浅谈利用工业工程法提高基层工作效率的策略

胡忠奇 张伟东 刘浩南

摘 要：随着我国行政体制改革的深入，政府承担的社会管理和公共服务职能逐渐下沉，基层行政机关在经济社会发展中扮演的角色越来越重，为适应发展变化的新形势，乡镇政府必须不断加强行政效能建设，提升行政效率。然而乡镇政府在行政管理中却面对诸多历史遗留问题和新时期出现的现实问题，短时期内想要通过行政体制改革解决这些问题是非常困难的，这就需要我们从实际出发，研宄如何通过应用先进的科学管理方法提升乡镇政府行政效率。本文根据政府行政管理现状，应用5S现场管理方法和人因工程方法对政府办公环境进行梳理和分析，针对问题突出且极具代表性的领导办公室、党政综合办公室、武装部办公室和农业技术服务中心进行研宄最终通过改善办公环境、培养办公习惯、优化行政流程达到提升行政效率的目标。

关键词：基层工作；工作效率；工业工程法

前言

目前我国的行政区划，分为34个省级行政区，333个地级行政区，2862个县级行政区，41636个乡镇级行政区。乡镇政府作为我国最基层的行政主体，是党和政府紧密联系人民群众的桥梁纽带，乡镇政府行政能力的高低，关系着社会主义建设的好与坏、快与慢，关系着人民群众的幸福感、满足感，关系着城镇化进程和新农村建设水平。乡镇政府必须不断提升行政效率，努力推动社会全面进步，实现最广大人民群众的根本利益，更快更好地解决新时期出现的新情况和新问题，才能带领广大人民群众全面建设成为小康社会。

1 关于工业工程理论的概述

工业工程是从管理学基础上根据工业化的发展逐渐产生和完善起来的应用广泛且兼具交叉性和综合性的学科，其内涵和外延一直在不断发展。在发展之初，工业工程的目标主要是针对某个生产系统设计出一套良好的控制方法，使生產能够以最低的成本进行，同时还必须保质、保量、安全的完成产品，所以当时工业工程普遍被理解为设计与改善系统。之后工业工程经历了不同的发展阶段，在各个阶段，各国学者、学术团体对其所下的定义也存在一定的差异。

2 工业工程方法

2.1 5S现场管理方法

5S现场管理源于日本，其作用不仅是从表面使工作场所卫生美观，更是通过改善办公环境的过程实现行政人员主动参与管理和自主提升。5S分别是SEIRI、SEITON、SEISO、SEIKEETSU和SHITSUKE，也就是整理、整顿、清扫、清洁和素养的意思。通过梳理办公所涉及的物品和设备的用途及使用频率，清除无用或低频使用的物品；再将有用的物品根据使用频率进行合理摆放，对于需要收纳的物品进行标注、标识，方便取用；接着将垃圾和污秽进行清理，避免污染；然后根据现场改善情况制定环境标准，并通过文件的形式形成制度，建立长效机制有利于长期保持良好的工作环境；最终通过长期性的硬性要求让工作人员养成良好的工作习惯，提高职业道德修养。

在乡镇政府行政管理的过程中，通过工作环境的改善，行政人员心情自然变得愉悦，工作热情必然提高，前来办事的群众同样会受到感染，从而双方态度也会变的良好，如此形成良性循环对提高工作效率十分有益，此外办公设备的高效运转和办公用品的有序摆放，都能起到节约时间，提高效率的作用。

2.2 人因工程方法

人因工程就是以提高生产力、安全性、舒适感和工作效率，进而提升工作人员的工作环境和生活品质为目的，通过研宄和应用人的能力、行为、动作、习惯、机体极限、本能反应和其它特性等相关信息，对工作器具、生产机械、电器设备、系统、工作任务、工作流程及办公环境进行改进的方法。

（1）优化上下级和行政人员之间的关系，树立团队精神，强化同事之间的配合和相互协作关系。发动群体的力量，通过系统管理，减少、避免和消除人为差错，人人齐心协力，将差错的影响减到最低程度。要明确整体观念，管理人员在安排工作任务时，要尽量将重要工作或非正常工作安排在头脑清醒时进行。常用方法有标准喊话、集体活动、交叉检查等。

（2）要把规章和制度建立起来，健全操作流程，制定统一标准，利用工作程序和交叉检查等控制手段，促使工作人员在一个规范有序的环境里工作。同时强化人员培训，提高守纪、守规意识，提高业务技能，增强预测和防范错误的能力，防止人为差错。通过上岗资格考试和在岗教育培训保证工作人员达到应知、应会。

