资料的安全性难以得到保障[1]。

3 城建档案管理信息化建设工作策略

3.1 建设城建档案数字化系统管理平台

开展城建档案管理信息化建设，要结合档案管理工作实际需求，做好前期的需求调研工作，再进行软件开发以及系统测试。以某单位为例，其构建的城建档案管理数字化信息平台，集成了城建档案数字化管理、地下管线档案信息管理以及声像档案信息管理系统，转变了城建档案管理工作模式。在实际应用的过程中，通过录入电子档案目录以及电子档案资料，为档案资料使用人员，提供便利的档案服务。查阅人员通过访问权限后，能够检索档案资料。不仅查阅方便快速，而且高效，增强了群众以及企业查阅城建档案的体验。在进行城建档案管理信息化建设时，要结合实际需求，开发相应的功能模块，满足档案资料使用者的需求，同时要做好档案信息安全保护工作。

3.2 做好城建档案管理信息化系统安全管理

为了充分发挥城建档案管理信息化系统的作用，提高档案资料的利用率，需要强化系统的安全管理工作。在进行城建档案管理信息化建设时，要充分利用网络安全技术，比如防火墙技术和身份验证技术等，通过设置访问权限，做好城建档案资料安全加密，避免发生档案资料泄漏和盗取等情况，提高档案资料管理的安全性。在具体操作城建档案管理信息化系统的过程中，操作人员要具有较强的安全意识，规范化操作，避免造成档案资料丢失或者泄漏情况，保障档案资料的安全性。通过完善城建档案管理信息化系统安全管理制度，为档案资料安全管理工作提供保障[2]。

3.3 做好人才队伍的培训

为了提高城建档案管理信息化系统的利用率，需要增强城建档案管理人员的信息化意识，提高其信息化手段操作的技能水平，使其能够更好的运用此系统。在进行城建档案管理信息化建设的过程中，除了注重硬件系统建设以及计算机信息技术等的应用外，还需要强化人才建设以及储备。新时期，城建档案管理工作，对人才有了新的要求。为了保证此项工作顺利开展，需要强化对人才的信息化技能的培训以及信息安全教育力度，提高其综合素质，保证各项工作顺利开展。

3.4 做好宣传交流工作

在进行城建档案管理信息化建设的过程中，要做好信息技术普及和宣传工作，使得公众能够了解城建档案管理信息化的作用，能够充分利用城建档案管理信息化平台，感受档案资料查询服务的便捷性。通过网络宣传、媒体宣传等形式，做好城建档案管理信息化宣传工作。在具体建设的过程中，了解群众的需求，并且努力满足其需求，提高城建档案管理信息化系统的实用性[3]。

4 结束语

综上所述，城建档案管理信息化建设工作的开展，要建设城建档案数字化系统管理平台，做好城建档案管理信息化系统安全管理、人才队伍的培训，做好宣传交流工作。通过全面建设，完善城建档案信息化管理系统，进而为各项工作的开展，提供强有力的平台支撑。

参考文献：

[1]喻德雯. 城建档案管理信息化建设[J]. 科技展望，2016，26（32）.

[2]于伟杰. 加强城建档案管理信息化建设的探讨[J]. 信息化建设，2016（7）.

[3]杨洁. 试论如何加强城建档案管理的信息化建設[J]. 城市建设理论研究：电子版，2014（21）.