强化办公室文秘“档案意识” 提升档案管理工作效率

廖小玲

摘 要：在电力企业的发展过程中，办公室文秘人员是档案资料的主要处理着和管理者，其自身“档案意识”的高低，对档案管理工作的顺利开展具有十分重要的意义和作用。因此，在今后的工作过程中，企业应该不断强化办公室问文秘“档案意识”，保证档案管理的工作效率可以得到进一步的提升，从而有效提高企业的整体管理水平，进而促进电力企业的长久发展和进步。

关键词：办公室文秘；档案意识；档案管理；工作效率

对于电力企业而言，办公室文秘不仅是文书档案的形成者，同时也是单位文件的起草者以及文书档案的处理者。因此，办公室文秘的“档案意识”对于档案管理工作的效率以及质量有着非常重要的意义。在这种背景下，本文即对强化办公室文秘“档案意识”，提升档案管理工作效率进行了简单分析，希望可以为相关人员提供一定的帮助，从而进一步提升电力企业供电局档案管理水平。

1 强化办公室文秘“档案意识”的重要性

对于任何一个企业来说，办公室文秘都是其不可或缺的一部分，对企业的管理以及发展有着很大的作用和意义。因此，为了可以促进电力企业供电局的长久发展和进步，企业应该不断强化办公室文秘“档案意识”，保证档案管理的效率可以得到进一步的提升。在实际的工作中，强化“档案意识”，其具体可以有两方面的益处：

第一，可以保证档案资料的完整归档。通常情况下，办公室文秘人员是文档资料的主要整理者，其主要的工作内容包括会议记录以及领导讲话等，而这些内容又是档案文件中非常重要的内容。由此可见，办公室文秘“档案意识”的高低，对档案资料的完整性有着很大的影响。在工作中，对于一些“档案意识”比较强办公室文秘来说，其对档案资料的收集以及整理都是非常重要的，并且在整理完成以后，其可以及时的归档，进而保证档案资料具有一定的完整性。而对于一些“档案意识”比较薄弱的办公室文秘来说，其在工作中经常会忽视档案资料收集以及整理的重要性，没有给予自身工作应有的重视，使得档案管理工作效率一直无法得到有效提升，严重的情况下，还会出现档案资料缺失的现象，不利于电力企业供电局整体管理水平的提高。

第二，能够保证档案功能和价值全面发挥出来。在电力企业供电局实际的发展过程中，档案室对历史资料以及文档等的收集，其核心价值和功能通常都会体现在日后的工作中，而档案资料的本身价值与办公室文秘人员是息息相关的。如果在工作期间，办公室文秘人员的“档案意识”不高，那么档案资料的完整性就会受到一定的影响，不利于档案管理工作的顺利开展和进行，更制约了档案资料功能的有效发挥。同时，办公室文秘人员在实际的工作中，如果其“档案意识”薄弱，还会导致其忽略历史档案的重要性，文秘人员的“档案意识”较弱，还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用，如文件的起草等，影响了档案的功能发挥[1]。

2 现阶段办公室文秘“档案意识”薄弱的主要因素分析

第一，信息化管理系统建设的缺乏完善性。在电力企业供电局的档案管理工作中，由于其是一项比较复杂其涉及内容较为广泛的工作，因此需要高水平以及高素质的文秘人员进行管理。然而在实际的工作中，一些文秘人员对于档案工作的认识存在偏差，经常认为与自身工作没有太大的关系，再加上我国的信息技术在飞速发展和进步，而电力企业仍然采用传统的档案管理系统，这就使得档案管理工作越来越不规范和完善，严重影响了档案的开发和利用，致使档案无法發挥出其应有的价值和作用，不利于档案管理效率的提升。