（3）在规章允许的范围内采取必要的防差错措施。根据墨菲定律，凡是容易发生差错的地方就一定会出差错，如行政实践中行政审批程序、财政所行财会计和出纳工作、党政办办公场所等都是容易诱发人为差错的地方。

（4）目前人机工程己广泛应用于各个领域，在应用过程中需要本着低成本、适用性和便于实施的原则，努力达到工作质量进一步提升、工作失误大幅度减少、工作压力得到缓解、减轻疲劳度和增强安全性等效果。越来越多用人单位开始努力改善工作人员的办公环境，通过按照工作人员的生理及心理特点对工作环境和办公设备进行优化，使得办公人员可以在舒适、方便的条件下高效地开展工作。引入人机工程学时，可以将办公桌椅和电脑、打印机、碎纸机等设备之间的搭配作为突破口，逐步拓展到噪音、通风、温度和照明等环境因素。

2.3 业务流程再造方法

业务流程再造也叫做再造工程或公司再造，是西方发达国家兴起的一次企业再造革命，当时被喻为“从毛毛虫变蝴蝶”的革命。业务流程再造就是企业以受众为导向和以流程为中心进行根本性的思考和完全重新设计业务流程，利用先进的信息技术和制造手段加上现代化的方法，最大程度地帮助企业适应新的竞争环境，一方面打破传统的职能型组织结构，另一方面创建全新的过程型组织结构，进而帮助企业在经营上实现质量、服务、速度和成本等方面的有效改善。

3 借助工业工程法提升政府行政效率的策略

3.1 政府行政效率因素分析

3.1.1 行政环境因素分析

行政环境是指行政人员的物理办公环境和人与人之间形成的工作氛围。目前，Z镇政府在物理办公环境方面普遍存在着诸如闲置物品堆积在办公现场，电话机、纸质资料、尺子、订书机、印章、签字笔、剪刀、固体胶等收纳无序，摆放随意；办公场所地面和桌面没有保持洁净，特别是厕所卫生条件差，夏天充斥着刺鼻气味，桌、椅、电脑、键盘、电话机、打印机以及照明设备等办公设施的搭配不符合人因工程学规范等问题。干净整洁的办公环境可以形成积极向上的工作氛围，科学合理的收纳布置不仅能够促使行政人员更加爱岗敬业，还可以促进行政人员自觉提升个人素质，行政环境的好坏直接影响行政人员的工作效率与身体健康，改善行政环境已经受到越来越多管理人士的重视，应用5S现场管理方法和人因工程方法改善行政环境己成为发展潮流。

3.1.2 行政流程因素分析

影响Z镇政府行政人员办事效率的因素除了工作任务本身和行政人员自身以外，还有整个行政流程及流程中的各个环节。行政流程不合理不仅会造成不必要的时间浪费和人力资源浪费，还会影响政府正常运转，使得行政效率低下，行政人员也会牢骚满腹，影响工作心态。即便一套行政流程在最初的设计安排上合情合理，但随着时间的推移，政策和人员的变化，工作重心的转移，最初的流程也需要进行适当调整以适应新形势，其次还有行政流程中的各个环节和具体操作步骤也需要紧跟发展需求进行改变。

3.2 政府行政效率提升方案与实施

通过对Z镇政府行政管理现状和影响其行政效率的因素进行梳理和分析，首先应用5S现场管理方法针对办公场所“脏、乱、差”的现状进行改善，按照由易到难的顺序，从努力保持工作现场整洁，物品摆放有序，再到完善岗位职责，促进5S现场管理方法形成长期机制，然后应用人因工程方法改善办公室的照明、通风等情况，对个别工作姿势不科学的同志或搭配不协调的桌椅进行纠正，为行政K员营造出良好的工作环境，提升整体行政效率。整体实施方案如下：首先要召开镇党委会议，统一领导认识，研宄决定工作方案，接着成立Z镇5S现场管理方法促进委员会，由镇长任主任，党委副书记、纪委书记、组宣委员、副镇长任副主任，成员由全体机关中干和驻镇单位负责人组成，委员会办公室设在镇党政办，由镇党委副书记直接兼任委员会办公室主任，然后组织全体机关干部（含临聘人员）召开动员大会，在会上宣布工作方案和促进委员会任命文件，并对5S现场管理方法和理论进行宣传培训，讲解此项工作的重要性，安排布置各项具体落实工作，将任务分解到部门，落实个人工作职责，最后由镇财政所拟出经费预算，报镇党委会研宄批准，同时将此项工作纳入年终目标考核，与个人绩效挂钩。特别值得注意的是，在实施过程中，各部门需要根据具体情况，应用人因工程方法改善和提高工作效率，遇到问题及时向委员会办公室汇报。具体工作方案如下：

