电子文件实施前端控制的必要性

孙悦

前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更是至关重要。

前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更是至关重要。这是因为，电子文件具有非人工识读性和对系统的依赖性、信息记录符号（数字代码）与载体的可分离性、信息的可变性和技术的不稳定性等特性。这些特性对电子文件的原始性、真实性都有直接或间接的影响，因此，对电子文件实行前端控制具有充分的必要性，具体表现在：

其一，确保电子文件真实可靠、安全可读的需要。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回、不可修复、不可弥补的，即或可能加以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有的来自系统的缺陷，有的出于管理的失误。针对电子文件"稍纵即逝"的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。例如，机构将电子文件的归档范围（包括归档内容和归档版本）设计在电子文件管理系统之中，属于该范围的电子文件一“出生”就被加上归档标识，使之具有防止修改、防止删除的属性并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜，杜兰蒂教授认为，“如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性（包括内容的可靠性和文件本身作为'文件'的可靠性）的话，未来将没有多少电子文件值得保留。”另一位加拿大档案专家特里，库克也指出："在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提供利用。

其二，保障电子文件法律证据价值的需要。电子文件具有作为法律证据的可采性和作为法律证据的证明力。由于电子文件所具有的特性，决定了电子文件的原件特征与人们所熟知的“原件”概念有较大的区别，它的原件特征不再是文件内容、记录材料和载体共同组成的“固化物”，而是与载体和记录符号无关的，由元数据将文件内容“封装”起来的动态性的“原件”。因此，电子文件的法律证据价值只能由它的元数据给予支持，而保留这些元数据应该成为电子文件管理系统的必备功能。前端控制系统通过“提前介入”的方式及时采集必要的元数据，形成电子文件真实性、可靠性的有力保障体系。

其三，保障电子文件信息安全的需要。在“无形的流动”中，电子文件随时都有可能被用户出于各种原因和目的而更改、刪除，为了确保电子文件信息的安全性，在电子文件产生之前和设计阶段就应该确定电子文件的归档范围、保存价值、采集的时间和方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些动态文件需要定期拷贝，哪些文件需要在其生命周期结束时提前接收，哪些文件可以暂缓提取或删除等。若档案管理机构被动等待，则某些有价值的文件可能流失，接收来的文件可能过时或缺少必要的背景信息和“元数据”，这将给认定电子文件的真实性可靠性、保管和检索电子文件增加不少难度和费用。可见，前端控制对保证归档电子文件的完整性、准确性具有决定性的

其四，保障电子文件为用户提供利用的需要。提供利用是保管电子文件的最终目的。电子文件以其"积极""动态"的特性改变着长期以来的档案利用方式，在给利用者带来很多前所未有的轻松和方便的同时也给其安全性带来威胁。因此，为了确保电子文件的长期可存取性和可利用性，确保电子文件在提供利用时的安全和便利，需要事先设定某些方面的技术指标，如载体、记录方式、加密等级、使用权限的控制措施等。此外，系统还应及时地采集用于检索以及文件的恢复和解读所必需的各种数据。而这些数据的采集必须在电子文件的设计阶段就开始，并随着文件的运行而不断给予追加，为电子文件的保管和提供利用做必要的准备。可见，前端控制是电子文件提供利用的基本前提。

其五，优化管理功能、提高管理效率的需要。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该以更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行业务流程重构，以减少乃至消除文件、档案管理过程中各个管理环节的重复、疏漏和矛盾，从而达到结构优化，功能合理，效率最高。前端控制是新构建的业务流程的重要特点，为实现上述目标发挥了明显的作用。

综上所述，对电子文件的管理要“从信息系统的源头做起”，即在电子文件设计阶段就考虑其作为档案保管的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中一即前端控制，是十分必要的。那么，前端控制到什么程度呢？我们认为，在一个国家机关、企事业单位内部，既要有一个相对宽松的工作环境，同时也要有一整套严密的权限级别设置和受到严格控制的工作区，以保证电子文件在其整个生命周期中受到严密的控制。

（作者单位：黑龙江省直机关生活保障中心）