第二，档案管理工作缺乏时效性。自进入21世纪以来，电力企业供电局对档案管理工作的时效性要求越来越高。但是，根据当前的发展来看，在实际的电力企业供电档案管理工作的时效性还比较低，档案工作的规范化还无法切实落实到工作中。同时，办公室文秘对档案管理工作的重视程度不足，并且档案资料的收集和整理也不够深入，使得档案管理工作的效果和质量受到了很大的影响。

3 强化办公室文秘“档案意识”的有效对策分析

3.1 不断强化档案管理的操作实践

信息化条件下，要想提高电力企业供电局档案管理的整体效率，实现档案电子管理的目的，就一定要不断强化档案管理的操作实践。在实际的工作期间，企业应该积极的引进和应用先进的现代化设备以及技术，迎合时代的发展，积极改变人工操作的传统模式，最大程度的避免人力、物力资源以及时间的浪费，提升档案管理的效率。同时，企业还应该让办公室文秘在工作中通过大量的实践，不断总结经验和教训，增强自身的“档案意识”，进行形成文档资料收集以及整理的自觉意识，从而有效提升档案管理效率和水平。此外，管理人员应该积极应用电子电力管理模式，最大限度的节约资源，并且对当前的发展趋势以及档案管理的实际情况进行合理分析，将现代化的科技应用到档案管理条例中，保证在提升办公室文秘“档案意识”的同时，还可以进一笔提升档案管理效率[2]。

3.2 不断强化档案管理的现代化建设

在信息飞速发展的大背景，电力企业供电局应该通过强化档案管理现代化建设，不断提升档案管理的效率和质量。档案是信息资源库，只有合理的利用档案资源，让其发挥出最大的作用，而实施信息化的档案管理，不仅是档案服务于工作、制度以及改革的需求，同时也是适应社会发展的客观需要。因此，在实际的工作过程中，办公室文秘应该及时且精准的对信息进行传输，让信息管理具有较强的时效性。同时，在档案管理工作开展过程中，办公室文秘也应该积极的转变自身观念，不断强化自身的“档案意识”，主动应用计算机技术进行辅助管理，将档案资料整理并输入到电脑中，通过相应的技术将图片以及图像等转换成数据，从而达到人事档案与纸质档案并存的目的。通过这样的方式，不仅可以有效提升办公室文秘“档案意识”，提高档案管理工作的质量和效率，还可以有效促进电力企业供电局的可持续发展[3]。

3.3 不断强化办公室文秘的安全意识

保证档案存储设备的安全性是档案管理工作的重要内容，对档案管理工作的有效开展具有很大的影响。因此，在实际的发展过程中，企业应该不断强化办公室文秘的安全意识，保证档案管理具有较强的安全性，从根本上提升档案管理工作的效率。在实际的工作期间，应该要定期对相关设备的软件以及硬件进行更新升级，保证档案管理工作可以符合社会发展的需求，同时办公室文秘还应该对存档文件进行更新备份，防止出现档案文件出现丢失的情况。技术人员也可以利用网络防火墙以及身份验证等方式，加大档案管理的安全性，确保电子文件在传输过程中能够具有较强的保密性，避免电子文件被非法删改或者访问，保证档案管理工作具有较强的安全性，进而促进电力企业供电局档案管理工作可以有序开展和进行。

4 结束语

在办公室文秘室实际的工作过程中，档案管理工作是其非常重要的工作内容，对档案管理工作效率的提升具有很大的作用。当前，影响电力企业供电局档案管理工作的最主要因素就是办公室文秘的“档案意识”不强。因此，在今后的发展过程中，企业管理人员应该不断强化办公室文秘的“档案意识”，积极应用先进的信息化管理手段以及模式，保证可以从根本上提升档案管理水平，进而推动电力企业供电局的发展进程。

参考文献

[1]崔淑花.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].办公室业务，2016（17）：145-145.

[2]朱耀华.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].经济，2017（1）：00221-00221.

[3]刘骏宇.强化档案意识提升学校档案管理水平[J].科教导刊：电子版，2017（7）：46-47.