（1）5S现场管理实施计划：5S现场管理工作是一个长期持续的过程，但是在实施过程中必须要根据不同阶段，制定与之相适应的工作内容，循序渐进地逐步推进。此外，还要将每个人的工作职责落实，明确各阶段实施进度[2]。

（2）5S现场管理实施方法：全面实施阶段也是5S现场管理理论的导入阶段。根据相关理论，结合Z镇政府办公室实际情况，按照科学步骤制定因地适宜的实施方法，在具体落实的过程中要特别注意，首先根据各办公室人员，桌椅，职能对办公室进行区域划分，由该区责任人对重新划分后的区域进行标注并完成其他整改工作；接着在整理期间，各区域责任人要负责对废弃资料、设备、用品、文档等进行彻底清除，特别是对过期的、损坏的物品作维修或报废处理，整理有用的物品，将其中使用频率不高或临时借用的物品进行贮存或归还，明确标注保留下来的物品并进行合理收纳，给需要保存的资料编写目录，方便查阅，有序摆放办公现场常用的必需品；然后各自对办公设进行彻底清扫；最后给所有行政人员灌输物品定置管理的思想理念。

（3）总结和深化阶段，形成长效机制：对5S现场管理工作中出现的问题和取得的成果进行汇总，找出问题根源，摸索对策，将经验教训形成文档文件，以便总结反思加以持续改进。本次改善不是一劳永逸、一成不变的，它必须随着时间、条件的变化而不断丰富、发展和完善，形成长效机制，一是印发正式文件，建立规章制度，把教育实践活动中好的经验做法及时上升到制度层面。二是对制度梳理完善，对实践检验行之有效的，长期坚持；对不适应新形势新任务要求的，抓紧修订完善。三是必须强化制度执行力，用抽查和定期检查的方式强化落实，最终培养行政人员自觉养成良好工作习惯[3]。

（4）应用人因工程改善工作环境：受客观发展条件限制，目前Z镇政府办公条件十分简陋，部分办公室存在一些客观问题，针对问题比较严重的几个办公室，从温度、照明和噪音几个方面进行分析和研究，一是在高温下工作的同志最直接、最明显的影响是体温升高，按照温度系数法则，人体温度每升高1度，新陈代谢将增加10%，经过对镇纪委一段时间内考勤结果的统计分析，发现进入夏天后，温度越高的办公室，缺勤率越高，特别是下午早退现象严重，工作效率直接受到影响。二是现在政府要求节约开销，减少浪费，提倡无纸化办公，极大程度地增加了行政人员面对电脑的时间，强光和弱光下都容易造成视觉疲劳，特别是长时间在不合适的照明条件下连续工作还会增加差错率，根据对三名从事文件编制工作的同志进行取样分析，我们了解到随着照明强度的逐渐提高，工作效率也迅速提高；在照明条件差的环境中，虽然工作速度没有减慢，但是差错率比较高，需要反复花费时间进行校对，当照明度逐渐增强时，其差错率降低了20%，当照明度增强至临界值以上时，工作效率趋于平稳不再提高，且持续进行长时间工作时较之照明度低时不易疲惫，当再继续增加照明强度时工作效率明显降低，较之临界值时的效率慢了10%左右。

4 结论

乡镇政府是我国行政机构的最低层，是服务人民群众的“最后一公里”，也是工作任务最重，事情最杂，人手最不充足的一级政府。乡镇政府行政水平直接体现整个国家政治发展水平与政府服务水平，直接影响人民群众办事效率，直接影响党和政府与人民群众间的“鱼水情”。乡镇政府是国家行政管理活动的落脚点，随着改革开放向纵深推进以及社会经济的不断发展，乡镇政府持续保持低效率运行已成为严重阻碍发展前进的绊脚石，如何有效提升行政效率，已成为亟需解决的问题。提升乡镇行政效率有利于经济社会建设，有利于更好的为人民服务，有利于更快实现全面建成小康社会这一伟大目标。工业工程一直被认为是提升效率的重要方法，其应用实践主要集中于生产制造行业，近年隨着信息技术的发展和科技的进步，逐渐延伸至各个领域。

参考文献

[1] 朱琴.工业工程视角下的人力资源管理及其发展趋势[J/OL].现代营销（下旬刊），2018（05）：158.

[2] 刘利军.基于精益化理念的高校应用型人才培养探索——以工业工程专业为例[J].高教论坛，2018（04）：71-73+79.

[3] 黄昕龙，贾磊.工业工程专业自动化生产系统课程教学改革探究[J].攀枝花学院学报，2018，35（02）：113-116.