水利工程建设中档案管理要点分析

张怀俊

摘 要：水利工程档案是水利工程建设的重要组成部分，形成的工程档案是工程建设重要成果之一，工程档案的完整性、科学性、真实性将直接关系到工程建设和以后工程运行管理的顺利进行。本文立足新沂河整治工程建设，通过对水利工程建设中档案的形成过程进行叙述，以期对以后的大型水利工程建设档案管理工作具有借鉴意义。

关键词：水利工程建设；档案；管理

1 概述

新沂河整治工程是国务院确定的治淮19项骨干工程的重要内容之一。本次新沂河整治工程的治理范围为嶂山闸至燕尾港，河道长146公里，涉及徐州、宿迁及连云港三市。工程总投资为15.15亿元。工程从2005年10月开始征地拆迁移民安置工作，到2009年11月通过淮河委员会组织的档案专项验收，历时4年，形成了大量的工程建设资料，由于本工程参建单位多，历时长，给工程档案的收集、整理、归档带来的一定的难度，在此，笔者就如何做好水利工程档案管理工作谈一些认识。

2 主要措施

2.1 建立档案管理网络和档案管理机构

建立了以建设单位、监理单位、施工单位、征地拆迁移民安置实施单位的档案管理网络，设立了工程档案管理领导小组，由处主任任组长，总监、项目经理等参建单位项目负责人任副组长，明确了专职和兼职档案管理员，具体负责工程项目资料的收集整理归档工作。

2.2 健全档案管理制度，强化档案管理，落实档案管理岗位责任制

根据国家对水利工程档案管理工作制定的法规，结合工程建设管理实际制定制定《江苏省新沂河整治工程建设项目档案管理实施细则》和《江苏省新沂河整治工程档案分类方案》，以规范、统一各参建单位的档案管理工作。同时，根据相关法律法规和工程的实际情况，组织各项目法人建立起相应的档案工作机构，制定了《档案员岗位职责》、《档案收集归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅查阅制度》、《档案统计、鉴定和移交制度》和《档案利用制度》等一整套档案工作的规章制度。

2.3 加大投入，实现档案管理手段现代化

档案工作与工程建设同步实施。在工程开工伊始，设立了标准的档案室，购置了足够的档案柜、灭火器、空调等档案管理设施。

2.4 提高档案管理人员的业务素质和工作能力

针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员定期参加专业理论学习，积极参加档案主管部门组织的业务培训。

2.5 档案工作的全过程控制

2.5.1 收集、整理与归档

收集整理范围：凡是反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，包括项目建议书、可行性研究、初步设计、实施阶段、试运行阶段等全过程中形成的文字、图表、声像等。

收集时间：各类文件按照其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。在各阶段工作结束后及时整理归档。从工程的立项开始，就做好立项过程中产生的档案资料的收集工作，变被动整理为主动收集，确保档案资料的连续完整。

整理归档要求：建设项目档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明。新沂河整治工程所形成的全部文件材料在归档前，根据《建设工程文件归档整理规范》、《水利水电建设项目档案管理规定》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《会计档案管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规范要求，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，由文件形成单位进行整理后，监理单位对施工单位、设计单位、设备供應等单位形成档案资料规范性进行审核，审核合格后报送建设单位终审后归档。

2.5.2 验收与移交

验收：《重大建设项目档案验收办法》、《水利工程建设项目档案管理规定》明确规定：水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容。凡是档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。本工程的验收包括四个阶段：施工单位的自验、监理单位的复验、建设单位的抽验和主管部门的终验。在检查工程进度与施工质量时，同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行分部与单位工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量，对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工验收。通过严格的过程管理，新沂河整治工程的档案管理工作取得了较好的效果。2009年11月水利部淮河水利委员会、江苏省水利厅对新沂河整治工程进行档案专项验收，按照《水利工程建设项目档案验收评分标准》对本工程档案建设情况进行综合评分，总体得分91.6分，其中应归档文件材料质量与移交归档项得分93.9分，达到了优良等级，通过了专项验收。

移交：新沂河整治工程投资大，历时时间长，参建单位多达40家，本工程的移交工作分为三步：第一步是在工程建设的全过程中包括决策阶段、实施阶段和投入使用准备阶段，建设、勘察、设计、施工、监理和征地拆迁移民安置实施单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；第二步是在单位工程完工验收阶段，勘察、设计、施工、监理和征地拆迁移民安置实施单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；第三步是工程竣工验收合格后，建设单位根据《建设工程文件归档整理规范》、《水利工程建设项目档案管理规定》等规定，将归总的新沂河整治工程档案向主管部门和相关管理单位移交。

2.6 合理利用存档资料，最大程度发挥档案效益

档案管理人员认真做好档案的借阅工作，在不违背《档案保密制度》、《档案借阅制度》等规章制度的前提下，将工程建设过程中采用的新技术、新工艺以及合理有效的管理模式等相关文字、图片、录像材料与他人分享，充分合理利用存档资料，在行业内部共享资源，发挥了档案实用价值。

水利工程建设特别是大型水利工程的建设周期长，工艺复杂，同时由于水利工程建设有其特殊性需要跨越汛期，给档案管理工作带来了难度。新沂河整治工程以组织建设、制度建设为核心，以全过程管理为抓手，规范了大型水利工程建设档案管理工作，保障了工程建设的顺利进行，为以后实施类似水利工程建设档案管理工作提供了有益的借鉴。

参考文献

[1] 林莉.重点工程档案管理存在问题及对策.广东科技.2006年11月.

[2] 王晓莉.工程建设项目档案管理工作存在的问题及对策.治淮.2008年5月

[3] 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）